Das Büro wird digital, aber wie?

Das Büro wird digital, aber wie?

Das Büro bzw. das Sekretariat ist eine wichtige Schnittstelle im Unternehmen, da dort vielezentrale Prozesse zusammenlaufen. Dies hat oft den täglichen Kampf gegen die Papierflut zur Folge. Dieser Kampf setzt sich in der Regel im Archiv fort. Abhilfe kann in diesen Fällen die Digitalisierung des Büros schaffen, denn ein digitales Büro ist nicht nur schlanker, sondern spart auch Zeit, Geld und Nerven.

Was ist ein digitales Büro?

Beim digitalen Büro handelt es sich um ein Büro, dass ohne Papier auskommt. Daher wird es auch papierloses Büro genannt. Dies ist aber nur die Reinform des digitalen Büros, deren Einführung schon seit Jahren prognostiziert wird. In der Realität ist es besser vom papierarmen Büro zu sprechen, da beispielsweise noch nicht alle Behörden digitale Dokumente akzeptieren. Außerdem möchte so mancher Kunde (noch immer) Papier in der Hand haben. Wie auch immer, das digitale Büro ist in jedem Fall das Ergebnis der Umstellung von Zettelwirtschaft auf digitalisierte Unterlagen. Bis zu welchen Grad du die Umstellung durchführen willst, hängt letztendlich von dir ab.

Vorteile eines digitalen Büros

Ein digitales Büro bietet viele Vorteile. In jedem Fall sparst du Platz, denn Aktenschränke und andere Formen der Ablage brauchst du nicht mehr. Außerdem kannst du den Archivraum im Keller für andere Zwecke nutzen. Weiter wird dein Schreibtisch von Papierstapeln, die wie Pilze aus der Erde schießen, befreit. So verschaffst du dir ein besseres Arbeitsklima und kannst dich auf deine Arbeit besser konzentrieren. Dies sind aber nicht die einzigen Vorteile eines digitalen Büros. Als weitere Vorteile werden genannt:

  • Schutz von vertraulichen Informationen vor unbefugtem Zugriff
  • Zugriff auf deine Daten zu jeder Zeit und von jedem Ort
  • Reduzierung von Druckkosten und -material
  • Wegfall des Verlustes von Dokumenten durch Diebstahl, Feuer oder Wasserschäden
  • kein Ausbleichen (Stichwort: Unlesbarkeit) von Dokumenten mehr
  • Wegfall des Aktenschleppens von A nach B

Neben all diesen Vorteilen scheint jedoch ein Vorteil alle anderen zu übertreffen, nämlich der Wegfall der Suche nach Papieren, Dokumenten oder Geschäftsbriefen. Denn all diese Unterlagen können digital mit einem Stichwort gesucht bzw. gefunden werden.

Wo liegt der Haken?

Zugegeben, ganz ohne Haken ist das digitale Büro nicht. So haben viele Unternehmerinnen und Unternehmer Angst vor einem Datenverlust oder Datenklau, die im Vergleich zu Feuer, Wasserschäden oder Diebstahl von Papier als wahrscheinlicher eingestuft werden. Diese Ängste sind zwar berechtigt, allerdings solltest du dir bewusst machen, dass es keine absolute Sicherheit, weder analog noch digital, gibt. Im digitalen Büro heißt der wichtigste Schutz Datensicherung. Dieser erfolgt beispielsweise in der Cloud. Denn so werden deine Daten nicht nur vor dem Zugriff Unbefugter, sondern auch vor dem Kaputtgehen des eigenen Computers bzw. Laptops, wie beispielsweise durch Feuer oder Wasser, geschützt.

Ein weiterer “Haken” betrifft die Umstellung an sich. So müssen sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bzw. Kundinnen und Kunden auf das neue, digitale Büro ein- bzw. umstellen. Deshalb solltest du diese vorab kommunizieren, damit die Digitalisierung für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bzw. Kundinnen und Kunden nicht über Nacht hereinbricht. Außerdem kannst du so vorab Bedenken ausräumen.

Von analog auf digital umstellen

Ängste und Befürchtungen vor dem digitalen Büro sind eine Seite der Medaille. Die andere ist der Umstellungsprozess an sich. Denn es dauert eine gewisse Zeit, bis alle relevanten Dokumente digitalisiert sind und sich die neuen Arbeitsprozesse eingespielt haben. So müssen beispielsweise Anmerkungen oder Notizen digital verfügbar gemacht werden. Erfolgen sie handschriftlich am Ausdruck, läuft der Vorteil der Digitalisierung ins Leere.

“Durchhalten” lautet hier die Parole, denn die Vorteile eines digitalen Büros zeigen sich erst, wenn ein gewisser Grundbestand an Dokumenten digital vorhanden ist. Dieser liegt, je nach Unternehmen und Branche, bei 100 bis 200 Dokumenten.

Digitaler Büroservice

Im Zuge der Digitalisierung deines Büros solltest du auch überlegen, ob es sich lohnt, dein Büro auszulagern. Dabei werden als Grund am häufigsten Zeit- und Kosteneinsparung genannt. Ein digitaler Büroservice bietet dir jedoch weitaus mehr Vorteile, auch wenn die Kosten ein wichtiger Faktor sind. So übernimmt dein digitales Büro beispielsweise das Einscannen von Dokumenten und/oder Geschäftsbriefen. Außerdem sorgen die Profis des digitalen Büros dafür, dass deine Daten nicht nur gepflegt und aktualisiert, sondern auch geschützt werden. Des Weiteren sorgen die freundlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Büroservices dafür, dass deine digitale Ablage “richtig” funktioniert, sodass du deine Unterlagen schnell und einfach findest. So läufst du nicht Gefahr, dich im digitalen Ablage-Dschungel zu verlaufen.

Fazit

Das digitale Büro wird schon seit vielen Jahren propagiert. Doch in der Realität ist das papierlose Büro aber noch nicht vollständig angekommen. Daher wird aktuell von einem papierarmen Büro gesprochen, um v.a. den Anforderungen der Behörden nachzukommen. Trotzdem liegen die Vorteile eines digitalen Büros auf der Hand, da es nicht nur Platz spart, sondern auch viele Büroaufgaben erleichtert. Durch die Auslagerung des digitalen Büros kannst du zusätzlich Kosten sparen.

Oft werde ich gefragt: „Und, was machen Sie beruflich?“

Oft werde ich gefragt: „Und, was machen Sie beruflich?“

Ich betreibe einen Schreibservice und bin im Rahmen dessen hauptsächlich als freiberufliche Mitarbeiterin für Transkriptionsbüros tätig. Heißt, ich bekomme von dort Angebote für Aufträge und kann entscheiden, ob ich sie annehme oder nicht. So sind Aufträge eigentlich immer vorhanden. Diese werden dann vorher besprochen. Auch bei Rückfragen bekommt man eine prompte Antwort und wird bei Problemen nicht im Regen stehen gelassen. Dank Internet läuft alles problemlos, Aufträge werden heruntergeladen, fertige Transkripte gehen per E-Mail zurück. Auch wenn es mit einem Transkriptionsbüro vielleicht eine besonders gute Zusammenarbeit gibt, muss man aufpassen, dass man nicht unter die Kriterien der Scheinselbständigkeit fällt. Mehrere Auftraggeber sind da schon gut. Das heißt aber auch, dass ein gut strukturiertes Arbeiten notwendig ist, um die Aufträge auch wirklich schaffen zu können.

Ich denke, es ist eine sehr interessante Arbeit, da sich die Aufträge nicht immer um das gleiche Thema drehen. Für Abwechslung ist immer gesorgt. Ich würde sagen, man lernt ständig dazu, schreibt über Themen, mit denen man sich sonst nie beschäftigt hätte und die aber doch interessant sind.

Was heißt es eigentlich, Transkripte zu schreiben?

Ganz einfach gesagt: Man schreibt auf, was andere Personen gesagt haben und das Ganze nach den Regeln, die der Kunde möchte. Die Texte gehören dem Kunden. Daher steht Verschwiegenheit ganz oben auf der Agenda.

Gehör und Konzentration sind die halbe Miete

Ein gutes Gehör und einen ruhigen, ungestörten Arbeitsplatz. Als freie Mitarbeiterin arbeite ich zu Hause. Das hat den Vorteil, dass ich mir den Arbeitsplatz nach meinem Geschmack und wie es mir passt eingerichtet habe. Und ob ich im Ballkleid oder in Jogginghose arbeite, interessiert niemanden. Immer so, wie ich mich beim Arbeiten wohlfühle UND, wie ich mich am Besten konzentrieren kann. Denn, Konzentration ist das A und O beim transkribieren. Mit dauernden Ablenkungen kommt man nicht vorwärts. Mit jeder neuen Tonaufnahme hat man mindestens eine neue Stimme im Ohr. Auf die muss man sich einstellen, jeder redet anders. Einer schneller, einer langsamer, mit Dialekt, ohne Dialekt… Und wenn dann fünf und mehr Personen um das Mikrofon sitzen, muss man schon sehr genau zuhören, wer da grade spricht.

Auf das Thema einlassen

Im Laufe der sieben Jahre, in denen ich transkribiere, habe ich gelernt, dass man sich auf das Thema einlassen muss, man muss mitdenken oder es zumindest versuchen. Weil, ich kann nichts ordentlich schreiben, wenn ich den Sinn nicht verstehe. Erste Adresse ist in solchen Fällen immer Google. Ein wenig einlesen, wenigstens im Groben wissen, um was es geht. Fachbegriffe werden gesucht, dann schreibt es sich meist leichter. Manchmal braucht man Google aber auch nur um zu sehen, ob es für die gebrauchten Worte auf Denglisch schon eine offizielle Schreibweise gibt.

An die Deadline muss man sich halten

Apropos schreiben. Voraussetzung ist eine angemessene Geschwindigkeit beim Schreiben. Im „Adler-Such-Modus“ wird das nichts. Hat man das nicht irgendwo gelernt, so wie ich, wird man aber im Laufe der Zeit immer schneller, Learning by Doing sozusagen. Was allerdings auch eine Frage des Themas ist. Schwierige Themen, die mit vielen Fremdwörtern gespickt sind, gehen nicht so flüssig von der Hand. Gleiches trifft bei schlechten Tonaufnahmen zu. Wenn es rauscht, piept oder ein lauter Hintergrund ist, heißt es einen Satz dreimal hören, bis man alles versteht. Wie man zu einer guten Tonaufnahme kommt, habe ich bereits in einem anderen Blogartikel erwähnt. In den Fällen ist dann wieder eine gute Abstimmung mit dem Auftraggeber wichtig. Für jeden Auftrag gibt es eine Deadline. Einfach nicht liefern oder fünf Minuten vorher den Auftrag mit „ich kann das nicht schreiben“ zurückgeben… das geht nicht. Weil, komme ich mit einer Aufnahme nicht klar, meist, weil ich den Dialekt nicht verstehe, merke ich das ziemlich schnell.

Die Qualitätskontrolle erfolgt zum Schluss

Sicherheit in Rechtschreibung und Grammatik muss ich nicht weiter erwähnen. Flüchtigkeitsfehler passieren leider trotzdem. Daher steht bei mir als letzter Arbeitsgang immer die Rechtschreibprüfung. Ohne die geht kein Transkript raus.

Das richtige Equipment erleichtert die Arbeit

Das nützt aber alles nichts, ohne die nötige technische Ausstattung. Man braucht ein Transkriptionsprogramm, ich bevorzuge da F4, und natürlich einen Rechner, der die Tonaufnahmen und Videos ruckelfrei wiedergeben kann. Kopfhörer sind auch ein wichtiges Thema. Hier kommt es nicht auf tollen Sound an, sondern, dass die Sprache klar ankommt. Eine große Arbeitserleichterung ist das Fußpedal. So können die Finger auf der Tastatur bleiben und man muss nicht dauernd die entsprechende Taste suchen. Wobei auch die Tastatur ein wichtiger Punkt ist. Ich arbeite inzwischen mit einer ergonomisch geformten Tastatur. Für Vielschreiber mit den berufstypischen Verspannungen und Problemen in den Handgelenken meiner Meinung nach unerlässlich.

Transkription ist keine Arbeit, die man mal eben so nebenbei machen kann, keine Beschäftigungstherapie, für die man auch noch Geld bekommt. Man muss auch hier eine gewisse Berufsehre entwickeln, sich dahinterklemmen, immer bestrebt sein, die bestmögliche Qualität abzuliefern. Jedes Wort kann man nicht immer verstehen, aber sich bemühen, die Zahl der unverständlichen Worte so gering wie möglich zu halten. Wenn der Auftraggeber, also in meinem Fall die Transkriptionsbüros, für die Korrektur meiner Transkripte die gleiche Zeit brauchen wie ich für das Schreiben, dann ist das Ziel verfehlt, dann war es keine gute Arbeit.

Titelbild von orlando rahman | shutterstock