Das Telefoninterview – Fluch und Segen

Das Telefoninterview – Fluch und Segen

Sehr viele Interviews werden heute per Telefon geführt. Meist lohnt es nicht, für ein paar Minuten Gespräch eine große Entfernung zurückzulegen, um das Gespräch persönlich zu führen. Die Reise wäre um ein Vielfaches länger als das Gespräch selbst und die Kosten wären unverhältnismäßig hoch. Da ist es ein Segen, dass man heute überall zum Telefon greifen kann.

Auf die technischen Voraussetzungen kommt es an

Doch das Telefoninterview ist die hohe Schule der Interviewführung. Ich habe vor einiger Zeit ein Skype Interview transkribiert, da war zwischen beiden Gesprächspartnern der halbe Erdball dazwischen. Es war eine Qualität, als würden sich die beiden in einem stillen Raum gegenübersitzen. Leider ist mir das in den vielen Jahren meiner Tätigkeit nur äußerst selten passiert. Ohne die Beachtung der im anderen Blogartikel beschriebenen technischen Voraussetzungen, ist das Ergebnis meist schlecht und erzeugt bei der Transkription mehr als ein Stirnrunzeln und Kopfschütteln. Es bedeutet längere Bearbeitung und mehr unverständliche Worte oder Passagen. Und damit wieder mehr Nachbearbeitung durch den Kunden. Ein Telefoninterview muss besonders gut vorbereitet werden. Eventuell sogar mit einer Probeaufnahme, um die Qualität selbst zu testen. Und bitte bedenken Sie dabei, dass Sie den Wortlaut kennen, der Transkriptionist kennt ihn nicht.

Ausreden lassen und Störgeräusche vermeiden

Aber die Technik allein ist nicht entscheidend. Schwierig bei einem solchen Interview ist, dass man seinen Gesprächspartner nicht sehen kann, mal abgesehen von der Nutzung von Skype oder der Videotelefonie beim Handy. Somit ist man geneigt, durch Hörersignale wie „mhm“ und „ja“ seinem Gesprächspartner mitzuteilen, dass man noch da ist und zuhört. Den Partner ausreden zu lassen, fällt hier besonders schwer, ist aber auch besonders wichtig.

Der Gesprächspartner ist meist leiser als der Fragende, die Stimme ist nicht klar, klingt dumpf, es rauscht vielleicht permanent oder hat andere störende Hintergrundgeräusche. Vielleicht sind auch noch Störungen durch eine unstabile Telefonverbindung und damit eine schwankende Lautstärke dabei. Bei der Transkription heißt das, sich sehr viele Passagen mindestens zweimal, wenn nicht sogar noch öfter anhören zu müssen, um sie zu verstehen. Und wenn dann ein „mhm“ kommt, steht im Transkript meist an der Stelle ein unverständlich, da es mindestens ein Wort der Antwort überdeckt. Bei eingeworfenen Kommentaren werden die unverständlichen Passagen leider meist entsprechend länger.

Geräusche, die schon im Face to Face-Interview stören, potenzieren sich bei Telefoninterviews. Besonders zu nennen sind hier wieder Papierrascheln, den Kaffee umrühren, ein sprudelndes Getränk eingießen oder das Schreiben auf einer harten Unterlage. Das alles neben dem Mikrofon und man versteht eigentlich fast nichts mehr, beziehungsweise es stört erheblich. Es sind die alltäglichen Dinge, die eigentlich gar nicht auffallen, weil sie selbstverständlich sind. Aber für eine gute Transkription sollten sie unbedingt vermieden werden.

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Warum eine gute Qualität bei Transkriptionen wichtig ist

Warum eine gute Qualität bei Transkriptionen wichtig ist

Als Transkripteurin bin ich bemüht, alles aufzuschreiben, was gesagt wird. Unverständliche Worte, nach denen der Satz keinen Sinn mehr ergibt oder sogar unverständliche Passagen sind ein Ärgernis für mich, aber doch hauptsächlich für Sie, den Auftraggeber. Beim Schreiben erfordert es mehr Zeit, da man sich die Stelle mehrfach anhören muss, um es vielleicht doch zu verstehen. Für Sie selbst erfordert es mehr Nacharbeit, weil Sie sich vielleicht an den Wortlaut erinnern und so die Lücken ausbessern müssen.

Da ich diese Arbeit nun schon lange Zeit mache, möchte ich hier über die häufigsten Fehler, die Ihnen sicher gar nicht als Fehler bewusst sind, bei Interviews sprechen. Für die technischen Voraussetzungen einer guten Interviewqualität verweise ich die anderen Blogartikel von mir. Es sind kleine Dinge, an die man sonst gar nicht denkt, die aber die Qualität des Transkripts erheblich beeinflussen.

Auf die Anzahl der Gesprächsteilnehmer sollte geachtet werden

Bitte geben Sie genau an, wieviel Personen am Interview beteiligt sind. Vergessen Sie dabei nicht, sich selbst mitzuzählen. Das erleichtert die Arbeit ungemein. Denn wenn man in der Hälfte ist und plötzlich eine weitere Stimme auftaucht, dann heißt das, dass man sich den ersten Teil zum Stimmenvergleich noch einmal anhört, um sicherzugehen, dass man diese Person, und sei es nur bei einem kurzen Einwurf, nicht schon einmal überhört hat. Damit geht Zeit verloren.

Bei mehr als vier Personen ist es beim Schreiben sehr vorteilhaft, wenn man zu Beginn eine Sprachprobe für jede Person hat. Und damit meine ich nicht, dass die Person nur ihren Namen nennt. Das wäre zu kurz. Zwei Sätze sollten es schon sein. Das ist für mich beim Schreiben die Vergleichsstimme im weiteren Verlauf, um die Personen richtig zuordnen zu können.

Noch besser kann man die Personen zuordnen, gerade bei Gruppen ab sechs Personen, wenn Sie nicht nur das Gespräch aufzeichnen, sondern das Ganze als Video aufnehmen. Fragen Sie doch bitte Ihre Gesprächspartner, ob das möglich ist. Meist werden die Aufnahmen nach der Auswertung doch sowieso gelöscht und sind nicht für die Öffentlichkeit bestimmt. Aber es erleichtert mir die Arbeit ungemein, denn ich muss nicht suchen, welcher Person diese Stimme gehört.

Den Gegenüber ausreden lassen

Lassen Sie Ihren Interviewpartner ausreden. Fallen Sie ihm nicht ins Wort. „Na aber…“ können Sie auch noch sagen, wenn er mit seiner Antwort fertig ist. Dazu gehört auch, dass Sie ihm die nötige Zeit zum Nachdenken für die Antwort geben und nicht bereits nach wenigen Sekunden Ihre Frage konkretisieren. Wenn er die Frage nicht verstanden hat, dann wird er das sicherlich sagen. Denn das reißt den Gesprächspartner aus den Gedanken und nimmt wieder Zeit beim Schreiben in Anspruch, da man Zeilenbeginn und Zeitmarke erst wieder löschen muss. Je nach Regel mit der geschrieben werden soll, hat man vielleicht auch die Sekunden der Pause nicht mitgezählt und muss sich auch die Pause noch einmal „anhören“.

Sprechen Sie mit mehreren Personen oder führen Sie eine Gruppendiskussion durch, dann bitten Sie alle Personen, sich gegenseitig ausreden zu lassen und keine Hintergrundgespräche mit dem Sitznachbarn zu führen.

Vermeiden Sie Hörersignale. Mit einem „mhm“, „ja“ oder „okay“ überdecken Sie zum Teil ein Wort Ihres Gesprächspartners und schon hat man wieder ein „unverständlich“ im Transkript. Ihr Gegenüber weiß, dass Sie ihm zuhören. In einem normalen Gespräch macht man das ja auch nicht.

Störgeräusche sollten vermieden werden

In dem anderen Beitrag wurde bereits erwähnt, dass man auf eine ruhige Umgebung achten soll. Ich möchte noch einmal darauf eingehen. Konzentration ist beim Schreiben von Transkripten die wichtigste Voraussetzung. Wenn Sie aber in einem Café, Lokal oder ähnlichem sitzen, womöglich noch mit laufender Musik im Hintergrund, dann ist es sehr schwer, sich auf das Gespräch zu konzentrieren, weil das Unterbewusstsein vielleicht auf die Musik abschweift und mitsingt. Glauben Sie mir, bei „We will rock you“ macht man eine Pause, bis es vorbei ist. Manchmal sind auch die Gespräche vom Nachbartisch lauter als Ihr Gespräch. Dann überlegt man wieder, ob die Personen zum Interview gehören oder nicht. Schreiende Kinder, lachende Menschen, klapperndes Geschirr, ganz böse zischende Espressomaschinen… damit sind unverständliche Passagen vorprogrammiert. Oder machen Sie die Probe: Nehmen Sie ein Gespräch auf, stellen die Kaffeetasse neben das Aufnahmegerät und rühren Sie um. Sie verstehen nichts mehr, weil es nur noch klirrt. Oder gießen Sie ein sprudelndes Getränk in ein Glas. Das klingt wie ein Wasserfall und die gesprochenen Worte sind weg. Machen Sie am besten eine kurze Pause und dann ist alles wieder schick. Einen ähnlichen Effekt hat ein lautloses Handy, wenn ein Anruf kommt. Zum einen erzeugt es einen Störton in der Aufnahme und zum anderen ist das Vibrationsbrummen wieder lauter als das Gespräch. Bitte unbedingt Flugmodus einschalten oder es wenigstens nicht auf den Tisch legen.

Interviews draußen aufnehmen ist sicherlich schön. Aber auch hier kommt es auf die Umgebung und die Bedingungen an. Wind ist böse, aber Straßenlärm ist fast noch schlimmer.

Aber auch bei einer ruhigen Umgebung gibt es noch ein paar Dinge, die beachtet werden sollten. Eines davon ist raschelndes Papier. Für die Gesprächsteilnehmer ist das nicht schlimm, bei der Aufnahme manchmal ein KO-Kriterium für die gesprochenen Worte. Und wenn Sie mitschreiben, dann bitte nicht auf einem einzelnen Blatt auf dem Tisch. Legen Sie etwas darunter, dann sind die kratzenden Geräusche wenigstens etwas gedämpft.

Fachbegriffe

Noch kurz zum Interview selbst. Sind viele Fachbegriffe oder Namen, zum Beispiel von Personen, Firmen, Produkten oder Programmen vorhanden, die ein Außenstehender nicht kennen kann, dann machen Sie doch bitte eine Liste. Sie müssen die Fachbegriffe nicht erklären. Aber bei manchen Begriffen verzweifelt man schon allein an der Schreibweise. Namen von Firmen erleichtern das Einlesen in ein Thema ungemein. Dann weiß man, worüber man schreibt. Auf Ihren Wunsch kann das alles anonymisiert werden.

Manchmal spielt die Betonung eine wichtige Rolle

Je nach Transkriptionsregeln kann ich Unterschiede in der Lautstärke ausgleichen. Bei den Regeln, wo es auch auf die Betonung der einzelnen Worte ankommt oder eben Lautstärkeunterschiede beim Reden beachtet werden und wo diese markiert werden sollen, da kann ich die Datei so nicht bearbeiten. Dann wären die Unterschiede weg.

Fazit

Sie möchten ein gutes Transkript, ich möchte es gern liefern. Aber dazu brauche ich ein wenig Unterstützung!

Entbürokratisierung im Unternehmen: Digitalisierung und Büroservice

Entbürokratisierung im Unternehmen: Digitalisierung und Büroservice

“Papierkrieg” und “Zettelwirtschaft” nehmen nicht nur viel Zeit in Anspruch, sondern kosten Geld und Nerven. Der Grund für den Aufwand wird oft außerhalb des Unternehmens gesucht. Allerdings lohnt sich auch der Blick in die eigenen Strukturen, denn häufig haben sich viele zeitaufwendige Abläufe über Jahre eingeschlichen und eingeschliffen. Die Entrümpelung erscheint oft mühsam, lohnt sich jedoch.

Das Wesen der Bürokratie

Das Wesen der Bürokratie ist schwer zu erfassen. Denn dabei handelt es sich um die Wahrnehmung von Verwaltungstätigkeiten. Im Alltag wird Bürokratie mit “Schreibarbeit” und “Papierkrieg” in Verbindung gebracht. Ab welchem Aufwand die “Zettelwirtschaft” zum “Papierkrieg” wird, liegt jedoch im Auge des Betrachters. So sind für viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter manche Verwaltungstätigkeiten überhaupt nicht bürokratisch, während für andere bzw. Außenstehende dieselben Tätigkeiten als ungemein bürokratisch empfunden werden. Fest steht jedoch, dass jede Form von Bürokratie im alltagssprachlichen Sinn als negativ gilt. Mit anderen Worten, der Begriff wird seinen schlechten Ruf nicht los. Dies führt dazu, dass Unternehmen, die als bürokratisch gelten, oft unter einem negativen Image leiden.

Die Ursachen von bürokratischen Strukturen

Soll die Ursache von bürokratischen Strukturen ermittelt bzw. erfasst werden, dann findet sich oft eine schnelle Erklärung, denn der Grund dafür liegt in der Regel außerhalb des Unternehmens, also an den Vorgaben des Staates. Dessen Regelwut sehen sich viele Unternehmen hilflos ausgeliefert. Zugegeben, dieser Umstand, ob er nun als Regelwut bezeichnet wird oder nicht, ist nicht wegzudiskutieren. Allerdings sind staatliche Regelungen und Vorschriften nicht die einzigen Gründe für die Bürokratie in Unternehmen. Denn eine Reihe von Ursachen sind bei selbstkritischer Betrachtung hausgemacht und liegen in eingeschliffenen Abläufen, die, weil sie ja funktionieren, oft nicht kritisch hinterfragt werden. So lassen sich grob formuliert, zwei Arten von Ursachen, die Unternehmen betreffen, ausmachen: eine “staatliche” und eine unternehmensgewachsene.

Bürokratieabbau von Seiten des Staates

Dass bürokratische Strukturen und Verfahren seit den 1940er Jahren zugenommen haben, ist auch dem Staat nicht verborgen geblieben. Eine Maßnahme in Deutschland sind die sog. Bürokratieentlastungsgesetze (BGE I, II, III, Gesetz zur Entlastung der mittelständischen Wirtschaft von Bürokratie). Das BGE I wurde 2015, das BGE II 2017 und das BGE III im Dezember 2019 verabschiedet. Die jeweiligen Schwerpunkte der Gesetze sind nachfolgend zusammengefasst:

BGE I:

Start-Ups und junge, schnell wachsende Unternehmen, Reduzierung der Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten für kleine Unternehmen.

BGE II:

kleine Betriebe mit zwei bis drei Mitarbeitern, v.a. Handwerksbetriebe Abbau verschiedener bürokratischer Vorschriften im Steuerrecht Digitalisierung (Verwaltungsverfahren, Förderung der Digitalisierung im Handwerk) Vereinfachung der Berechnung der Beiträge zur Sozialversicherung.

BGE III:

Das BGE III ist der erste Schritt zur Umsetzung der Mittelstandsstrategie. Es umfasst folgende Schwerpunkte:

  • Digitales Büro statt “Zettelwirtschaft”
  • Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsmeldung
  • Erleichterung bei der Vorhaltung von Datenverarbeitungssystemen für steuerliche Zwecke
  • Digitale Meldescheine im Hotelgewerbe als Alternative zum Papier
  • Im Steuerrecht: Anhebung der umsatzsteuerlichen Kleinstunternehmergrenze auf 22.000 Euro; Anhebung der Grenze der Lohnsteuerpauschalierung bei kurzfristiger Beschäftigung; Pauschalierung der Lohnsteuer für beschränkt steuerpflichtige Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer.

Ob die Maßnahmen des BGE III im Einzelfall tatsächlich zu einem Abbau der Bürokratie führen, wird unterschiedlich bewertet. So lautet ein Kritikpunkt, dass die Anhebung von Grenzen keine Reduzierung der Vorschriften bringe.

Tipps zum Abbau von hausgemachten bürokratischen Strukturen und Verfahren

Die Entrümpelung von eingeschliffenen Verfahren und Strukturen im eigenen Unternehmen beginnt bereits bei einfachen Dingen. Nachstehend finden Sie Tipps und Vorschläge, wie Sie der Bürokratie in Ihrem Unternehmen ein Schnippchen schlagen können.

Urlaubslisten

Urlaubslisten können bequem digital, wie zum Beispiel in Excel, geführt werden. Der positive Effekt kommt jedoch nur zum Tragen, wenn die Listen digital bleiben und nicht in ausgedruckter Form in Hängeregistern archiviert werden.

Anträge

Geht es um den Urlaubsantrag oder einen neuen Schreibtisch, sind oft viele Hände an dieser Aufgabe beteiligt. Eine Lösung zur Entbürokratisierung ist sog. Workflow-Designer. So kann der Urlaubsantrag per Mausklick abgezeichnet werden. Der Laufzettel aus Papier entfällt.

Papierloses Büro

Das papierlose Büro wird schon seit langem beschrieben, hat sich jedoch bislang nicht durchgesetzt. Dennoch kann auch eine schrittweise Umsetzung zur Entlastung führen. So können Urlaubslisten, Bestellprozesse mit der entsprechenden Software digital geführt werden. Gespeichert werden die Unterlagen in der Cloud. Es lassen sich aber auch Rechnungen bequem per Mail verschicken, wobei Sie zusätzlich das Porto sparen können.

E-Mail-Kommunikation

Die Kommunikation per Mail ist heute für viele Unternehmen Standard. Allerdings stöhnen viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über die tägliche E-Mail-Flut. Daher wird empfohlen, die Herkunft der E-Mails genau zu überprüfen, denn in der Regel stammen viele E-Mails nicht von Kunden, sondern von Kollegen und Partnern. Dieser Austausch ist oft mit einem unnötigen Aufwand verbunden. Eine Möglichkeit dieses Problem zu reduzieren, ist die Einrichtung von Kollaborationsplattformen, die ähnlich wie Facebook oder WhatsApp funktionieren. Sie ermöglichen nicht nur eine gezieltere Kommunikation (durch die Einrichtung von Gruppen), sondern machen den Austausch auch schneller und direkter.

Büroservice

Da im Büro viele bürokratischen Verfahren bearbeitet werden müssen, können Sie Ihr Unternehmen entlasten, indem Sie diese Tätigkeiten an ein Büroservice auslagern. Das Angebot reicht dabei von Schreibarbeiten (Korrespondenz) inkl. Telefonservice bis hin zur Buchführung. Es ist aber auch möglich, nur gewisse Aufgaben an den Büroservice zu übertragen, oder die Dienstleistung nur in Spitzenzeiten in Anspruch zu nehmen.

Fazit

“Bürokratie im Unternehmen” ist kein Schlagwort, dem Unternehmerinnen und Unternehmer hilflos ausgeliefert sind. Zwar erfolgt die Bürokratieentlastung von Seiten des Staates nur schrittweise, aber es gibt eine Reihe von Möglichkeiten, Strukturen und Verfahren unternehmensintern zu vereinfachen. Die Digitalisierung ist dabei eine wesentliche Hilfe.

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Wie finde ich die Motivation für meine Masterarbeit wieder?

Wie finde ich die Motivation für meine Masterarbeit wieder?

Die Masterarbeit gilt als krönender Abschluss des Masterstudiums. Die Vorfreude ist groß, denn endlich kann man sich auf sein Wunschthema konzentrieren. Aber plötzlich ist das Thema der Masterarbeit gar nicht mehr so spannend, ja eigentlich sehr langweilig. Und es fällt schwer, am Projekt weiterzuarbeiten. Was tun, ist die Frage, denn der Abgabetermin rückt unerbittlich näher. Keine Sorge, oft helfen kleine Dinge, um Dich aus dem Motivationstief zu befreien.

Vorbeugend: Arbeitsschritte festlegen

Ein guter Zeit- und Terminplan ist für die Masterarbeit oft schon die halbe Miete. Dieser sollte jedoch nicht, nachdem er erstellt worden ist, in der Schublade verschwinden, sondern präsent sein. So kannst Du ihn beispielsweise über Deinem Schreibtisch aufhängen. Damit hast Du immer im Blick, was für Deine Masterarbeit zu tun ist. Außerdem kann Dich der Plan aus einem Motivationstief herausholen, wenn beispielsweise ein Arbeitsschritt ansteht, der Dir aus aktueller Sicht als interessanter erscheint.

Vorbeugend: Belohnungen festlegen

Dass Belohnungen die Motivation fördern, ist nichts Neues, aber sie helfen ungemein. Deshalb solltest Du bereits bei der Zeitplanung Deiner Masterarbeit Belohnungen einbauen. Mit welchen Dingen Du Dich belohnen willst, hängt von Dir ab. Du kannst Dich jedoch an zwei Strategien orientieren:

  • Belohnungen nach Arbeitsschritten (bzw. Meilensteinen)
  • Belohnungen nach Aufwand

Im ersten Fall richtet sich die Art der Belohnung nach den Arbeitsschritten: Für kleine Schritte gibt es eine kleine Belohnung, für große Schritte und Meilensteine gibt es eine größere Belohnung. Werden die Belohnungen nach Aufwand verteilt, dann richtet sich dies nicht nach der Stundenanzahl, sondern nach den persönlichen Hürden. Denn viele Stolpersteine, die Dich am Fortkommen der Masterarbeit hindern, sind Dir, wenn Du ehrlich bist, bereits vor Beginn des Projekts “Masterarbeit” bekannt. Deshalb freust Du Dich umso mehr über eine Belohnung, wenn die Hürde überwunden ist.

Im Akutfall: Das Gespräch suchen

Ein Motivationstief ist oft mit einem schwierigen Abschnitt der Masterarbeit verbunden. In diesem Fall hilft es, wenn Du mit jemanden über Deine Arbeit sprichst. Dabei musst Du nicht zwangsläufig mit Deinen Problemen anfangen, sondern erst einmal über Deine Erfolge bzw. Deine ursprüngliche Motivation für das Thema sprechen. Den Verlust Deiner Motivation muss Du dabei nicht verschweigen. Denn allein das Sprechen darüber kann Dir zu neuer Motivation verhelfen. Außerdem können Dir außenstehende auch bei der Lösung eines kniffligen, inhaltlichen Problems helfen.

Den Betreuer kontaktieren

In vielen Ratgebern im Internet zum Thema wird empfohlen, die Betreuerin bzw. den Betreuer zu kontaktieren. Dieser Empfehlung sollte jedoch mit Vorsicht begegnet werden, denn nicht jede/r Betreuerin/ Betreuer ist dazu geneigt, Dir bei einem Motivationstief zu helfen, wenn dieses nicht auf einem inhaltlichen Problem beruht. Außerdem solltest Du bedenken, dass Deine Betreuerin/ Dein Betreuer in der Regel über keine psychologische oder pädagogische Ausbildung verfügt. Es kommt hier also auf die Persönlichkeit der Betreuerin/ des Betreuers bzw. auf das Vertrauensverhältnis an.

In jedem Fall solltest Du den Kontakt inhaltlich begründen. Eine Mail mit dem Inhalt “Mir fehlt gerade die Motivation zum Schreiben.” oder “Ich habe gerade eine Schreibblockade” sind in der Regel ungeeignet.

Im Akutfall: Fenster putzen, Zimmer bzw. Wohnung aufräumen etc.

Tätigkeiten im Haushalt, die sonst sehr ungeliebt sind, erscheinen während dem Projekt “Masterarbeit” oft plötzlich als äußerst spannend. Denn schließlich muss Dieses und Jenes im Haushalt “dringend” erledigt werden, so der Selbstbetrug, um nicht Handy-spielend auf der Couch zu liegen. Ob nun das Putzen der Fenster ein geeignetes Mittel ist, Dich aus Deinem Motivationstief zu holen, hängt von Dir selbst ab. So helfen Fensterputzen oder andere Tätigkeiten im Haushalt den Einen im Fortkommen, da diese als Ablenkung empfunden werden, während sie bei Anderen eher eine Flucht vor der Masterarbeit darstellen, um das Gewissen (Stichwort: Faulenzen) zu beruhigen. Wieder andere benutzen Tätigkeiten im Haushalt dafür, in Ruhe über das Problem, das dem Fortschreiten der Masterarbeit im Wege steht, nachzudenken.

Fazit

Ein Motivationstief während der Masterarbeit trifft nahezu jeden. Bist Du persönlich davon betroffen, nutzt Dir dies auf den ersten Blick wenig. Auf den zweiten Blick können diese Erfahrungen jedoch hilfreich sein, da Du Dir Tipps holen kannst, wie das Tief überwunden werden kann. Vorbeugend solltest Du versuchen, Dich selbst zu überlisten, etwa Durch das Vermerken von Belohnungen im Zeitplan. Rührt der Motivationsverlust von einem inhaltlichen Problem bei Deiner Masterarbeit, dann solltest Du diesen mit Deiner Betreuerin bzw. Deinem Betreuer besprechen, damit sich der Knoten im Kopf lösen kann.

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Oft werde ich gefragt: „Und, was machen Sie beruflich?“

Oft werde ich gefragt: „Und, was machen Sie beruflich?“

Ich betreibe einen Schreibservice und bin im Rahmen dessen hauptsächlich als freiberufliche Mitarbeiterin für Transkriptionsbüros tätig. Heißt, ich bekomme von dort Angebote für Aufträge und kann entscheiden, ob ich sie annehme oder nicht. So sind Aufträge eigentlich immer vorhanden. Diese werden dann vorher besprochen. Auch bei Rückfragen bekommt man eine prompte Antwort und wird bei Problemen nicht im Regen stehen gelassen. Dank Internet läuft alles problemlos, Aufträge werden heruntergeladen, fertige Transkripte gehen per E-Mail zurück. Auch wenn es mit einem Transkriptionsbüro vielleicht eine besonders gute Zusammenarbeit gibt, muss man aufpassen, dass man nicht unter die Kriterien der Scheinselbständigkeit fällt. Mehrere Auftraggeber sind da schon gut. Das heißt aber auch, dass ein gut strukturiertes Arbeiten notwendig ist, um die Aufträge auch wirklich schaffen zu können.

Ich denke, es ist eine sehr interessante Arbeit, da sich die Aufträge nicht immer um das gleiche Thema drehen. Für Abwechslung ist immer gesorgt. Ich würde sagen, man lernt ständig dazu, schreibt über Themen, mit denen man sich sonst nie beschäftigt hätte und die aber doch interessant sind.

Was heißt es eigentlich, Transkripte zu schreiben?

Ganz einfach gesagt: Man schreibt auf, was andere Personen gesagt haben und das Ganze nach den Regeln, die der Kunde möchte. Die Texte gehören dem Kunden. Daher steht Verschwiegenheit ganz oben auf der Agenda.

Gehör und Konzentration sind die halbe Miete

Als freie Mitarbeiterin arbeite ich zu Hause. Das hat den Vorteil, dass ich mir den Arbeitsplatz nach meinem Geschmack und wie es mir passt, eingerichtet habe. Und ob ich im Ballkleid oder in Jogginghose arbeite, interessiert niemanden. Immer so, wie ich mich beim Arbeiten wohlfühle und, wie ich mich am besten konzentrieren kann. Denn, Konzentration ist das A und O beim Transkribieren. Mit dauernden Ablenkungen kommt man nicht vorwärts. Mit jeder neuen Tonaufnahme hat man mindestens eine neue Stimme im Ohr. Auf die muss man sich einstellen, jeder redet anders. Einer schneller, einer langsamer, mit Dialekt, ohne Dialekt… Und wenn dann fünf und mehr Personen um das Mikrofon sitzen, muss man schon sehr genau zuhören, wer da grade spricht.

Auf das Thema einlassen

Im Laufe der sieben Jahre, in denen ich transkribiere, habe ich gelernt, dass man sich auf das Thema einlassen muss, man muss mitdenken oder es zumindest versuchen. Weil, ich kann nichts ordentlich schreiben, wenn ich den Sinn nicht verstehe. Erste Adresse ist in solchen Fällen immer Google. Ein wenig einlesen, wenigstens im Groben wissen, um was es geht. Fachbegriffe werden gesucht, dann schreibt es sich meist leichter. Manchmal braucht man Google aber auch nur um zu sehen, ob es für die gebrauchten Worte auf “Denglisch” schon eine offizielle Schreibweise gibt.

An die Deadline muss man sich halten

Apropos schreiben. Voraussetzung ist eine angemessene Geschwindigkeit beim Schreiben. Im „Adler-Such-Modus“ wird das nichts. Hat man das nicht irgendwo gelernt, so wie ich, wird man aber im Laufe der Zeit immer schneller, Learning by Doing sozusagen. Was allerdings auch eine Frage des Themas ist. Schwierige Themen, die mit vielen Fremdwörtern gespickt sind, gehen nicht so flüssig von der Hand. Gleiches trifft bei schlechten Tonaufnahmen zu. Wenn es rauscht, piept oder ein lauter Hintergrund ist, heißt es einen Satz dreimal hören, bis man alles versteht. Wie man zu einer guten Tonaufnahme kommt, habe ich bereits in einem anderen Blogartikel erwähnt. In den Fällen ist dann wieder eine gute Abstimmung mit dem Auftraggeber wichtig. Für jeden Auftrag gibt es eine Deadline. Einfach nicht liefern oder fünf Minuten vorher den Auftrag mit „ich kann das nicht schreiben“ zurückgeben… das geht nicht. Weil, komme ich mit einer Aufnahme nicht klar, meist, weil ich den Dialekt nicht verstehe, merke ich das ziemlich schnell.

Die Qualitätskontrolle erfolgt zum Schluss

Sicherheit in Rechtschreibung und Grammatik muss ich nicht weiter erwähnen. Flüchtigkeitsfehler passieren leider trotzdem. Daher steht bei mir als letzter Arbeitsgang immer die Rechtschreibprüfung. Ohne die geht kein Transkript raus.

Das richtige Equipment erleichtert die Arbeit

Das nützt aber alles nichts, ohne die nötige technische Ausstattung. Man braucht ein Transkriptionsprogramm, ich bevorzuge da F4, und natürlich einen Rechner, der die Tonaufnahmen und Videos ruckelfrei wiedergeben kann. Kopfhörer sind auch ein wichtiges Thema. Hier kommt es nicht auf tollen Sound an, sondern, dass die Sprache klar ankommt. Eine große Arbeitserleichterung ist das Fußpedal. So können die Finger auf der Tastatur bleiben und man muss nicht dauernd die entsprechende Taste suchen. Wobei auch die Tastatur ein wichtiger Punkt ist. Ich arbeite inzwischen mit einer ergonomisch geformten Tastatur. Für Vielschreiber mit den berufstypischen Verspannungen und Problemen in den Handgelenken meiner Meinung nach unerlässlich.

Transkription ist keine Arbeit, die man mal eben so nebenbei machen kann, keine Beschäftigungstherapie, für die man auch noch Geld bekommt. Man muss auch hier eine gewisse Berufsehre entwickeln, sich dahinterklemmen, immer bestrebt sein, die bestmögliche Qualität abzuliefern. Jedes Wort kann man nicht immer verstehen, aber sich bemühen, die Zahl der unverständlichen Worte so gering wie möglich zu halten. Wenn der Auftraggeber, also in meinem Fall die Transkriptionsbüros, für die Korrektur meiner Transkripte die gleiche Zeit brauchen wie ich für das Schreiben, dann ist das Ziel verfehlt, dann war es keine gute Arbeit.

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Zeitmanagement im Home-Office

Zeitmanagement im Home-Office

Das berufliche Zeitmanagement ist für einen Menschen, der im Home-Office tätig ist, ganz besonders wichtig. Gerade die Ablenkungen der heimischen vier Wände verleiten sehr gern dazu, die Arbeit auf später zu verschieben. Das Gegenteil kann jedoch auch der Fall sein. Gerade diejenigen Menschen, die ihr Home-Office auf selbstständiger Basis verrichten, neigen sehr gern zu langen Nächten voller Arbeit, da dies die Verdienstmöglichkeiten natürlich immens steigert. Auch für diejenigen Menschen ist jedoch ein berufliches Zeitmanagement ganz besonders wichtig, damit die selbstständige Tätigkeit nicht zulasten der Gesundheit oder Familie bzw. sozialen Kontakte geht. Nur sehr wenige Menschen machen sich im Vorfeld Gedanken über das berufliche Zeitmanagement im Home-Office und auch viele Menschen wissen gar nicht, was es mit dem Begriff des Outsourcen im Zusammenhang mit dem beruflichen Zeitmanagement auf sich hat.

Die Vorteile vom beruflichen Zeitmanagement

Um sich über die Wichtigkeit des beruflichen Zeitmanagements im Klaren zu werden, ist es zunächst erst einmal erforderlich, dass die Kenntnis darüber besteht, was genau bei dem beruflichen Zeitmanagement im Vordergrund steht und welche Vor- sowie auch Nachteile das Outsourcen mit sich bringt. Bei dem beruflichen Zeitmanagement geht es darum, dass der Arbeitsalltag dergestalt organisiert wird, dass die jeweilig “richtigen” Aufgaben zu der jeweilig “richtigen” Zeit durchgeführt werden können. Derjenige, der seine Zeit auf der Basis des beruflich gut organisierten Zeitmanagements einteilt, hat eine bessere Kontrolle über die Arbeitsanforderungen und ist dementsprechend auch in der Lage, bessere Arbeitsergebnisse ohne unnötigen Stress oder gar Zeitdruck zu produzieren. In diesem Zusammenhang kommt dann auch die Methodik des Outsourcen ins Spiel. Hierbei geht es darum, dass nicht alle Aufgaben im Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit eigenständig selbst erledigt werden müssen. Durch eine Aufteilung der Aufgaben auf verschiedene Bereiche bleibt der Einzelperson mehr Zeit und auch mehr Spielraum für kreative Phasen und die persönliche Weiterentwicklung, wovon letztlich die Arbeitsergebnisse sehr stark profitieren.

Welche Maßnahmen des beruflichen Zeitmanagements gibt es?

Das Grundelement des beruflichen Zeitmanagements sieht zunächst erst einmal vor, dass der Mensch im
Home-Office eine fest definierte Zeit und damit auch eine fest definierte Menge an Energie zur Realisierung der beruflichen Zielsetzungen nutzt. Die erste Maßnahme ist jedoch, dass zunächst erst einmal die erheblich wichtigen Tätigkeiten von den weniger wichtigen Tätigkeiten getrennt betrachtet werden. Weniger wichtige Aufgaben lassen sich dann auch outsourcen, wobei das Outsourcing natürlich im Zusammenhang mit dem Home-Office keinerlei Kosten verursachen darf. Outsourcing ist überdies auch nicht immer möglich, was auf jeden Fall bei der Betrachtung der Maßnahmen des beruflichen Zeitmanagements berücksichtigt werden muss.

Damit die Arbeitsabläufe im Home-Office besser strukturiert werden können, sollte zunächst folgende Vorgehensweise gewählt werden:

  1. Eine Aufgabenbestandskontrolle im Hinblick auf die durchzuführenden Tätigkeiten sowie die entsprechende Zeitanforderung. Eine sogenannte Mind-Map kann hierbei wertvolle Hilfsdienste leisten. Im Rahmen dieser Aufgabenbestandskontrolle sollten auch die sogenannten “Zeitfresser” analysiert und eine sogenannte “Ziel-Mittel-Analyse” durchgeführt werden.
  2. Im Rahmen der “Ziel-Mittel-Analyse” sollten die eigenen Stärken und Schwächen ebenfalls analysiert und eine Art Selbstmotivation durchgeführt werden. Die Frage, was genau das Ziel des aktuellen Projekts ist und wie dieses Ziel am effizientesten erreicht werden kann, sollte dabei stets im Vordergrund stehen.

Die Methodiken der Ziel-Mittel-Analyse

Es gibt verschiedene Methodiken, mit denen sich Menschen im Zusammenhang mit der “Ziel-Mittel-Analyse” die Arbeit im Home-Office erleichtern können. Die gängigsten Methodiken sind:

Das Pareto-Prinzip

Dieses Prinzip besagt, dass ein Mensch im Home-Office 80 Prozent aller erforderlichen Ergebnisse mit einem Aufwand von 20 Prozent erreichen kann, wenn er die Aufgaben und Ziele des aktuellen Projekts auf der Grundlage dem höchsten Zeiterfordernis in den Vordergrund stellt. Mit dem Pareto-Prinzip können sich auch die viel bekannten Probleme wie beispielsweise die “Aufschieberitis”, die auf einer Beschäftigung mehr sehr nebensächlichen Tätigkeiten beruht, vermeiden lassen.

Die sogenannte Salami-Taktik

Wenn die Zielsetzungen und die Erfordernisse zum Erreichen der Ziele festgelegt wurden, kann die Salami-Taktik eine sehr gute Methodik darstellen. Die Zielsetzungen werden dabei unterteilt in sogenannte Teilziele, die mit sehr wenig Aufwand erreicht werden können. Die Salami-Taktik hilft vielen Menschen dabei, das komplette Projekt motiviert und konzentriert abzuarbeiten, da die realistisch formulierten Teilziele sehr schnell erreicht werden können.

Die A-B-C-D Methodik

Die sogenannte A-B-C-D Methodik beruht auf dem Eisenhower-Prinzip und sieht vor, dass sämtliche Aufgaben des gesamten Projekts nicht nach dem Zeiterfordernis, sondern vielmehr nach der Wichtigkeit und Dringlichkeit sortiert werden. Diejenigen Aufgaben, die am meisten Priorität genießen, werden dementsprechend auch zuerst erledigt. Als A-Aufgaben sind diejenigen Aufgaben definiert, deren Erledigung keinen Aufschub dulden. Als B-Aufgaben werden diejenigen Aufgaben definiert, die zwar dringlich sind, aber die auch zu einem späteren Zeitpunkt erledigt werden können. C-Aufgaben genießen eine eher geringere Priorität für den Arbeitserfolg und D-Aufgaben lassen sich auch sehr gut weiter delegieren.

Die A-L-P-E-N Methodik

Jedes berufliche Zeitmanagement im Home-Office lebt von einer konkret formulierten Tagesplanung. Diese Tagesplanung kann auf der Grundlage der A-L-P-E-N Methodik beruhen, wobei die Abkürzung für folgende Begriffe steht:

  • A = Arbeitsaufgaben
  • L = voraussichtliche Länge der Arbeitsaufgaben
  • P = Pufferzeiten für spontane andere Aufgaben
  • E = Entscheidung für Aufgaben nach anderen Methodiken
  • N = Nachkontrolle der jeweiligen Tätigkeiten

Die A-L-P-E-N Methodik sollte nur rund 60 Prozent der täglichen Zeit im Home-Office in Anspruch nehmen. Überdies sollten auch Pausen eingeplant werden, die unter dem Kürzel “P” Berücksichtigung finden.

Die Methodiken des Zeitmanagements erfordern ein hohes Maß an Selbstdisziplin und überdies auch eine schriftliche Fixierung der Aufgaben. Hierbei ist es jedoch unerheblich, ob das gute alte Blatt Papier oder die elektronische Form zur schriftlichen Fixierung gewählt wird. Wichtig ist nur, dass der arbeitende Mensch im Home-Office sich an diese Pläne hält und nicht davon abweicht. Auch die stille Umgebung für die Tätigkeit ist für den Erfolg unerlässlich und auch die Pausenzeiten sollten eingehalten werden. Gerade bei Tätigkeiten, deren Erfolg von der Kreativität des Menschen abhängig sind, ist die Pause zwischendurch essenziell. Bereits kleine Pausen zwischendurch helfen dabei, den Kopf wieder freizubekommen und neue kreative Energie durch ein klein wenig Ablenkung zu tanken.

Elektronische Hilfsmittel zur Tagesplanung sind durchaus wichtig und es gibt heutzutage bereits Apps oder Tools für den Computer, mit denen eine Erfolgskontrolle der jeweiligen Arbeitsergebnisse durchgeführt werden können. Gerade im Hinblick auf die Effizienz der Arbeit sind diese Tools ganz besonders wichtig, da sich nicht selten Potenzial für weitere Verbesserungen offenbart. Das berufliche Zeitmanagement im Home-Office ist dann ein Erfolg, wenn der Mensch sich am Ende eines Tages wohlfühlt und überdies auch seine Aufgaben in der bestmöglichen Qualität und dem geringstmöglichen Zeitaufwand erledigen konnte. Sind diese beiden Aspekte erreicht, wird auch eine Grundlage für eine lange und erfolgreiche Tätigkeit im Home-Office gelegt.

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