Entbürokratisierung im Unternehmen: Digitalisierung und Büroservice

Entbürokratisierung im Unternehmen: Digitalisierung und Büroservice

“Papierkrieg” und “Zettelwirtschaft” nehmen nicht nur viel Zeit in Anspruch, sondern kosten Geld und Nerven. Der Grund für den Aufwand wird oft außerhalb des Unternehmens gesucht. Allerdings lohnt sich auch der Blick in die eigenen Strukturen, denn häufig haben sich viele zeitaufwendige Abläufe über Jahre eingeschlichen und eingeschliffen. Die Entrümpelung erscheint oft mühsam, lohnt sich jedoch.

Das Wesen der Bürokratie

Das Wesen der Bürokratie ist schwer zu erfassen. Denn dabei handelt es sich um die Wahrnehmung von Verwaltungstätigkeiten. Im Alltag wird Bürokratie mit “Schreibarbeit” und “Papierkrieg” in Verbindung gebracht. Ab welchem Aufwand die “Zettelwirtschaft” zum “Papierkrieg” wird, liegt jedoch im Auge des Betrachters. So sind für viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter manche Verwaltungstätigkeiten überhaupt nicht bürokratisch, während für andere bzw. Außenstehende dieselben Tätigkeiten als ungemein bürokratisch empfunden werden. Feststeht jedoch, dass jede Form von Bürokratie im alltagssprachlichen Sinn als negativ gilt. Mit anderen Worten, der Begriff wird seinen schlechten Ruf nicht los. Dies führt dazu, dass Unternehmen, die als bürokratisch gelten, oft unter einem negativen Image leiden.

Die Ursachen von bürokratischen Strukturen

Soll die Ursache von bürokratischen Strukturen ermittelt bzw. erfasst werden, dann findet sich oft eine schnelle Erklärung, denn der Grund dafür liegt in der Regel außerhalb des Unternehmens, also an den Vorgaben des Staates. Dessen Regelwut sehen sich viele Unternehmen hilflos ausgeliefert. Zugegeben, dieser Umstand, ob er nun als Regelwut bezeichnet wird oder nicht, ist nicht wegzudiskutieren. Allerdings sind staatliche Regelungen und Vorschriften nicht die einzigen Gründe für die Bürokratie in Unternehmen. Denn eine Reihe von Ursachen sind bei selbstkritischer Betrachtung hausgemacht und liegen in eingeschliffenen Abläufen, die, weil sie ja funktionieren, oft nicht kritisch hinterfragt werden. So lassen sich grob formuliert, zwei Arten von Ursachen, die Unternehmen betreffen, ausmachen: eine “staatliche” und eine unternehmensgewachsene.

Bürokratieabbau von Seiten des Staates

Dass bürokratische Strukturen und Verfahren seit den 1940er Jahren zugenommen haben, ist auch dem Staat nicht verborgen geblieben. Eine Maßnahme in Deutschland sind die sog. Bürokratieentlastungsgesetze (BGE I, II, III, Gesetz zur Entlastung der mittelständischen Wirtschaft von Bürokratie). Das BGE I wurde 2015, das BGE II 2017 und das BGE III im Dezember 2019 verabschiedet. Die jeweiligen Schwerpunkte der Gesetze sind nachfolgend zusammengefasst:

BGE I:

Start-Ups und junge, schnell wachsende Unternehmen Reduzierung der Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten für kleine Unternehmen.

BGE II:

kleine Betriebe mit zwei bis drei Mitarbeitern, v.a. Handwerksbetriebe Abbau verschiedener bürokratischer Vorschriften im Steuerrecht Digitalisierung (Verwaltungsverfahren, Förderung der Digitalisierung im Handwerk) Vereinfachung der Berechnung der Beiträge zur Sozialversicherung.

BGE III:

Das BGE III ist der erste Schritt zur Umsetzung der Mittelstandsstrategie. Es umfasst folgende Schwerpunkte:

  • digitales Büro statt “Zettelwirtschaft”
  • Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsmeldung
  • Erleichterung bei der Vorhaltung von Datenverarbeitungssystemen für steuerliche Zwecke
  • digitale Meldescheine im Hotelgewerbe als Alternative zum Papier
  • im Steuerrecht: Anhebung der umsatzsteuerlichen Kleinstunternehmergrenze auf 22.000 Euro; Anhebung der Grenze der Lohnsteuerpauschalierung bei kurzfristiger Beschäftigung; Pauschalierung der Lohnsteuer für beschränkt steuerpflichtige Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer.

Ob die Maßnahmen des BGE III im Einzelfall tatsächlich zu einem Abbau der Bürokratie führen, wird unterschiedlich bewertet. So lautet ein Kritikpunkt, dass die Anhebung von Grenzen keine Reduzierung der Vorschriften bringe.

Tipps zum Abbau von hausgemachten bürokratischen Strukturen und Verfahren

Die Entrümpelung von eingeschliffenen Verfahren und Strukturen im eigenen Unternehmen beginnt bereits bei einfachen Dingen. Nachstehend finden Sie Tipps und Vorschläge, wie Sie der Bürokratie in Ihrem Unternehmen ein Schnippchen schlagen können.

Urlaubslisten

Urlaubslisten können bequem digital, wie zum Beispiel in Excel, geführt werden. Der positive Effekt kommt jedoch nur zum Tragen, wenn die Listen digital bleiben und nicht in ausgedruckter Form in Hängeregistern archiviert werden.

Anträge

Geht es um den Urlaubsantrag oder einen neuen Schreibtisch, sind oft viele Hände an dieser Aufgabe beteiligt. Eine Lösung zur Entbürokratisierung ist sog. Workflow-Designer. So kann der Urlaubsantrag per Mausklick abgezeichnet werden. Der Laufzettel aus Papier entfällt.

Papierloses Büro

Das papierlose Büro wird schon seit langem beschrieben, hat sich jedoch bislang nicht durchgesetzt. Dennoch kann auch eine schrittweise Umsetzung zur Entlastung führen. So können Urlaubslisten, Bestellprozesse mit der entsprechenden Software digital geführt werden. Gespeichert werden die Unterlagen in der Cloud. Es lassen sich aber auch Rechnungen bequem per Mail verschicken, wobei Sie zusätzlich das Porto sparen können.

E-Mail-Kommunikation

Die Kommunikation per Mail ist heute für viele Unternehmen Standard. Allerdings stöhnen viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über die tägliche E-Mail-Flut. Daher wird empfohlen, die Herkunft der E-Mails genau zu überprüfen, denn in der Regel stammen viele E-Mails nicht von Kunden, sondern von Kollegen und Partnern. Dieser Austausch ist oft mit einem unnötigen Aufwand verbunden. Eine Möglichkeit, dieses Problem zu reduzieren, ist die Einrichtung von Kollaborationsplattformen, die ähnlich wie Facebook oder WhatsApp funktionieren. Sie ermöglichen nicht nur eine gezieltere Kommunikation (durch die Einrichtung von Gruppen), sondern machen den Austausch auch schneller und direkter.

Büroservice

Da im Büro viele bürokratischen Verfahren bearbeitet werden müssen, können Sie Ihr Unternehmen entlasten, indem Sie diese Tätigkeiten an ein Büroservice auslagern. Das Angebot reicht dabei von Schreibarbeiten (Korrespondenz) inkl. Telefonservice bis hin zur Buchführung. Es ist aber auch möglich, nur gewisse Aufgaben an den Büroservice zu übertragen, oder die Dienstleistung nur in Spitzenzeiten in Anspruch zu nehmen.

Fazit

“Bürokratie im Unternehmen” ist kein Schlagwort, dem Unternehmerinnen und Unternehmer hilflos ausgeliefert sind. Zwar erfolgt die Bürokratieentlastung von Seiten des Staates nur schrittweise, aber es gibt eine Reihe von Möglichkeiten, Strukturen und Verfahren unternehmensintern zu vereinfachen. Die Digitalisierung ist dabei eine wesentliche Hilfe.

Titelbild von LanKogal | shutterstock