Das Büro wird digital, aber wie?

Das Büro wird digital, aber wie?

Das Büro bzw. das Sekretariat ist eine wichtige Schnittstelle im Unternehmen, da dort vielezentrale Prozesse zusammenlaufen. Dies hat oft den täglichen Kampf gegen die Papierflut zur Folge. Dieser Kampf setzt sich in der Regel im Archiv fort. Abhilfe kann in diesen Fällen die Digitalisierung des Büros schaffen, denn ein digitales Büro ist nicht nur schlanker, sondern spart auch Zeit, Geld und Nerven.

Was ist ein digitales Büro?

Beim digitalen Büro handelt es sich um ein Büro, dass ohne Papier auskommt. Daher wird es auch papierloses Büro genannt. Dies ist aber nur die Reinform des digitalen Büros, deren Einführung schon seit Jahren prognostiziert wird. In der Realität ist es besser vom papierarmen Büro zu sprechen, da beispielsweise noch nicht alle Behörden digitale Dokumente akzeptieren. Außerdem möchte so mancher Kunde (noch immer) Papier in der Hand haben. Wie auch immer, das digitale Büro ist in jedem Fall das Ergebnis der Umstellung von Zettelwirtschaft auf digitalisierte Unterlagen. Bis zu welchen Grad du die Umstellung durchführen willst, hängt letztendlich von dir ab.

Vorteile eines digitalen Büros

Ein digitales Büro bietet viele Vorteile. In jedem Fall sparst du Platz, denn Aktenschränke und andere Formen der Ablage brauchst du nicht mehr. Außerdem kannst du den Archivraum im Keller für andere Zwecke nutzen. Weiter wird dein Schreibtisch von Papierstapeln, die wie Pilze aus der Erde schießen, befreit. So verschaffst du dir ein besseres Arbeitsklima und kannst dich auf deine Arbeit besser konzentrieren. Dies sind aber nicht die einzigen Vorteile eines digitalen Büros. Als weitere Vorteile werden genannt:

  • Schutz von vertraulichen Informationen vor unbefugtem Zugriff
  • Zugriff auf deine Daten zu jeder Zeit und von jedem Ort
  • Reduzierung von Druckkosten und -material
  • Wegfall des Verlustes von Dokumenten durch Diebstahl, Feuer oder Wasserschäden
  • kein Ausbleichen (Stichwort: Unlesbarkeit) von Dokumenten mehr
  • Wegfall des Aktenschleppens von A nach B

Neben all diesen Vorteilen scheint jedoch ein Vorteil alle anderen zu übertreffen, nämlich der Wegfall der Suche nach Papieren, Dokumenten oder Geschäftsbriefen. Denn all diese Unterlagen können digital mit einem Stichwort gesucht bzw. gefunden werden.

Wo liegt der Haken?

Zugegeben, ganz ohne Haken ist das digitale Büro nicht. So haben viele Unternehmerinnen und Unternehmer Angst vor einem Datenverlust oder Datenklau, die im Vergleich zu Feuer, Wasserschäden oder Diebstahl von Papier als wahrscheinlicher eingestuft werden. Diese Ängste sind zwar berechtigt, allerdings solltest du dir bewusst machen, dass es keine absolute Sicherheit, weder analog noch digital, gibt. Im digitalen Büro heißt der wichtigste Schutz Datensicherung. Dieser erfolgt beispielsweise in der Cloud. Denn so werden deine Daten nicht nur vor dem Zugriff Unbefugter, sondern auch vor dem Kaputtgehen des eigenen Computers bzw. Laptops, wie beispielsweise durch Feuer oder Wasser, geschützt.

Ein weiterer “Haken” betrifft die Umstellung an sich. So müssen sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bzw. Kundinnen und Kunden auf das neue, digitale Büro ein- bzw. umstellen. Deshalb solltest du diese vorab kommunizieren, damit die Digitalisierung für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bzw. Kundinnen und Kunden nicht über Nacht hereinbricht. Außerdem kannst du so vorab Bedenken ausräumen.

Von analog auf digital umstellen

Ängste und Befürchtungen vor dem digitalen Büro sind eine Seite der Medaille. Die andere ist der Umstellungsprozess an sich. Denn es dauert eine gewisse Zeit, bis alle relevanten Dokumente digitalisiert sind und sich die neuen Arbeitsprozesse eingespielt haben. So müssen beispielsweise Anmerkungen oder Notizen digital verfügbar gemacht werden. Erfolgen sie handschriftlich am Ausdruck, läuft der Vorteil der Digitalisierung ins Leere.

“Durchhalten” lautet hier die Parole, denn die Vorteile eines digitalen Büros zeigen sich erst, wenn ein gewisser Grundbestand an Dokumenten digital vorhanden ist. Dieser liegt, je nach Unternehmen und Branche, bei 100 bis 200 Dokumenten.

Digitaler Büroservice

Im Zuge der Digitalisierung deines Büros solltest du auch überlegen, ob es sich lohnt, dein Büro auszulagern. Dabei werden als Grund am häufigsten Zeit- und Kosteneinsparung genannt. Ein digitaler Büroservice bietet dir jedoch weitaus mehr Vorteile, auch wenn die Kosten ein wichtiger Faktor sind. So übernimmt dein digitales Büro beispielsweise das Einscannen von Dokumenten und/oder Geschäftsbriefen. Außerdem sorgen die Profis des digitalen Büros dafür, dass deine Daten nicht nur gepflegt und aktualisiert, sondern auch geschützt werden. Des Weiteren sorgen die freundlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Büroservices dafür, dass deine digitale Ablage “richtig” funktioniert, sodass du deine Unterlagen schnell und einfach findest. So läufst du nicht Gefahr, dich im digitalen Ablage-Dschungel zu verlaufen.

Fazit

Das digitale Büro wird schon seit vielen Jahren propagiert. Doch in der Realität ist das papierlose Büro aber noch nicht vollständig angekommen. Daher wird aktuell von einem papierarmen Büro gesprochen, um v.a. den Anforderungen der Behörden nachzukommen. Trotzdem liegen die Vorteile eines digitalen Büros auf der Hand, da es nicht nur Platz spart, sondern auch viele Büroaufgaben erleichtert. Durch die Auslagerung des digitalen Büros kannst du zusätzlich Kosten sparen.

Das Outsourcen des Büros ist (k)eine Gretchenfrage

Das Outsourcen des Büros ist (k)eine Gretchenfrage

Das Auslagern verschiedener Stufen der Produktion, auch Outsourcing genannt, ist schon seit einigen Jahrzehnten bekannt. Nun ist das Outsourcen auch im Büro angekommen. Gründe dafür sind u.a. die sog. digitalen Nomaden, die über keine Geschäftsräume (mehr) verfügen. Aber auch viele Gründerinnen und Gründer entscheiden sich zusehends für einen digitalen Schreibservice. Klassische Klein- und Mittelbetriebe gelten in diesem Bereich jedoch als traditionell, da sie, so die gängige Meinung, alle Geschäftsbereiche lieber unter dem eigenen Dach haben. Allerdings zeigt der Trend in eine andere Richtung, denn das Outsourcen von administrativen Tätigkeiten ist auch für KMUs (kleine und mittlere Unternehmen) von Interesse.

Verloren im Dschungel von administrativen Tätigkeiten

Die Aufgaben und Tätigkeiten eines Sekretariats werden oft unter- oder v.a. von Gründern falsch eingeschätzt. In kleineren Unternehmen wird immer mehr auf die Sekretärin bzw. den Sekretär, oft aus Kostengründen, verzichtet. Gründe dafür sind schnell gefunden, wie zum Beispiel:

  • “Meine E-Mails kann ich auch selbst beantworten.”
  • “Mit meinem Handy bin ich immer und überall erreichbar.”
  • “In meiner Ablage kenne nur ich mich aus.”

Zugegeben, diese Gründe für den Verzicht eines Sekretariats mögen zutreffen. Allerdings wird selten bedacht, dass Kommunikation und Ablage nur reibungslos funktionieren, wenn sie gut organisiert sind. Und so finden sich manche Gründer und Kleinunternehmer schnell in einem Dschungel von administrativen Aufgaben wieder, die sie nur schwer bewältigen können. Mit anderen Worten, der Wunsch nach einer Person, die das Alles ohne großes Aufsehen erledigt und organisiert, wird immer lauter. Aber, dummerweise wurde für diese Person kein Budget eingeplant.

Sachbearbeiter und Facharbeiter sind keine Bürokräfte

Um dem Dschungel zu entfliehen, erscheint die Verteilung der Sekretariatsaufgaben auf verschiedene Mitarbeiter, die kostengünstigste Lösung zu sein. Diese Entscheidung kann, abgesehen vom Unmut der Mitarbeiter (“Ich bin doch keine Sekretärin!”), jedoch fatale Folgen aufgrund der Doppelbelastung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben, wie zum Beispiel:

  • Verzögerungen bei den Kernaufgaben der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
  • Verschlechterung des Betriebsklimas
  • Doppelte Bearbeitung mangels Koordination

Dies führt nicht nur zu einer Ausweitung des administrativen Dschungels auf andere Bereiche, sondern kostet auch Zeit und Geld. Im schlimmsten Fall leidet sogar das Image des Unternehmens, wenn Kunden den Eindruck bekommen, dass die linke Hand nicht weiß, was die rechte tut.

Outsourcen des Büros

Um dem administrativen Dschungel endgültig den Garaus zu machen, bietet sich das Auslagern der oft ungeliebten Tätigkeiten an und du bzw. deine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können sich wieder ihren eigentlichen Aufgaben im vollen Umfang widmen.

Das Outsourcing von Aufgaben des Sekretariats macht aber auch Sinn, wenn ein Büro vorhanden ist. So kann ein digitaler Büroservice zu Spitzenzeiten das eigene Büro entlasten. Wichtig ist dabei in

jedem Fall, dass die Kommunikation zwischen Unternehmen und Büroservice genau abgestimmt wird. Außerdem gehört ein gewisses Vertrauen sowie die Bereitschaft für das Auslagern an Dritte dazu.

Ist das Eine oder das Andere nicht oder nur gering vorhanden, solltest du diesen Schritt überdenken. Denn ständiges Misstrauen hindert die Profis eines digitalen Büroservices an ihrerArbeit. Dies kann zu Unzufriedenheit führen, welche das Misstrauen erhöht, gefolgt von Unzufriedenheit, erhöhten Misstrauen usw. Mit einem Wort, die Spirale dreht sich immer weiter nach unten.

Faktor Digitalisierung beim Outsourcen

Bei der Vergabe von Bürotätigkeiten an Dritte solltest du vorab bedenken, dass dein digitaler Büroservice nicht zwangsläufig seinen Sitz um die Ecke hat. Deshalb ist die Auslagerung des Büros eng mit der Digitalisierung des Büros verbunden. Denn der ortsunabhängige Zugriff auf Daten, Briefe und/oder Dokumente ist nur in digitalisierter Form möglich. Sollte dein Büro bis jetzt noch nicht digital sein, dann brauchst du trotzdem nicht auf diesen Service zu verzichten. Denn dieser hilft dir auch dabei, dein Büro zu digitalisieren. Dies hat den Vorteil, dass deine Daten gleich beim Start des digitalen Büros richtig organisiert und abgelegt werden. Denn der administrative Dschungel schleicht sich auch schnell ins digitale Büro ein.

Bei welchen Tätigkeiten macht das Outsourcen Sinn?

Die Frage, welche Bürotätigkeiten nun ausgelagert werden sollen, lässt sich nicht einheitlich beantworten. Denn sie richtet sich nach den Bedürfnissen des jeweiligen Unternehmens. Diesen kommt ein digitaler Büroservice entgegen, da sich die einzelnen Dienstleistungen in einer Art Baukastensystem zusammenstellen lassen. So reicht es manchen Unternehmen nur das Telefon auszulagern, während andere auch den Schriftverkehr an einen Büroservice übergeben. Weitere Dienstleistungen, die Angeboten werden, sind zum Beispiel:

  • Erstellen und versenden von Rechnungen, Lieferscheinen etc.
  • Mahnwesen
  • Übersetzungsservice
  • Terminkoordination
  • vorbereitende Buchhaltung

Fazit

Das Outsourcen von administrativen Tätigkeiten an einen externen Dienstleister spart nicht nur Personalkosten, sondern auch Zeit und Nerven. Dabei müssen nicht alle Aufgaben eines Büros ausgelagert werden und auch nicht dauerhaft. Für welche Tätigkeiten das Outsourcing Sinn macht, entscheidest du – am besten in Abstimmung mit deinem digitalen Büroservice.

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Die richtige Verwendung von “als” und “wie

Die richtige Verwendung von “als” und “wie

Es kommt bei dem Vorgang des Schreibens nicht selten vor, dass ein Vergleich zwischen zwei Fakten oder Objekten hergestellt wird, um dem Leser ein genaueres Bild des beschriebenen Sachverhalts zu vermitteln. Diese Vergleiche werden in der Regel mit den Wörtern “als” oder “wie” formuliert. Bei vielen Textern oder Publizisten kommt jedoch im Zusammenhang mit diesen beiden Wörtern die Frage auf, wann genau welches Wort verwendet wird. Diese Frage beschäftigt die meisten Texter sowohl beim Schreiben selbst als auch beim abschließenden Korrekturlesen, dabei ist die Antwort relativ simpel und eindeutig.

Die No-Go-Formulierung

Landläufig hat sich eine Formulierung eingebürgert, die auf jeden Fall als grundlegend falsch angesehen werden muss. Die Kombination “als wie” liest sich nicht nur schrecklich, sie hat auch eine absolut gegensätzliche Bedeutung. Der Grund dafür ergibt sich aus der Regelung, die für die Verwendung der beiden Wörter “als” und “wie” zugrunde gelegt wird. Ein guter Texter weiß dementsprechend, dass diese Kombination auf gar keinen Fall bzw. nur in extremen unvermeidlichen Ausnahmesituationen verwendet wird.

Eine Gemeinsamkeit der beiden Wörter

Die Gemeinsamkeit der Wörter “wie” und “als” ist der Umstand, dass eine Beziehung zwischen zwei Dingen zum Ausdruck gebracht werden soll. Für den Leser wird es dadurch leichter, die Kernbotschaft des Textes zu erfassen. Dies ist jedoch nur dann möglich, wenn die beiden Wörter “als” und “wie” im korrekten Zusammenhang von dem Texter Verwendung finden. Die unkorrekte Verwendung der beiden Wörter ist ein Fehler, der recht häufig vorkommt und das Verständnis des Lesers im Hinblick auf die Kernbotschaft des Textes merklich erschwert. Da jeder Texter bzw. Publizist jedoch ein Interesse an einem inhaltlich korrekten Text hat, sollte die Regelung im Hinblick auf die Verwendung der beiden Wörter “als” und “wie” auf jeden Fall bekannt sein.

Wann wird welches Wort verwendet?

Im Endeffekt gibt es eine sehr simple Regelung, wann das Wort “als” und wann das Wort “wie” verwendet wird. Es kommt grundlegend darauf an, was du mit dem Vergleich in deinem Text bzw. Deiner Publikation zum Ausdruck bringen möchtest. Möchtest du zwischen zwei Objekten oder zwei Fakten im Zuge eines Vergleichs eine Gleichheit zum Ausdruck bringen, dann verwendest du das Wort “wie”. Das eine von dir beschriebene Objekt oder das eine von dir beschriebene Faktum ist dann identisch mit dem anderen Objekt oder Faktum. Ein Beispiel hierfür wäre: “Ein Ball rollt wie jeder andere Ball!”.

Möchtest du allerdings mit deinem Vergleich auf einen Unterschied zwischen zwei Objekten oder Fakten zum Ausdruck bringen verwendest du das Wort “als”. Du unterstreichst dann in deinem Text, dass das eine Objekt oder das eine Faktum anders ist als das andere Objekt bzw. Faktum. Ein Beispiel hierfür wäre: “Ein Sportwagen fährt schneller als ein Fahrrad!”.

Die Verwendung der beiden Wörter “als” und “wie” ist in der deutschen Grammatik eindeutig geregelt. Im Hinblick auf die “No-Go-Formulierung” gibt es jedoch eine Ausnahme, die sich aus dem Satzbau heraus ergeben kann. Durch die sogenannten Schachtelsätze, die jeder Texter gern vermeidet, kann sich diese Konstellation “als wie” durchaus ergeben. In diesem Fall empfiehlt es sich, den Text einmal professionell Korrekturlesen zu lassen.

Was macht ein digitaler Büroservice?

Was macht ein digitaler Büroservice?

Ein gut geführtes Sekretariat gilt in vielen Branchen noch immer als die Visitenkarte des Unternehmens. Gleichzeitig stellen sich viele Unternehmerinnen und Unternehmer die Frage, ob Mann/Frau ein eigenes Sekretariat überhaupt noch braucht. Denn im Zuge der Digitalisierung des Büros werden viele typische Aufgaben des Sekretariats per Computer bzw. Mouseclick erledigt. Dabei wird jedoch oft vergessen, wie viel Arbeitszeit hinter der Erledigung von typischen Sekretariatsaufgaben steckt.

Digitaler Büroservice als Alternative

Eine Möglichkeit, die Dienstleistungen eines Sekretariats in Anspruch zu nehmen, ohne dass eines im Unternehmen geführt werden muss, ist das Outsourcing der Aufgaben an einen digitalen Büroservice. Der Vorteil dieser Dienstleister ist, dass “dein Büro” professionell betreut wird, wobei du nicht alle Aufgaben an das Büro auslagern musst. Denn in der Regel kannst du dir die Tätigkeiten in einer Art Baukastensystem zusammenstellen.

Dienstleistungen eines digitalen Büroservices

Zwar variieren die angebotenen Dienstleistungen von Anbieter zu Anbieter, aber in der Regel fallen unter das Outsourcing von administrativen Aufgaben folgende Tätigkeiten:

  • interne und externe Bürokommunikation (Post, E-Mail, Telefon)
  • Terminkoordination und Geschäftsreisen
  • Büroorganisation (Ablage und digitale Datenpflege)
  • Buchhaltung

Interne und externe Bürokommunikation

Telefonanrufe kommen in der Regel immer zum falschen Zeitpunkt: Entweder du bist in einem Meeting oder mitten im Arbeitsprozess – das (Mobil-)Telefon läutet gnadenlos. Hier kann ein professioneller Telefonservice Abhilfe schaffen, denn deine Anrufer landen dann nicht in der Mailbox, sondern der Anruf wird angenommen. So können manche Fragen sogleich beantwortet werden. Dies entlastet nicht nur dich, sondern steigert auch die Zufriedenheit deiner Kunden.

Ähnlich verhält es sich mit der Postannahme. Handelt es sich um die Korrespondenz, wird dir diese digital (als Scan) weitergeleitet. So bist du auch auf Geschäftsreisen postalisch erreichbar. Ein digitaler Büroservice nimmt aber nicht nur deine Post an, sondern erledigt auch deinen Schriftverkehr. Dazu gehört zum Beispiel:

  • Vorlagen und Serienbriefe erstellen
  • säumige Zahler erinnern und mahnen
  • Lieferscheine, Angebote und Rechnungen bearbeiten

Terminkoordination und Geschäftsreisen

Steht der Telefonservice in Verbindung mit deiner Terminkoordination, können auch diese Anfragen schnell bearbeitet werden. Bei Bedarf werden auch Räumlichkeiten für Termine organisiert.

Steht eine Geschäftsreise an, ist das Flug- bzw. Bahnticket schnell im Internet gebucht. Damit jedoch die An- und Abreise mit deinen Terminen abgestimmt ist, also keine unnötigen Wartezeiten vor Ort bzw. während der Reise entstehen, müssen die verschiedenen Reisemöglichkeiten vorab gecheckt werden, was zu einem mühsamen Unterfangen werden kann. Kommt bei der Buchung noch ein Hotel oder ein Restaurant für ein Geschäftsessen hinzu, braucht es Zeit, diese zu finden. Ein digitaler Service bringt dir bei Geschäftsreisen folgende Vorteile:

  • Suche nach der besten Reiseverbindung (inkl. Reiseplan)
  • Hotelbuchung aufgrund von Erfahrungen (Lage, Ausstattung etc.)
  • Empfehlungen für dein Geschäftsessen (Lage, Atmosphäre, Qualität von Speisen, Getränke und Service, besondere Wünsche wie beispielsweise “vegan” oder “Sushi”)

Außerdem übernimmt ein dein digitales Büro die Abrechnung der Geschäftsreise, sodass du dich nach der Rückreise auf deine eigentliche Arbeit konzentrieren kannst.

Büroorganisation

Ordnung am Schreibtisch steigert nicht nur Produktivität, sondern schafft auch ein besseres Arbeitsklima. Allerdings sammeln sich Stöße von Papieren und Briefen oft wie von selbst an. Sich aus dieser Papierflut zu befreien, kostet Zeit und ist mit großer Unlust verbunden. Aber nicht nur der Schreibtisch ist eine Suchfalle. Auch unorganisierte Aktenschränke oder schlechte Abheftungssysteme kosten Zeit und Nerven. Dies gilt übrigens auch für die digitale Form derAblage. Damit du mit Ablage und/oder Suche keine Zeit mehr verschwenden muss, solltest du die Ablage den Profis eines Büroservices überlassen. Dies hat nicht nur den Vorteil, dass dir deine Unterlagen digital zur Verfügung stehen, sondern auch, dass du diese schnell und einfach findest.

Zur Büroorganisation gehört aber nicht nur die Ablage, sondern auch die Datenpflege. Denn die Vorteile der Digitalisierung nützen dir nichts, wenn neue Daten nicht erfasst und bestehende Daten nicht aktualisiert bzw. gepflegt werden.

Buchhaltung

Nicht nur für Gründer ist die Buchhaltung ein lästiges Übel. Denn sie nimmt nicht nur Zeit in Anspruch, sondern muss auch korrekt sein. Zudem ist der Umgang mit Zahlen nicht jedermanns Sache. Daher bringt es Vorteile, wenn diese “lästige Aufgabe” an ein digitales Büro ausgelagert werden kann. So wird deine Buchhaltung von Profis vorbereitet.

Fazit

Einem digitalen Büroservice können vielfältige Aufgaben übertragen werden, die weit über die typischen Tätigkeiten eines Sekretariats hinausgehen. Dabei musst du nicht alle möglichen Dienstleistungen buchen, sondern du kannst diese nach deinen Bedürfnissen zusammenstellen. Sicher ist, dass du mit dem Outsourcing Zeit und Nerven sparst, sodass du dich voll auf deine eigentliche Arbeit konzentrieren kannst.

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Das Telefoninterview – Fluch und Segen

Das Telefoninterview – Fluch und Segen

Sehr viele Interviews werden heute per Telefon geführt. Meist lohnt es nicht, für ein paar Minuten Gespräch eine große Entfernung zurückzulegen, um das Gespräch persönlich zu führen. Die Reise wäre um ein Vielfaches länger als das Gespräch selbst und die Kosten wären unverhältnismäßig hoch. Da ist es ein Segen, dass man heute überall zum Telefon greifen kann.

Auf die technischen Voraussetzungen kommt es an

Doch das Telefoninterview ist die hohe Schule der Interviewführung. Ich habe vor einiger Zeit ein Skype Interview transkribiert, da war zwischen beiden Gesprächspartnern der halbe Erdball dazwischen. Es war eine Qualität, als würden sich die beiden in einem stillen Raum gegenübersitzen. Leider ist mir das in den vielen Jahren meiner Tätigkeit nur äußerst selten passiert. Ohne die Beachtung der im anderen Blogartikel beschriebenen technischen Voraussetzungen, ist das Ergebnis meist schlecht und erzeugt bei der Transkription mehr als ein Stirnrunzeln und Kopfschütteln. Es bedeutet längere Bearbeitung und mehr unverständliche Worte oder Passagen. Und damit wieder mehr Nachbearbeitung durch den Kunden. Ein Telefoninterview muss besonders gut vorbereitet werden. Eventuell sogar mit einer Probeaufnahme, um die Qualität selbst zu testen. Und bitte bedenken Sie dabei, dass Sie den Wortlaut kennen, der Transkriptionist kennt ihn nicht.

Ausreden lassen und Störgeräusche vermeiden

Aber die Technik allein ist nicht entscheidend. Schwierig bei einem solchen Interview ist, dass man seinen Gesprächspartner nicht sehen kann, mal abgesehen von der Nutzung von Skype oder der Videotelefonie beim Handy. Somit ist man geneigt, durch Hörersignale wie „Mhm“ und „ja“ seinem Gesprächspartner mitzuteilen, dass man noch da ist und zuhört. Den Partner ausreden zu lassen fällt hier besonders schwer, ist aber auch besonders wichtig.

Der Gesprächspartner ist meist leiser als der Fragende, die Stimme ist nicht klar, klingt dumpf, es rauscht vielleicht permanent oder hat andere störende Hintergrundgeräusche. Vielleicht sind auch noch Störungen durch eine unstabile Telefonverbindung und damit eine schwankende Lautstärke dabei. Bei der Transkription heißt das, sich sehr viele Passagen mindestens zweimal, wenn nicht sogar noch öfter anhören zu müssen, um sie zu verstehen. Und wenn dann ein „Mhm“ kommt, steht im Transkript meist an der Stelle ein unverständlich, da es mindestens ein Wort der Antwort überdeckt. Bei eingeworfenen Kommentaren werden die unverständlichen Passagen leider meist entsprechend länger.

Geräusche, die schon im Face to Face-Interview stören, potenzieren sich bei Telefoninterviews. Besonders zu nennen sind hier wieder Papierrascheln, den Kaffee umrühren, ein sprudelndes Getränk eingießen oder das Schreiben auf einer harten Unterlage. Das alles neben dem Mikrofon und man versteht eigentlich fast nichts mehr, beziehungsweise es stört erheblich. Es sind die alltäglichen Dinge, die eigentlich gar nicht auffallen, weil sie selbstverständlich sind. Aber für eine gute Transkription sollten sie unbedingt vermieden werden.

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Warum eine gute Qualität bei Transkriptionen wichtig ist

Warum eine gute Qualität bei Transkriptionen wichtig ist

Als Transkripteurin bin ich bemüht, alles aufzuschreiben was gesagt wird. Unverständliche Worte, nach denen der Satz keinen Sinn mehr ergibt oder sogar unverständliche Passagen sind ein Ärgernis für mich, aber doch hauptsächlich für Sie, den Auftraggeber. Beim Schreiben erfordert es mehr Zeit, da man sich die Stelle mehrfach anhören muss, um es vielleicht doch zu verstehen. Für Sie selbst erfordert es mehr Nacharbeit, weil Sie sich vielleicht an den Wortlaut erinnern und so die Lücken ausbessern müssen.

Da ich diese Arbeit nun schon lange Zeit mache, möchte ich hier über die häufigsten Fehler, die Ihnen sicher gar nicht als Fehler bewusst sind, bei Interviews sprechen. Für die technischen Voraussetzungen einer guten Interviewqualität verweise ich die anderen Blogartikel von mir. Es sind kleine Dinge, an die man sonst gar nicht denkt, die aber die Qualität des Transkripts erheblich beeinflussen.

Auf die Anzahl der Gesprächsteilnehmer sollte geachtet werden

Bitte geben Sie genau an, wieviel Personen am Interview beteiligt sind. Vergessen Sie dabei nicht, sich selbst mitzuzählen. Das erleichtert die Arbeit ungemein. Denn wenn man in der Hälfte ist und plötzlich eine weitere Stimme auftaucht, dann heißt das, dass man sich den ersten Teil zum Stimmenvergleich noch einmal anhört, um sicherzugehen, dass man diese Person, und sei es nur bei einem kurzen Einwurf, nicht schon einmal überhört hat. Damit geht Zeit verloren.

Bei mehr als vier Personen ist es beim Schreiben sehr vorteilhaft, wenn man zu Beginn eine Sprachprobe für jede Person hat. Und damit meine ich nicht, dass die Person nur ihren Namen nennt. Das wäre zu kurz. Zwei Sätze sollten es schon sein. Das ist für mich beim Schreiben die Vergleichsstimme im weiteren Verlauf, um die Personen richtig zuordnen zu können.

Noch besser kann man die Personen zuordnen, gerade bei Gruppen ab sechs Personen, wenn Sie nicht nur das Gespräch aufzeichnen, sondern das Ganze als Video aufnehmen. Fragen Sie doch bitte Ihre Gesprächspartner, ob das möglich ist. Meist werden die Aufnahmen nach der Auswertung doch sowieso gelöscht und sind nicht für die Öffentlichkeit bestimmt. Aber es erleichtert mir die Arbeit ungemein, denn ich muss nicht suchen, welcher Person diese Stimme gehört.

Den Gegenüber ausreden lassen

Lassen Sie Ihren Interviewpartner ausreden. Fallen Sie ihm nicht ins Wort. „Na aber…“ können Sie auch noch sagen, wenn er mit seiner Antwort fertig ist. Dazu gehört auch, dass Sie ihm die nötige Zeit zum Nachdenken für die Antwort geben und nicht bereits nach wenigen Sekunden Ihre Frage konkretisieren. Wenn er die Frage nicht verstanden hat, dann wird er das sicherlich sagen. Denn das reißt den Gesprächspartner aus den Gedanken und nimmt wieder Zeit beim Schreiben in Anspruch, da man Zeilenbeginn und Zeitmarke erst wieder löschen muss. Je nach Regel mit der geschrieben werden soll, hat man vielleicht auch die Sekunden der Pause nicht mitgezählt und muss sich auch die Pause noch einmal „anhören“.

Sprechen Sie mit mehreren Personen oder führen Sie eine Gruppendiskussion durch, dann bitten Sie alle Personen, sich gegenseitig ausreden zu lassen und keine Hintergrundgespräche mit dem Sitznachbarn zu führen.

Vermeiden Sie Hörersignale. Mit einem „Mhm“, „ja“ oder „okay“ überdecken Sie zum Teil ein Wort Ihres Gesprächspartners und schon hat man wieder ein „unverständlich“ im Transkript. Ihr Gegenüber weiß, dass Sie ihm zuhören. In einem normalen Gespräch macht man das ja auch nicht.

Störgeräusche sollten vermieden werden

In dem anderen Beitrag wurde bereits erwähnt, dass man auf eine ruhige Umgebung achten soll. Ich möchte noch einmal darauf eingehen. Konzentration ist beim Schreiben von Transkripten die wichtigste Voraussetzung. Wenn Sie aber in einem Café, Lokal oder ähnlichem sitzen, womöglich noch mit laufender Musik im Hintergrund, dann ist es sehr schwer, sich auf das Gespräch zu konzentrieren, weil das Unterbewusstsein vielleicht auf die Musik abschweift und mitsingt. Glauben Sie mir, bei „We will rock you“ macht man eine Pause, bis es vorbei ist. Manchmal sind auch die Gespräche vom Nachbartisch lauter als Ihr Gespräch. Dann überlegt man wieder, ob die Personen zum Interview gehören oder nicht. Schreiende Kinder, lachende Menschen, klapperndes Geschirr, ganz böse zischende Espressomaschinen… damit sind unverständliche Passagen vorprogrammiert. Oder machen Sie die Probe: Nehmen Sie ein Gespräch auf, stellen die Kaffeetasse neben das Aufnahmegerät und rühren Sie um. Sie verstehen nichts mehr, weil es nur noch klirrt. Oder gießen Sie ein sprudelndes Getränk in ein Glas. Das klingt wie ein Wasserfall und die gesprochenen Worte sind weg. Machen Sie am besten eine kurze Pause und dann ist alles wieder schick. Einen ähnlichen Effekt hat ein lautloses Handy, wenn ein Anruf kommt. Zum einen erzeugt es einen Störton in der Aufnahme und zum anderen ist das Vibrationsbrummen wieder lauter als das Gespräch. Bitte unbedingt Flugmodus einschalten oder es wenigstens nicht auf den Tisch legen.

Interviews draußen aufnehmen ist sicherlich schön. Aber auch hier kommt es auf die Umgebung und die Bedingungen an. Wind ist böse, aber Straßenlärm ist fast noch schlimmer.

Aber auch bei einer ruhigen Umgebung gibt es noch ein paar Dinge, die beachtet werden sollten. Eines davon ist raschelndes Papier. Für die Gesprächsteilnehmer ist das nicht schlimm, bei der Aufnahme manchmal ein KO-Kriterium für die gesprochenen Worte. Und wenn Sie mitschreiben, dann bitte nicht auf einem einzelnen Blatt auf dem Tisch. Legen Sie etwas darunter, dann sind die kratzenden Geräusche wenigstens etwas gedämpft.

Fachbegriffe

Noch kurz zum Interview selbst. Sind viele Fachbegriffe oder Namen, zum Beispiel von Personen, Firmen, Produkten oder Programmen vorhanden, die ein Außenstehender nicht kennen kann, dann machen Sie doch bitte eine Liste. Sie müssen die Fachbegriffe nicht erklären. Aber bei manchen Begriffen verzweifelt man schon allein an der Schreibweise. Namen von Firmen erleichtern das Einlesen in ein Thema ungemein. Dann weiß man, worüber man schreibt. Auf Ihren Wunsch kann das alles anonymisiert werden.

Manchmal spielt die Betonung eine wichtige Rolle

Je nach Transkriptionsregeln kann ich Unterschiede in der Lautstärke ausgleichen. Bei den Regeln, wo es auch auf die Betonung der einzelnen Worte ankommt oder eben Lautstärkeunterschiede beim Reden beachtet werden und wo diese markiert werden sollen, da kann ich die Datei so nicht bearbeiten. Dann wären die Unterschiede weg.

Fazit

Fazit: Sie möchten ein gutes Transkript, ich möchte es gern liefern. Aber dazu brauche ich ein wenig Unterstützung!