Das Büro wird digital, aber wie?

Das Büro wird digital, aber wie?

Das Büro bzw. das Sekretariat ist eine wichtige Schnittstelle im Unternehmen, da dort vielezentrale Prozesse zusammenlaufen. Dies hat oft den täglichen Kampf gegen die Papierflut zur Folge. Dieser Kampf setzt sich in der Regel im Archiv fort. Abhilfe kann in diesen Fällen die Digitalisierung des Büros schaffen, denn ein digitales Büro ist nicht nur schlanker, sondern spart auch Zeit, Geld und Nerven.

Was ist ein digitales Büro?

Beim digitalen Büro handelt es sich um ein Büro, dass ohne Papier auskommt. Daher wird es auch papierloses Büro genannt. Dies ist aber nur die Reinform des digitalen Büros, deren Einführung schon seit Jahren prognostiziert wird. In der Realität ist es besser vom papierarmen Büro zu sprechen, da beispielsweise noch nicht alle Behörden digitale Dokumente akzeptieren. Außerdem möchte so mancher Kunde (noch immer) Papier in der Hand haben. Wie auch immer, das digitale Büro ist in jedem Fall das Ergebnis der Umstellung von Zettelwirtschaft auf digitalisierte Unterlagen. Bis zu welchen Grad du die Umstellung durchführen willst, hängt letztendlich von dir ab.

Vorteile eines digitalen Büros

Ein digitales Büro bietet viele Vorteile. In jedem Fall sparst du Platz, denn Aktenschränke und andere Formen der Ablage brauchst du nicht mehr. Außerdem kannst du den Archivraum im Keller für andere Zwecke nutzen. Weiter wird dein Schreibtisch von Papierstapeln, die wie Pilze aus der Erde schießen, befreit. So verschaffst du dir ein besseres Arbeitsklima und kannst dich auf deine Arbeit besser konzentrieren. Dies sind aber nicht die einzigen Vorteile eines digitalen Büros. Als weitere Vorteile werden genannt:

  • Schutz von vertraulichen Informationen vor unbefugtem Zugriff
  • Zugriff auf deine Daten zu jeder Zeit und von jedem Ort
  • Reduzierung von Druckkosten und -material
  • Wegfall des Verlustes von Dokumenten durch Diebstahl, Feuer oder Wasserschäden
  • kein Ausbleichen (Stichwort: Unlesbarkeit) von Dokumenten mehr
  • Wegfall des Aktenschleppens von A nach B

Neben all diesen Vorteilen scheint jedoch ein Vorteil alle anderen zu übertreffen, nämlich der Wegfall der Suche nach Papieren, Dokumenten oder Geschäftsbriefen. Denn all diese Unterlagen können digital mit einem Stichwort gesucht bzw. gefunden werden.

Wo liegt der Haken?

Zugegeben, ganz ohne Haken ist das digitale Büro nicht. So haben viele Unternehmerinnen und Unternehmer Angst vor einem Datenverlust oder Datenklau, die im Vergleich zu Feuer, Wasserschäden oder Diebstahl von Papier als wahrscheinlicher eingestuft werden. Diese Ängste sind zwar berechtigt, allerdings solltest du dir bewusst machen, dass es keine absolute Sicherheit, weder analog noch digital, gibt. Im digitalen Büro heißt der wichtigste Schutz Datensicherung. Dieser erfolgt beispielsweise in der Cloud. Denn so werden deine Daten nicht nur vor dem Zugriff Unbefugter, sondern auch vor dem Kaputtgehen des eigenen Computers bzw. Laptops, wie beispielsweise durch Feuer oder Wasser, geschützt.

Ein weiterer “Haken” betrifft die Umstellung an sich. So müssen sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bzw. Kundinnen und Kunden auf das neue, digitale Büro ein- bzw. umstellen. Deshalb solltest du diese vorab kommunizieren, damit die Digitalisierung für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bzw. Kundinnen und Kunden nicht über Nacht hereinbricht. Außerdem kannst du so vorab Bedenken ausräumen.

Von analog auf digital umstellen

Ängste und Befürchtungen vor dem digitalen Büro sind eine Seite der Medaille. Die andere ist der Umstellungsprozess an sich. Denn es dauert eine gewisse Zeit, bis alle relevanten Dokumente digitalisiert sind und sich die neuen Arbeitsprozesse eingespielt haben. So müssen beispielsweise Anmerkungen oder Notizen digital verfügbar gemacht werden. Erfolgen sie handschriftlich am Ausdruck, läuft der Vorteil der Digitalisierung ins Leere.

“Durchhalten” lautet hier die Parole, denn die Vorteile eines digitalen Büros zeigen sich erst, wenn ein gewisser Grundbestand an Dokumenten digital vorhanden ist. Dieser liegt, je nach Unternehmen und Branche, bei 100 bis 200 Dokumenten.

Digitaler Büroservice

Im Zuge der Digitalisierung deines Büros solltest du auch überlegen, ob es sich lohnt, dein Büro auszulagern. Dabei werden als Grund am häufigsten Zeit- und Kosteneinsparung genannt. Ein digitaler Büroservice bietet dir jedoch weitaus mehr Vorteile, auch wenn die Kosten ein wichtiger Faktor sind. So übernimmt dein digitales Büro beispielsweise das Einscannen von Dokumenten und/oder Geschäftsbriefen. Außerdem sorgen die Profis des digitalen Büros dafür, dass deine Daten nicht nur gepflegt und aktualisiert, sondern auch geschützt werden. Des Weiteren sorgen die freundlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Büroservices dafür, dass deine digitale Ablage “richtig” funktioniert, sodass du deine Unterlagen schnell und einfach findest. So läufst du nicht Gefahr, dich im digitalen Ablage-Dschungel zu verlaufen.

Fazit

Das digitale Büro wird schon seit vielen Jahren propagiert. Doch in der Realität ist das papierlose Büro aber noch nicht vollständig angekommen. Daher wird aktuell von einem papierarmen Büro gesprochen, um v.a. den Anforderungen der Behörden nachzukommen. Trotzdem liegen die Vorteile eines digitalen Büros auf der Hand, da es nicht nur Platz spart, sondern auch viele Büroaufgaben erleichtert. Durch die Auslagerung des digitalen Büros kannst du zusätzlich Kosten sparen.

Das Outsourcen des Büros ist (k)eine Gretchenfrage

Das Outsourcen des Büros ist (k)eine Gretchenfrage

Das Auslagern verschiedener Stufen der Produktion, auch Outsourcing genannt, ist schon seit einigen Jahrzehnten bekannt. Nun ist das Outsourcen auch im Büro angekommen. Gründe dafür sind u.a. die sog. digitalen Nomaden, die über keine Geschäftsräume (mehr) verfügen. Aber auch viele Gründerinnen und Gründer entscheiden sich zusehends für einen digitalen Schreibservice. Klassische Klein- und Mittelbetriebe gelten in diesem Bereich jedoch als traditionell, da sie, so die gängige Meinung, alle Geschäftsbereiche lieber unter dem eigenen Dach haben. Allerdings zeigt der Trend in eine andere Richtung, denn das Outsourcen von administrativen Tätigkeiten ist auch für KMUs (kleine und mittlere Unternehmen) von Interesse.

Verloren im Dschungel von administrativen Tätigkeiten

Die Aufgaben und Tätigkeiten eines Sekretariats werden oft unter- oder v.a. von Gründern falsch eingeschätzt. In kleineren Unternehmen wird immer mehr auf die Sekretärin bzw. den Sekretär, oft aus Kostengründen, verzichtet. Gründe dafür sind schnell gefunden, wie zum Beispiel:

  • “Meine E-Mails kann ich auch selbst beantworten.”
  • “Mit meinem Handy bin ich immer und überall erreichbar.”
  • “In meiner Ablage kenne nur ich mich aus.”

Zugegeben, diese Gründe für den Verzicht eines Sekretariats mögen zutreffen. Allerdings wird selten bedacht, dass Kommunikation und Ablage nur reibungslos funktionieren, wenn sie gut organisiert sind. Und so finden sich manche Gründer und Kleinunternehmer schnell in einem Dschungel von administrativen Aufgaben wieder, die sie nur schwer bewältigen können. Mit anderen Worten, der Wunsch nach einer Person, die das Alles ohne großes Aufsehen erledigt und organisiert, wird immer lauter. Aber, dummerweise wurde für diese Person kein Budget eingeplant.

Sachbearbeiter und Facharbeiter sind keine Bürokräfte

Um dem Dschungel zu entfliehen, erscheint die Verteilung der Sekretariatsaufgaben auf verschiedene Mitarbeiter, die kostengünstigste Lösung zu sein. Diese Entscheidung kann, abgesehen vom Unmut der Mitarbeiter (“Ich bin doch keine Sekretärin!”), jedoch fatale Folgen aufgrund der Doppelbelastung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben, wie zum Beispiel:

  • Verzögerungen bei den Kernaufgaben der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
  • Verschlechterung des Betriebsklimas
  • Doppelte Bearbeitung mangels Koordination

Dies führt nicht nur zu einer Ausweitung des administrativen Dschungels auf andere Bereiche, sondern kostet auch Zeit und Geld. Im schlimmsten Fall leidet sogar das Image des Unternehmens, wenn Kunden den Eindruck bekommen, dass die linke Hand nicht weiß, was die rechte tut.

Outsourcen des Büros

Um dem administrativen Dschungel endgültig den Garaus zu machen, bietet sich das Auslagern der oft ungeliebten Tätigkeiten an und du bzw. deine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können sich wieder ihren eigentlichen Aufgaben im vollen Umfang widmen.

Das Outsourcing von Aufgaben des Sekretariats macht aber auch Sinn, wenn ein Büro vorhanden ist. So kann ein digitaler Büroservice zu Spitzenzeiten das eigene Büro entlasten. Wichtig ist dabei in

jedem Fall, dass die Kommunikation zwischen Unternehmen und Büroservice genau abgestimmt wird. Außerdem gehört ein gewisses Vertrauen sowie die Bereitschaft für das Auslagern an Dritte dazu.

Ist das Eine oder das Andere nicht oder nur gering vorhanden, solltest du diesen Schritt überdenken. Denn ständiges Misstrauen hindert die Profis eines digitalen Büroservices an ihrerArbeit. Dies kann zu Unzufriedenheit führen, welche das Misstrauen erhöht, gefolgt von Unzufriedenheit, erhöhten Misstrauen usw. Mit einem Wort, die Spirale dreht sich immer weiter nach unten.

Faktor Digitalisierung beim Outsourcen

Bei der Vergabe von Bürotätigkeiten an Dritte solltest du vorab bedenken, dass dein digitaler Büroservice nicht zwangsläufig seinen Sitz um die Ecke hat. Deshalb ist die Auslagerung des Büros eng mit der Digitalisierung des Büros verbunden. Denn der ortsunabhängige Zugriff auf Daten, Briefe und/oder Dokumente ist nur in digitalisierter Form möglich. Sollte dein Büro bis jetzt noch nicht digital sein, dann brauchst du trotzdem nicht auf diesen Service zu verzichten. Denn dieser hilft dir auch dabei, dein Büro zu digitalisieren. Dies hat den Vorteil, dass deine Daten gleich beim Start des digitalen Büros richtig organisiert und abgelegt werden. Denn der administrative Dschungel schleicht sich auch schnell ins digitale Büro ein.

Bei welchen Tätigkeiten macht das Outsourcen Sinn?

Die Frage, welche Bürotätigkeiten nun ausgelagert werden sollen, lässt sich nicht einheitlich beantworten. Denn sie richtet sich nach den Bedürfnissen des jeweiligen Unternehmens. Diesen kommt ein digitaler Büroservice entgegen, da sich die einzelnen Dienstleistungen in einer Art Baukastensystem zusammenstellen lassen. So reicht es manchen Unternehmen nur das Telefon auszulagern, während andere auch den Schriftverkehr an einen Büroservice übergeben. Weitere Dienstleistungen, die Angeboten werden, sind zum Beispiel:

  • Erstellen und versenden von Rechnungen, Lieferscheinen etc.
  • Mahnwesen
  • Übersetzungsservice
  • Terminkoordination
  • vorbereitende Buchhaltung

Fazit

Das Outsourcen von administrativen Tätigkeiten an einen externen Dienstleister spart nicht nur Personalkosten, sondern auch Zeit und Nerven. Dabei müssen nicht alle Aufgaben eines Büros ausgelagert werden und auch nicht dauerhaft. Für welche Tätigkeiten das Outsourcing Sinn macht, entscheidest du – am besten in Abstimmung mit deinem digitalen Büroservice.

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Was macht ein digitaler Büroservice?

Was macht ein digitaler Büroservice?

Ein gut geführtes Sekretariat gilt in vielen Branchen noch immer als die Visitenkarte des Unternehmens. Gleichzeitig stellen sich viele Unternehmerinnen und Unternehmer die Frage, ob Mann/Frau ein eigenes Sekretariat überhaupt noch braucht. Denn im Zuge der Digitalisierung des Büros werden viele typische Aufgaben des Sekretariats per Computer bzw. Mouseclick erledigt. Dabei wird jedoch oft vergessen, wie viel Arbeitszeit hinter der Erledigung von typischen Sekretariatsaufgaben steckt.

Digitaler Büroservice als Alternative

Eine Möglichkeit, die Dienstleistungen eines Sekretariats in Anspruch zu nehmen, ohne dass eines im Unternehmen geführt werden muss, ist das Outsourcing der Aufgaben an einen digitalen Büroservice. Der Vorteil dieser Dienstleister ist, dass “dein Büro” professionell betreut wird, wobei du nicht alle Aufgaben an das Büro auslagern musst. Denn in der Regel kannst du dir die Tätigkeiten in einer Art Baukastensystem zusammenstellen.

Dienstleistungen eines digitalen Büroservices

Zwar variieren die angebotenen Dienstleistungen von Anbieter zu Anbieter, aber in der Regel fallen unter das Outsourcing von administrativen Aufgaben folgende Tätigkeiten:

  • interne und externe Bürokommunikation (Post, E-Mail, Telefon)
  • Terminkoordination und Geschäftsreisen
  • Büroorganisation (Ablage und digitale Datenpflege)
  • Buchhaltung

Interne und externe Bürokommunikation

Telefonanrufe kommen in der Regel immer zum falschen Zeitpunkt: Entweder du bist in einem Meeting oder mitten im Arbeitsprozess – das (Mobil-)Telefon läutet gnadenlos. Hier kann ein professioneller Telefonservice Abhilfe schaffen, denn deine Anrufer landen dann nicht in der Mailbox, sondern der Anruf wird angenommen. So können manche Fragen sogleich beantwortet werden. Dies entlastet nicht nur dich, sondern steigert auch die Zufriedenheit deiner Kunden.

Ähnlich verhält es sich mit der Postannahme. Handelt es sich um die Korrespondenz, wird dir diese digital (als Scan) weitergeleitet. So bist du auch auf Geschäftsreisen postalisch erreichbar. Ein digitaler Büroservice nimmt aber nicht nur deine Post an, sondern erledigt auch deinen Schriftverkehr. Dazu gehört zum Beispiel:

  • Vorlagen und Serienbriefe erstellen
  • säumige Zahler erinnern und mahnen
  • Lieferscheine, Angebote und Rechnungen bearbeiten

Terminkoordination und Geschäftsreisen

Steht der Telefonservice in Verbindung mit deiner Terminkoordination, können auch diese Anfragen schnell bearbeitet werden. Bei Bedarf werden auch Räumlichkeiten für Termine organisiert.

Steht eine Geschäftsreise an, ist das Flug- bzw. Bahnticket schnell im Internet gebucht. Damit jedoch die An- und Abreise mit deinen Terminen abgestimmt ist, also keine unnötigen Wartezeiten vor Ort bzw. während der Reise entstehen, müssen die verschiedenen Reisemöglichkeiten vorab gecheckt werden, was zu einem mühsamen Unterfangen werden kann. Kommt bei der Buchung noch ein Hotel oder ein Restaurant für ein Geschäftsessen hinzu, braucht es Zeit, diese zu finden. Ein digitaler Service bringt dir bei Geschäftsreisen folgende Vorteile:

  • Suche nach der besten Reiseverbindung (inkl. Reiseplan)
  • Hotelbuchung aufgrund von Erfahrungen (Lage, Ausstattung etc.)
  • Empfehlungen für dein Geschäftsessen (Lage, Atmosphäre, Qualität von Speisen, Getränke und Service, besondere Wünsche wie beispielsweise “vegan” oder “Sushi”)

Außerdem übernimmt ein dein digitales Büro die Abrechnung der Geschäftsreise, sodass du dich nach der Rückreise auf deine eigentliche Arbeit konzentrieren kannst.

Büroorganisation

Ordnung am Schreibtisch steigert nicht nur Produktivität, sondern schafft auch ein besseres Arbeitsklima. Allerdings sammeln sich Stöße von Papieren und Briefen oft wie von selbst an. Sich aus dieser Papierflut zu befreien, kostet Zeit und ist mit großer Unlust verbunden. Aber nicht nur der Schreibtisch ist eine Suchfalle. Auch unorganisierte Aktenschränke oder schlechte Abheftungssysteme kosten Zeit und Nerven. Dies gilt übrigens auch für die digitale Form derAblage. Damit du mit Ablage und/oder Suche keine Zeit mehr verschwenden muss, solltest du die Ablage den Profis eines Büroservices überlassen. Dies hat nicht nur den Vorteil, dass dir deine Unterlagen digital zur Verfügung stehen, sondern auch, dass du diese schnell und einfach findest.

Zur Büroorganisation gehört aber nicht nur die Ablage, sondern auch die Datenpflege. Denn die Vorteile der Digitalisierung nützen dir nichts, wenn neue Daten nicht erfasst und bestehende Daten nicht aktualisiert bzw. gepflegt werden.

Buchhaltung

Nicht nur für Gründer ist die Buchhaltung ein lästiges Übel. Denn sie nimmt nicht nur Zeit in Anspruch, sondern muss auch korrekt sein. Zudem ist der Umgang mit Zahlen nicht jedermanns Sache. Daher bringt es Vorteile, wenn diese “lästige Aufgabe” an ein digitales Büro ausgelagert werden kann. So wird deine Buchhaltung von Profis vorbereitet.

Fazit

Einem digitalen Büroservice können vielfältige Aufgaben übertragen werden, die weit über die typischen Tätigkeiten eines Sekretariats hinausgehen. Dabei musst du nicht alle möglichen Dienstleistungen buchen, sondern du kannst diese nach deinen Bedürfnissen zusammenstellen. Sicher ist, dass du mit dem Outsourcing Zeit und Nerven sparst, sodass du dich voll auf deine eigentliche Arbeit konzentrieren kannst.

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Das Telefoninterview – Fluch und Segen

Das Telefoninterview – Fluch und Segen

Sehr viele Interviews werden heute per Telefon geführt. Meist lohnt es nicht, für ein paar Minuten Gespräch eine große Entfernung zurückzulegen, um das Gespräch persönlich zu führen. Die Reise wäre um ein Vielfaches länger als das Gespräch selbst und die Kosten wären unverhältnismäßig hoch. Da ist es ein Segen, dass man heute überall zum Telefon greifen kann.

Auf die technischen Voraussetzungen kommt es an

Doch das Telefoninterview ist die hohe Schule der Interviewführung. Ich habe vor einiger Zeit ein Skype Interview transkribiert, da war zwischen beiden Gesprächspartnern der halbe Erdball dazwischen. Es war eine Qualität, als würden sich die beiden in einem stillen Raum gegenübersitzen. Leider ist mir das in den vielen Jahren meiner Tätigkeit nur äußerst selten passiert. Ohne die Beachtung der im anderen Blogartikel beschriebenen technischen Voraussetzungen, ist das Ergebnis meist schlecht und erzeugt bei der Transkription mehr als ein Stirnrunzeln und Kopfschütteln. Es bedeutet längere Bearbeitung und mehr unverständliche Worte oder Passagen. Und damit wieder mehr Nachbearbeitung durch den Kunden. Ein Telefoninterview muss besonders gut vorbereitet werden. Eventuell sogar mit einer Probeaufnahme, um die Qualität selbst zu testen. Und bitte bedenken Sie dabei, dass Sie den Wortlaut kennen, der Transkriptionist kennt ihn nicht.

Ausreden lassen und Störgeräusche vermeiden

Aber die Technik allein ist nicht entscheidend. Schwierig bei einem solchen Interview ist, dass man seinen Gesprächspartner nicht sehen kann, mal abgesehen von der Nutzung von Skype oder der Videotelefonie beim Handy. Somit ist man geneigt, durch Hörersignale wie „Mhm“ und „ja“ seinem Gesprächspartner mitzuteilen, dass man noch da ist und zuhört. Den Partner ausreden zu lassen fällt hier besonders schwer, ist aber auch besonders wichtig.

Der Gesprächspartner ist meist leiser als der Fragende, die Stimme ist nicht klar, klingt dumpf, es rauscht vielleicht permanent oder hat andere störende Hintergrundgeräusche. Vielleicht sind auch noch Störungen durch eine unstabile Telefonverbindung und damit eine schwankende Lautstärke dabei. Bei der Transkription heißt das, sich sehr viele Passagen mindestens zweimal, wenn nicht sogar noch öfter anhören zu müssen, um sie zu verstehen. Und wenn dann ein „Mhm“ kommt, steht im Transkript meist an der Stelle ein unverständlich, da es mindestens ein Wort der Antwort überdeckt. Bei eingeworfenen Kommentaren werden die unverständlichen Passagen leider meist entsprechend länger.

Geräusche, die schon im Face to Face-Interview stören, potenzieren sich bei Telefoninterviews. Besonders zu nennen sind hier wieder Papierrascheln, den Kaffee umrühren, ein sprudelndes Getränk eingießen oder das Schreiben auf einer harten Unterlage. Das alles neben dem Mikrofon und man versteht eigentlich fast nichts mehr, beziehungsweise es stört erheblich. Es sind die alltäglichen Dinge, die eigentlich gar nicht auffallen, weil sie selbstverständlich sind. Aber für eine gute Transkription sollten sie unbedingt vermieden werden.

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Oft werde ich gefragt: „Und, was machen Sie beruflich?“

Oft werde ich gefragt: „Und, was machen Sie beruflich?“

Ich betreibe einen Schreibservice und bin im Rahmen dessen hauptsächlich als freiberufliche Mitarbeiterin für Transkriptionsbüros tätig. Heißt, ich bekomme von dort Angebote für Aufträge und kann entscheiden, ob ich sie annehme oder nicht. So sind Aufträge eigentlich immer vorhanden. Diese werden dann vorher besprochen. Auch bei Rückfragen bekommt man eine prompte Antwort und wird bei Problemen nicht im Regen stehen gelassen. Dank Internet läuft alles problemlos, Aufträge werden heruntergeladen, fertige Transkripte gehen per E-Mail zurück. Auch wenn es mit einem Transkriptionsbüro vielleicht eine besonders gute Zusammenarbeit gibt, muss man aufpassen, dass man nicht unter die Kriterien der Scheinselbständigkeit fällt. Mehrere Auftraggeber sind da schon gut. Das heißt aber auch, dass ein gut strukturiertes Arbeiten notwendig ist, um die Aufträge auch wirklich schaffen zu können.

Ich denke, es ist eine sehr interessante Arbeit, da sich die Aufträge nicht immer um das gleiche Thema drehen. Für Abwechslung ist immer gesorgt. Ich würde sagen, man lernt ständig dazu, schreibt über Themen, mit denen man sich sonst nie beschäftigt hätte und die aber doch interessant sind.

Was heißt es eigentlich, Transkripte zu schreiben?

Ganz einfach gesagt: Man schreibt auf, was andere Personen gesagt haben und das Ganze nach den Regeln, die der Kunde möchte. Die Texte gehören dem Kunden. Daher steht Verschwiegenheit ganz oben auf der Agenda.

Gehör und Konzentration sind die halbe Miete

Ein gutes Gehör und einen ruhigen, ungestörten Arbeitsplatz. Als freie Mitarbeiterin arbeite ich zu Hause. Das hat den Vorteil, dass ich mir den Arbeitsplatz nach meinem Geschmack und wie es mir passt eingerichtet habe. Und ob ich im Ballkleid oder in Jogginghose arbeite, interessiert niemanden. Immer so, wie ich mich beim Arbeiten wohlfühle UND, wie ich mich am Besten konzentrieren kann. Denn, Konzentration ist das A und O beim transkribieren. Mit dauernden Ablenkungen kommt man nicht vorwärts. Mit jeder neuen Tonaufnahme hat man mindestens eine neue Stimme im Ohr. Auf die muss man sich einstellen, jeder redet anders. Einer schneller, einer langsamer, mit Dialekt, ohne Dialekt… Und wenn dann fünf und mehr Personen um das Mikrofon sitzen, muss man schon sehr genau zuhören, wer da grade spricht.

Auf das Thema einlassen

Im Laufe der sieben Jahre, in denen ich transkribiere, habe ich gelernt, dass man sich auf das Thema einlassen muss, man muss mitdenken oder es zumindest versuchen. Weil, ich kann nichts ordentlich schreiben, wenn ich den Sinn nicht verstehe. Erste Adresse ist in solchen Fällen immer Google. Ein wenig einlesen, wenigstens im Groben wissen, um was es geht. Fachbegriffe werden gesucht, dann schreibt es sich meist leichter. Manchmal braucht man Google aber auch nur um zu sehen, ob es für die gebrauchten Worte auf Denglisch schon eine offizielle Schreibweise gibt.

An die Deadline muss man sich halten

Apropos schreiben. Voraussetzung ist eine angemessene Geschwindigkeit beim Schreiben. Im „Adler-Such-Modus“ wird das nichts. Hat man das nicht irgendwo gelernt, so wie ich, wird man aber im Laufe der Zeit immer schneller, Learning by Doing sozusagen. Was allerdings auch eine Frage des Themas ist. Schwierige Themen, die mit vielen Fremdwörtern gespickt sind, gehen nicht so flüssig von der Hand. Gleiches trifft bei schlechten Tonaufnahmen zu. Wenn es rauscht, piept oder ein lauter Hintergrund ist, heißt es einen Satz dreimal hören, bis man alles versteht. Wie man zu einer guten Tonaufnahme kommt, habe ich bereits in einem anderen Blogartikel erwähnt. In den Fällen ist dann wieder eine gute Abstimmung mit dem Auftraggeber wichtig. Für jeden Auftrag gibt es eine Deadline. Einfach nicht liefern oder fünf Minuten vorher den Auftrag mit „ich kann das nicht schreiben“ zurückgeben… das geht nicht. Weil, komme ich mit einer Aufnahme nicht klar, meist, weil ich den Dialekt nicht verstehe, merke ich das ziemlich schnell.

Die Qualitätskontrolle erfolgt zum Schluss

Sicherheit in Rechtschreibung und Grammatik muss ich nicht weiter erwähnen. Flüchtigkeitsfehler passieren leider trotzdem. Daher steht bei mir als letzter Arbeitsgang immer die Rechtschreibprüfung. Ohne die geht kein Transkript raus.

Das richtige Equipment erleichtert die Arbeit

Das nützt aber alles nichts, ohne die nötige technische Ausstattung. Man braucht ein Transkriptionsprogramm, ich bevorzuge da F4, und natürlich einen Rechner, der die Tonaufnahmen und Videos ruckelfrei wiedergeben kann. Kopfhörer sind auch ein wichtiges Thema. Hier kommt es nicht auf tollen Sound an, sondern, dass die Sprache klar ankommt. Eine große Arbeitserleichterung ist das Fußpedal. So können die Finger auf der Tastatur bleiben und man muss nicht dauernd die entsprechende Taste suchen. Wobei auch die Tastatur ein wichtiger Punkt ist. Ich arbeite inzwischen mit einer ergonomisch geformten Tastatur. Für Vielschreiber mit den berufstypischen Verspannungen und Problemen in den Handgelenken meiner Meinung nach unerlässlich.

Transkription ist keine Arbeit, die man mal eben so nebenbei machen kann, keine Beschäftigungstherapie, für die man auch noch Geld bekommt. Man muss auch hier eine gewisse Berufsehre entwickeln, sich dahinterklemmen, immer bestrebt sein, die bestmögliche Qualität abzuliefern. Jedes Wort kann man nicht immer verstehen, aber sich bemühen, die Zahl der unverständlichen Worte so gering wie möglich zu halten. Wenn der Auftraggeber, also in meinem Fall die Transkriptionsbüros, für die Korrektur meiner Transkripte die gleiche Zeit brauchen wie ich für das Schreiben, dann ist das Ziel verfehlt, dann war es keine gute Arbeit.

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Zeitmanagement im Home Office

Zeitmanagement im Home Office

Das berufliche Zeitmanagement ist für einen Menschen, der im HomeOffice tätig ist, ganz besonders wichtig. Gerade die Ablenkungen der heimischen vier Wände verleiten sehr gern dazu, die Arbeit auf später zu verschieben. Das Gegenteil kann jedoch auch der Fall sein. Gerade diejenigen Menschen, die ihr HomeOffice auf selbstständiger Basis verrichten, neigen sehr gern zu langen Nächten voller Arbeit, da dies die Verdienstmöglichkeiten natürlich immens steigert. Auch für diejenigen Menschen ist jedoch ein berufliches Zeitmanagement ganz besonders wichtig, damit die selbstständige Tätigkeit nicht zulasten der Gesundheit oder Familie bzw. sozialen Kontakte geht. Nur sehr wenige Menschen machen sich im Vorfeld Gedanken über das berufliche Zeitmanagement im HomeOffice und auch viele Menschen wissen gar nicht, was es mit dem Begriff des Outsourcen im Zusammenhang mit dem beruflichen Zeitmanagement auf sich hat.

Die Vorteile vom beruflichen Zeitmanagement

Um sich über die Wichtigkeit des beruflichen Zeitmanagements im Klaren zu werden ist es zunächst erst einmal erforderlich, dass die Kenntnis darüber besteht, was genau bei dem beruflichenZeitmanagement im Vordergrund steht und welche Vor- sowie auch Nachteile das Outsourcen mit sich bringt. Bei dem beruflichen Zeitmanagement geht es darum, dass der Arbeitsalltag dergestalt organisiert wird, dass die jeweilig “richtigen” Aufgaben zu der jeweilig “richtigen” Zeit durchgeführt werden können. Derjenige, der seine Zeit auf der Basis des beruflich gut organisierten Zeitmanagements einteilt, hat eine bessere Kontrolle über die Arbeitsanforderungen und ist dementsprechend auch in der Lage, bessere Arbeitsergebnisse ohne unnötigen Stress oder gar Zeitdruck zu produzieren. in diesem Zusammenhang kommt dann auch die Methodik des Outsourcen ins Spiel. Hierbei geht es darum, dass nicht alle Aufgaben im Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit eigenständig selbst erledigt werden müssen. Durch eine Aufteilung der Aufgaben auf verschiedene Bereiche bleibt der Einzelperson mehr Zeit und auch mehr Spielraum für kreative Phasen und die persönliche Weiterentwicklung, wovon letztlich die Arbeitsergebnisse sehr stark profitieren.

Welche Maßnahmen des beruflichen Zeitmanagements gibt es?

Das Grundelement des beruflichen Zeitmanagements sieht zunächst erst einmal vor, dass der Mensch im
HomeOffice eine fest definierte Zeit und damit auch eine fest definierte Menge an Energie zur Realisierung der beruflichen Zielsetzungen nutzt. Die erste Maßnahme ist jedoch, dass zunächst erst einmal die erheblich wichtigen Tätigkeiten von den weniger wichtigen Tätigkeiten getrennt betrachtet werden. Weniger wichtige Aufgaben lassen sich dann auch outsourcen, wobei das Outsourcing natürlich im Zusammenhang mit dem HomeOffice keinerlei Kosten verursachen darf. Outsourcing ist überdies auch nicht immer möglich, was auf jeden Fall bei der Betrachtung der Maßnahmen des beruflichen Zeitmanagements berücksichtigt werden muss.

Damit die Arbeitsabläufe im HomeOffice besser strukturiert werden können sollte zunächst folgende Vorgehensweise gewählt werden:

  1. eine Aufgabenbestandskontrolle im Hinblick auf die durchzuführenden Tätigkeiten sowie die entsprechende Zeitanforderung. Eine sogenannte Mind-Map kann hierbei wertvolle Hilfsdienste leisten. Im Rahmen dieser Aufgabenbestandskontrolle sollten auch die sogenannten “Zeitfresser” analysiert und eine sogenannte “Ziel-Mittel-Analyse” durchgeführt werden.
  2. Im Rahmen der “Ziel-Mittel-Analyse” sollten die eigenen Stärken und Schwächen ebenfalls analysiert und eine Art Selbstmotivation durchgeführt werden. Die Frage, was genau das Ziel des aktuellen Projekts ist und wie dieses Ziel am effizientesten erreicht werden kann, sollte dabei stets im Vordergrund stehen.

Die Methodiken der Ziel-Mittel-Analyse

Es gibt verschiedene Methodiken, mit denen sich Menschen im Zusammenhang mit der “Ziel-Mittel-Analyse” die Arbeit im HomeOffice erleichtern können. Die gängigsten Methodiken sind

Das Pareto-Prinzip

Dieses Prinzip besagt, dass ein Mensch im HomeOffice 80 Prozent aller erforderlichen Ergebnisse mit einem Aufwand von 20 Prozent erreichen können, wenn sie die Aufgaben und Ziele des aktuellen Projekts auf der Grundlage dem höchsten Zeiterfordernis in den Vordergrund stellen. Mit dem Pareto-Prinzip können sich auch die viel bekannten Probleme wie beispielsweise die “Aufschieberitis”, die auf einer Beschäftigung mehr sehr nebensächlichen Tätigkeiten beruht, vermeiden lassen.

Die sogenannte Salami-Taktik

Wenn die Zielsetzungen und die Erfordernisse zum Erreichen der Ziele festgelegt wurden kann die Salami-Taktik eine sehr gute Methodik darstellen. Die Zielsetzungen werden dabei unterteilt in sogenannte Teilziele, die mit sehr wenig Aufwand erreicht werden können. Die Salami-Taktik hilft vielen Menschen dabei, das komplette Projekt motiviert und konzentriert abzuarbeiten, da die realistisch formulierten Teilziele sehr schnell erreicht werden können.

Die A-B-C-D Methodik

Die sogenannte A-B-C-D Methodik beruht auf dem Eisenhower-Prinzip und sieht vor, dass sämtliche Aufgaben des gesamten Projekts nicht nach dem Zeiterfordernis, sondern vielmehr nach der Wichtigkeit und Dringlichkeit sortiert werden. Diejenigen Aufgaben, die am meisten Priorität genießen, werden dementsprechend auch zuerst erledigt. Als A-Aufgaben sind diejenigen Aufgaben definiert, deren Erledigung keinen Aufschub dulden. Als B-Aufgaben werden diejenigen Aufgaben definiert, die zwar dringlich sind, aber die auch zu einem späteren Zeitpunkt erledigt werden können. C-Aufgaben genießen eine eher geringere Priorität für den Arbeitserfolg und D-Aufgaben lassen sich auch sehr
gut weiter delegiert werden.

Die A-L-P-E-N Methodik

Jedes berufliche Zeitmanagement im HomeOffice lebt von einer konkret formulierten Tagesplanung. Diese Tagesplanung kann auf der Grundlage der A-L-P-E-N Methodik beruhen, wobei die Abkürzung für folgende Begriffe steht

  • A = Arbeitsaufgaben
  • L = voraussichtliche Länge der Arbeitsaufgaben
  • P = Pufferzeiten für spontane andere Aufgaben
  • E = Entscheidung für Aufgaben nach anderen Methodiken
  • N = Nachkontrolle der jeweiligen Tätigkeiten

Die A-L-P-E-N Methodik sollte nur rund 60 Prozent der täglichen Zeit im HomeOffice in Anspruch nehmen. Überdies sollten auch Pausen eingeplant werden, die unter dem Kürzel “P” Berücksichtigung finden.

Die Methodiken des Zeitmanagements erfordern ein hohes Maß an Selbstdisziplin und überdies auch eine schriftliche Fixierung der Aufgaben. Hierbei ist es jedoch unerheblich, ob das gute alte Blatt Papier oder die elektronische Form zur schriftlichen Fixierung gewählt wird. Wichtig ist nur, dass der arbeitende Mensch im HomeOffice sich an diese Pläne hält und nicht davon abweicht. Auch die stille Umgebung für die Tätigkeit ist für den Erfolg unerlässlich und auch die Pausenzeiten sollten eingehalten werden. Gerade bei Tätigkeiten, deren Erfolg von der Kreativität des Menschen
abhängig sind, ist die Pause zwischendurch essenziell. Bereits kleine Pausen zwischendurch helfen dabei, den Kopf wieder freizubekommen und neue kreative Energie durch ein klein wenig Ablenkung zu tanken.

Elektronische Hilfsmittel zur Tagesplanung sind durchaus wichtig und es gibt heutzutage bereits Apps oder Tools für den Computer, mit denen eine Erfolgskontrolle der jeweiligen Arbeitsergebnisse durchgeführt werden können. Gerade im Hinblick auf die Effizienz der Arbeit sind diese Tools ganz besonders wichtig, da sich nicht selten Potenzial für weitere Verbesserungen offenbart. Das berufliche Zeitmanagement im HomeOffice ist dann ein Erfolg, wenn der Mensch sich am Ende eines Tages wohlfühlt und überdies auch seine Aufgaben in der bestmöglichen Qualität und dem geringstmöglichen Zeitaufwand erledigen konnte. Sind diese beiden Aspekte erreicht wird auch eine Grundlage für eine lange und erfolgreiche Tätigkeit im HomeOffice gelegt.

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