Das Outsourcen des Büros ist (k)eine Gretchenfrage

Das Outsourcen des Büros ist (k)eine Gretchenfrage

Das Auslagern verschiedener Stufen der Produktion, auch Outsourcing genannt, ist schon seit einigen Jahrzehnten bekannt. Nun ist das Outsourcen auch im Büro angekommen. Gründe dafür sind u.a. die sog. digitalen Nomaden, die über keine Geschäftsräume (mehr) verfügen. Aber auch viele Gründerinnen und Gründer entscheiden sich zusehends für einen digitalen Schreibservice. Klassische Klein- und Mittelbetriebe gelten in diesem Bereich jedoch als traditionell, da sie, so die gängige Meinung, alle Geschäftsbereiche lieber unter dem eigenen Dach haben. Allerdings zeigt der Trend in eine andere Richtung, denn das Outsourcen von administrativen Tätigkeiten ist auch für KMUs (kleine und mittlere Unternehmen) von Interesse.

Verloren im Dschungel von administrativen Tätigkeiten

Die Aufgaben und Tätigkeiten eines Sekretariats werden oft unter- oder v.a. von Gründern falsch eingeschätzt. In kleineren Unternehmen wird immer mehr auf die Sekretärin bzw. den Sekretär, oft aus Kostengründen, verzichtet. Gründe dafür sind schnell gefunden, wie zum Beispiel:

  • “Meine E-Mails kann ich auch selbst beantworten.”
  • “Mit meinem Handy bin ich immer und überall erreichbar.”
  • “In meiner Ablage kenne nur ich mich aus.”

Zugegeben, diese Gründe für den Verzicht eines Sekretariats mögen zutreffen. Allerdings wird selten bedacht, dass Kommunikation und Ablage nur reibungslos funktionieren, wenn sie gut organisiert sind. Und so finden sich manche Gründer und Kleinunternehmer schnell in einem Dschungel von administrativen Aufgaben wieder, die sie nur schwer bewältigen können. Mit anderen Worten, der Wunsch nach einer Person, die das Alles ohne großes Aufsehen erledigt und organisiert, wird immer lauter. Aber, dummerweise wurde für diese Person kein Budget eingeplant.

Sachbearbeiter und Facharbeiter sind keine Bürokräfte

Um dem Dschungel zu entfliehen, erscheint die Verteilung der Sekretariatsaufgaben auf verschiedene Mitarbeiter, die kostengünstigste Lösung zu sein. Diese Entscheidung kann, abgesehen vom Unmut der Mitarbeiter (“Ich bin doch keine Sekretärin!”), jedoch fatale Folgen aufgrund der Doppelbelastung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben, wie zum Beispiel:

  • Verzögerungen bei den Kernaufgaben der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
  • Verschlechterung des Betriebsklimas
  • Doppelte Bearbeitung mangels Koordination

Dies führt nicht nur zu einer Ausweitung des administrativen Dschungels auf andere Bereiche, sondern kostet auch Zeit und Geld. Im schlimmsten Fall leidet sogar das Image des Unternehmens, wenn Kunden den Eindruck bekommen, dass die linke Hand nicht weiß, was die rechte tut.

Outsourcen des Büros

Um dem administrativen Dschungel endgültig den Garaus zu machen, bietet sich das Auslagern der oft ungeliebten Tätigkeiten an und du bzw. deine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können sich wieder ihren eigentlichen Aufgaben im vollen Umfang widmen.

Das Outsourcing von Aufgaben des Sekretariats macht aber auch Sinn, wenn ein Büro vorhanden ist. So kann ein digitaler Büroservice zu Spitzenzeiten das eigene Büro entlasten. Wichtig ist dabei in

jedem Fall, dass die Kommunikation zwischen Unternehmen und Büroservice genau abgestimmt wird. Außerdem gehört ein gewisses Vertrauen sowie die Bereitschaft für das Auslagern an Dritte dazu.

Ist das Eine oder das Andere nicht oder nur gering vorhanden, solltest du diesen Schritt überdenken. Denn ständiges Misstrauen hindert die Profis eines digitalen Büroservices an ihrerArbeit. Dies kann zu Unzufriedenheit führen, welche das Misstrauen erhöht, gefolgt von Unzufriedenheit, erhöhten Misstrauen usw. Mit einem Wort, die Spirale dreht sich immer weiter nach unten.

Faktor Digitalisierung beim Outsourcen

Bei der Vergabe von Bürotätigkeiten an Dritte solltest du vorab bedenken, dass dein digitaler Büroservice nicht zwangsläufig seinen Sitz um die Ecke hat. Deshalb ist die Auslagerung des Büros eng mit der Digitalisierung des Büros verbunden. Denn der ortsunabhängige Zugriff auf Daten, Briefe und/oder Dokumente ist nur in digitalisierter Form möglich. Sollte dein Büro bis jetzt noch nicht digital sein, dann brauchst du trotzdem nicht auf diesen Service zu verzichten. Denn dieser hilft dir auch dabei, dein Büro zu digitalisieren. Dies hat den Vorteil, dass deine Daten gleich beim Start des digitalen Büros richtig organisiert und abgelegt werden. Denn der administrative Dschungel schleicht sich auch schnell ins digitale Büro ein.

Bei welchen Tätigkeiten macht das Outsourcen Sinn?

Die Frage, welche Bürotätigkeiten nun ausgelagert werden sollen, lässt sich nicht einheitlich beantworten. Denn sie richtet sich nach den Bedürfnissen des jeweiligen Unternehmens. Diesen kommt ein digitaler Büroservice entgegen, da sich die einzelnen Dienstleistungen in einer Art Baukastensystem zusammenstellen lassen. So reicht es manchen Unternehmen nur das Telefon auszulagern, während andere auch den Schriftverkehr an einen Büroservice übergeben. Weitere Dienstleistungen, die Angeboten werden, sind zum Beispiel:

  • Erstellen und versenden von Rechnungen, Lieferscheinen etc.
  • Mahnwesen
  • Übersetzungsservice
  • Terminkoordination
  • vorbereitende Buchhaltung

Fazit

Das Outsourcen von administrativen Tätigkeiten an einen externen Dienstleister spart nicht nur Personalkosten, sondern auch Zeit und Nerven. Dabei müssen nicht alle Aufgaben eines Büros ausgelagert werden und auch nicht dauerhaft. Für welche Tätigkeiten das Outsourcing Sinn macht, entscheidest du – am besten in Abstimmung mit deinem digitalen Büroservice.

Titelbild LuckyStep | shutterstock

Was macht ein digitaler Büroservice?

Was macht ein digitaler Büroservice?

Ein gut geführtes Sekretariat gilt in vielen Branchen noch immer als die Visitenkarte des Unternehmens. Gleichzeitig stellen sich viele Unternehmerinnen und Unternehmer die Frage, ob Mann/Frau ein eigenes Sekretariat überhaupt noch braucht. Denn im Zuge der Digitalisierung des Büros werden viele typische Aufgaben des Sekretariats per Computer bzw. Mouseclick erledigt. Dabei wird jedoch oft vergessen, wie viel Arbeitszeit hinter der Erledigung von typischen Sekretariatsaufgaben steckt.

Digitaler Büroservice als Alternative

Eine Möglichkeit, die Dienstleistungen eines Sekretariats in Anspruch zu nehmen, ohne dass eines im Unternehmen geführt werden muss, ist das Outsourcing der Aufgaben an einen digitalen Büroservice. Der Vorteil dieser Dienstleister ist, dass “dein Büro” professionell betreut wird, wobei du nicht alle Aufgaben an das Büro auslagern musst. Denn in der Regel kannst du dir die Tätigkeiten in einer Art Baukastensystem zusammenstellen.

Dienstleistungen eines digitalen Büroservices

Zwar variieren die angebotenen Dienstleistungen von Anbieter zu Anbieter, aber in der Regel fallen unter das Outsourcing von administrativen Aufgaben folgende Tätigkeiten:

  • interne und externe Bürokommunikation (Post, E-Mail, Telefon)
  • Terminkoordination und Geschäftsreisen
  • Büroorganisation (Ablage und digitale Datenpflege)
  • Buchhaltung

Interne und externe Bürokommunikation

Telefonanrufe kommen in der Regel immer zum falschen Zeitpunkt: Entweder du bist in einem Meeting oder mitten im Arbeitsprozess – das (Mobil-)Telefon läutet gnadenlos. Hier kann ein professioneller Telefonservice Abhilfe schaffen, denn deine Anrufer landen dann nicht in der Mailbox, sondern der Anruf wird angenommen. So können manche Fragen sogleich beantwortet werden. Dies entlastet nicht nur dich, sondern steigert auch die Zufriedenheit deiner Kunden.

Ähnlich verhält es sich mit der Postannahme. Handelt es sich um die Korrespondenz, wird dir diese digital (als Scan) weitergeleitet. So bist du auch auf Geschäftsreisen postalisch erreichbar. Ein digitaler Büroservice nimmt aber nicht nur deine Post an, sondern erledigt auch deinen Schriftverkehr. Dazu gehört zum Beispiel:

  • Vorlagen und Serienbriefe erstellen
  • säumige Zahler erinnern und mahnen
  • Lieferscheine, Angebote und Rechnungen bearbeiten

Terminkoordination und Geschäftsreisen

Steht der Telefonservice in Verbindung mit deiner Terminkoordination, können auch diese Anfragen schnell bearbeitet werden. Bei Bedarf werden auch Räumlichkeiten für Termine organisiert.

Steht eine Geschäftsreise an, ist das Flug- bzw. Bahnticket schnell im Internet gebucht. Damit jedoch die An- und Abreise mit deinen Terminen abgestimmt ist, also keine unnötigen Wartezeiten vor Ort bzw. während der Reise entstehen, müssen die verschiedenen Reisemöglichkeiten vorab gecheckt werden, was zu einem mühsamen Unterfangen werden kann. Kommt bei der Buchung noch ein Hotel oder ein Restaurant für ein Geschäftsessen hinzu, braucht es Zeit, diese zu finden. Ein digitaler Service bringt dir bei Geschäftsreisen folgende Vorteile:

  • Suche nach der besten Reiseverbindung (inkl. Reiseplan)
  • Hotelbuchung aufgrund von Erfahrungen (Lage, Ausstattung etc.)
  • Empfehlungen für dein Geschäftsessen (Lage, Atmosphäre, Qualität von Speisen, Getränke und Service, besondere Wünsche wie beispielsweise “vegan” oder “Sushi”)

Außerdem übernimmt ein dein digitales Büro die Abrechnung der Geschäftsreise, sodass du dich nach der Rückreise auf deine eigentliche Arbeit konzentrieren kannst.

Büroorganisation

Ordnung am Schreibtisch steigert nicht nur Produktivität, sondern schafft auch ein besseres Arbeitsklima. Allerdings sammeln sich Stöße von Papieren und Briefen oft wie von selbst an. Sich aus dieser Papierflut zu befreien, kostet Zeit und ist mit großer Unlust verbunden. Aber nicht nur der Schreibtisch ist eine Suchfalle. Auch unorganisierte Aktenschränke oder schlechte Abheftungssysteme kosten Zeit und Nerven. Dies gilt übrigens auch für die digitale Form derAblage. Damit du mit Ablage und/oder Suche keine Zeit mehr verschwenden muss, solltest du die Ablage den Profis eines Büroservices überlassen. Dies hat nicht nur den Vorteil, dass dir deine Unterlagen digital zur Verfügung stehen, sondern auch, dass du diese schnell und einfach findest.

Zur Büroorganisation gehört aber nicht nur die Ablage, sondern auch die Datenpflege. Denn die Vorteile der Digitalisierung nützen dir nichts, wenn neue Daten nicht erfasst und bestehende Daten nicht aktualisiert bzw. gepflegt werden.

Buchhaltung

Nicht nur für Gründer ist die Buchhaltung ein lästiges Übel. Denn sie nimmt nicht nur Zeit in Anspruch, sondern muss auch korrekt sein. Zudem ist der Umgang mit Zahlen nicht jedermanns Sache. Daher bringt es Vorteile, wenn diese “lästige Aufgabe” an ein digitales Büro ausgelagert werden kann. So wird deine Buchhaltung von Profis vorbereitet.

Fazit

Einem digitalen Büroservice können vielfältige Aufgaben übertragen werden, die weit über die typischen Tätigkeiten eines Sekretariats hinausgehen. Dabei musst du nicht alle möglichen Dienstleistungen buchen, sondern du kannst diese nach deinen Bedürfnissen zusammenstellen. Sicher ist, dass du mit dem Outsourcing Zeit und Nerven sparst, sodass du dich voll auf deine eigentliche Arbeit konzentrieren kannst.

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