Herausforderung Gruppendiskussion

Herausforderung Gruppendiskussion

Gruppendiskussionen, für Sie sicher eine großartige Sache, denn es spart Zeit, Sie müssen nicht mit jedem Teilnehmer einzeln reden, die Gesprächsteilnehmer beflügeln sich gegenseitig und kommen somit auf Antworten, auf die sie im Einzelgespräch vielleicht nicht gekommen wären. Für die Transkription ist die Gruppendiskussion eine besondere Herausforderung. Umso mehr, da bedingt durch die Corona-Situation die Gespräche anders ablaufen, mehr Abstand oder gleich via Skype oder ähnlichem. In einem anderen Artikel bin ich auf Gruppendiskussionen kurz schon eingegangen, möchte das aber noch einmal vertiefen.

Bitte bedenken Sie: Sie kennen das Thema, Sie kennen die Fachbegriffe, Sie sehen die Teilnehmer, wenn sie reden, Sie wenden sich dem gerade redenden Teilnehmer zu und „überhören“ dadurch, wenn jemand dazwischenredet. In der Aufnahme sind im besten Fall alle gleich laut und somit ist eine Stimme, wenn nicht sogar beide, für den „nur Zuhörer“ nicht mehr zu verstehen.

Informationen erleichtern die Transkription

Bitte teilen Sie mit, wie viele Personen am Gespräch teilgenommen haben, inclusive der Personen, die die Fragen stellen, also mindestes Sie selbst. Es verunsichert bei der Transkription ungemein, wenn man die Personenzahl nicht kennt. Plötzlich ist eine andere Stimme da. Gab es die schon einmal? Habe ich das überhört oder war es nur eine andere Betonung einer bereits erfassten Person? Besonders bei Gruppen, wenn ein Geschlecht überwiegt, also mehr oder alle weiblich oder männlich sind, ist die Personenzuordnung ohnehin schon nicht immer einfach. Es wird, je nach Personenzahl und Zusammensetzung der Gruppe, immer eine Stimmprobe zum Vergleich benötigt. Eine Vorstellung der Teilnehmer, die nicht nur aus dem Namen besteht, sondern im besten Fall einige Sätze umfasst, ist da ungemein hilfreich.

Sie möchten von der Gruppe etwas erfahren, das Gespräch später auswerten. Also bitte, moderieren Sie die Diskussion, stellen Sie zu Beginn Regeln auf. Denn: Selbstläufer funktionieren nicht, am Ende reden alle durcheinander. Sicher haben Sie im TV schon einmal eine Diskussion verfolgt und den Kopf geschüttelt, weil alle gleichzeitig reden. Dabei hat man noch den Vorteil, dass man sieht, wer da spricht. Eine einzelne Stimme dann nur nach Gehör rauszufiltern ist äußerst mühsam, teilweise unmöglich. Fragen Sie Ihre Gruppe, ob es möglich ist, statt einer reinen Tonaufnahme ein Video zu drehen. Dann kann ich sehen wer gerade redet. Oder legen Sie eine Reihenfolge fest, sprechen Sie die Teilnehmer mit ihrem Namen an. Diese zu anonymisieren ist keine große Sache. Oder verteilen Sie Platzkarten, Teilnehmer A, B, C und so weiter und sprechen Sie die Personen so an. Das hätte auch zur Folge, dass Sie, trotz dieser Anonymisierung, auch bei der Auswertung wissen, wer, was gesagt hat. Aber auch wichtig: Fallen Sie den Teilnehmern nicht selbst ins Wort, lassen Sie sie ausreden.

Eine typische Situation ist zum Beispiel auch, wenn jemand redet und alle anderen anfangen zu lachen. Der Teilnehmer redet weiter, ist aber nicht mehr zu verstehen. Bitten Sie ihn doch, das Gesagte noch einmal zu wiederholen, denn oft ergibt der Rest, wenn man ihn wieder versteht, keinen Sinn mehr.

Den richtigen Ton treffen

Aktuell leben wir in der Corona-Zeit. Bitte beachten Sie den Ton bei der Aufnahme besonders. Eventuell sitzen die Teilnehmer weiter auseinander. Damit wird die Aufnahme viel leiser. Man kann den Ton verstärken, aber leider verstärkt man damit nicht nur die Sprache, sondern auch alle Nebengeräusche oder es entsteht ein Rauschen. Bei einer Gruppe ist immer eine gewisse Unruhe im Hintergrund. Man kann schließlich nicht erwarten, dass alle stocksteif dasitzen. Aber bitten achten Sie auf weitere Störquellen. Schließen Sie die Fenster. Lieber eine Pause mehr, in der gelüftet wird, als permanenter Verkehrslärm in der Aufnahme. Weitere Tipps für eine gute Aufnahme finden Sie in einem anderen Blogbeitrag.

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Teil 1: Die effektive Bürogestaltung

Teil 1: Die effektive Bürogestaltung

Georg Lichtenberg hat dereinst gesagt, dass grundsätzlich Unkenntnis darüber besteht, ob etwas alleinig durch den Umstand der Veränderung Verbesserung eintritt. Lichtenberg war sich jedoch sicher, dass eine Veränderung für eine Verbesserung als Grundsatz angesehen wird. Die Arbeit im Büro ist für dieses Zitat regelrecht prädestiniert, da sich gute Arbeitsergebnisse nur durch eine perfekt ausgearbeitete Büroorganisation erreichen lässt. Die Gestaltung der Büroräumlichkeiten ist dementsprechend für organisierte Arbeitstätigkeiten grundlegend und Ordnung ist bekanntermaßen dabei das halbe Leben!

Die richtige Ausstattung wählen

Zur Grundausstattung eines jeden Büros gehört selbstverständlich ein Schreibtisch, auf welchem alle für die Arbeitstätigkeit erforderlichen Werkzeuge wie beispielsweise ein Laptop oder ein Telefon Platz finden. Der Schreibtisch sollte stabil und einladend sein und auch Platz für persönliche Dinge des Nutzers bieten. Gewerbetreibende, deren Umsatz auf Kundenkontakt basiert, sollten überdies auch genügend Stauraum für Akten oder Dokumente in dem Büro haben. In Zeiten der zunehmenden Digitalisierung sind jedoch die klobigen altmodischen Aktenschränke eher ein Relikt der Vergangenheit. Sie wurden mehr oder minder vollständig ersetzt durch externe Festplatten, die in dem Schreibtisch ebenfalls einen sicheren Platz haben sollten.

Organisationsmaßnahmen

Die Grundausstattung in einem Büro ist jedoch nur ein Aspekt der organisierten Arbeit. Selbstverständlich solltest du, wenn du in deinem Büro deiner Arbeitstätigkeit nachgehst, auch alle wichtigen Dinge im Überblick behalten können. Die Grundordnung auf dem Schreibtisch ist hierfür essenziell, damit du bei der Kundenauftragsbearbeitung oder bei der Durchführung einer Dienstleistung für einen Kunden nicht erst zeitaufwendig nach erforderlichen Dokumenten bzw. Unterlagen suchen musst. Die Grundmaxime hierbei lautet, dass auf einem Schreibtisch nur die wirklich wichtigen Dinge Platz haben sollten. Die restlichen Dinge können für die Zeit, in der sie nicht benötigt werden, in einem Ablagesystem Platz finden.

Durch ein Ablagesystem die Effektivität steigern

Ein Ablagesystem kann auf vielfältige Art und Weise eingerichtet werden. durch Hängeregale wird es möglich, dass Ordner oder Mappen auch in kleineren Räumlichkeiten einen guten Platz mit schnellen Zugriffsmöglichkeiten finden. Das Grundsystem, das deinem Ablagesystem zugrunde liegt, kann dabei völlig individuell auf deine Bedürfnisse zugeschnitten werden. Wichtig ist nur, dass du den Überblick hast und dementsprechend schnell und effektiv auf die von dir benötigten Dokumente oder Mappen bzw. Ordner Zugriff hast. Die Beschriftung der Mappen und Ordner sind hierfür überaus wichtig und du solltest von vornherein ein großes Augenmerk auf penible Ordnung legen. Vergiss dabei niemals die sogenannte „Broken-Window-Theorie“, welche jedes noch so penibel und gut geführte System zum Einsturz bringen kann. Die Broken-Window-Theorie besagt in vereinfachter Form, dass, wenn einmal von der Grundordnung abgewichen wird, das ganze Ordnungssystem ad absurdum geführt wird und dass dann ein völliger Neustart der gesamten Ordnung erforderlich wird.

Den mentalen Wohlfühlaspekt nicht vergessen

Ein wichtiger Aspekt der Gestaltung von Büroräumlichkeiten sind auch sogenannte Wohlfühloasen, in denen du kurz einmal innehalten und neue kreative Energie tanken kannst. Sowohl Selbstständige als auch Angestellte in Unternehmen verbringen im Büro zumeist mindestens 8 Stunden täglich, sodass ein gewisser Wohlfühleffekt überaus wichtig ist. Bedenke dabei, dass nur derjenige Mensch gute Arbeitsergebnisse abliefern kann, der sich seiner Arbeit in einer guten und gesunden Umgebung widmen kann. Die persönliche Motivation spielt hierbei eine entscheidende Rolle und durch kleinere private Gegenstände wie beispielsweise ein Foto von deinen Liebsten oder sogar eine kleine Pflanze kannst du dir innerhalb von kürzester Zeit mit minimalstem Aufwand deine eigene kleine Wohlfühloase an deinem Büroarbeitsplatz schaffen.

Fazit: Büroorganisation hört niemals auf

Hast du den Grundstein für die Gestaltung deiner Büroräumlichkeiten erst einmal gelegt, kannst du dich frisch ans Werk begeben. Wenn die Auftragslage gut ist wirst du jedoch sehr schnell feststellen, dass die Einhaltung der Ordnung eine durchaus herausfordernde Mission sein kann. Als Grundsatz solltest du für dich festlegen, dass es in deinem Büro keine Papierstapel geben darf. Papierstapel sind oftmals der Anfang vom Ende der Ordnung. Lassen sich die Papierstapel nicht vermeiden solltest du zumindest einmal pro Quartal das Büro wieder gründlich aufräumen.

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Das Büro wird digital, aber wie?

Das Büro wird digital, aber wie?

Das Büro bzw. das Sekretariat ist eine wichtige Schnittstelle im Unternehmen, da dort viele zentrale Prozesse zusammenlaufen. Dies hat oft den täglichen Kampf gegen die Papierflut zur Folge. Dieser Kampf setzt sich in der Regel im Archiv fort. Abhilfe kann in diesen Fällen die Digitalisierung des Büros schaffen, denn ein digitales Büro ist nicht nur schlanker, sondern spart auch Zeit, Geld und Nerven.

Was ist ein digitales Büro?

Beim digitalen Büro handelt es sich um ein Büro, dass ohne Papier auskommt. Daher wird es auch papierloses Büro genannt. Dies ist aber nur die Reinform des digitalen Büros, deren Einführung schon seit Jahren prognostiziert wird. In der Realität ist es besser vom papierarmen Büro zu sprechen, da beispielsweise noch nicht alle Behörden digitale Dokumente akzeptieren. Außerdem möchte so mancher Kunde (noch immer) Papier in der Hand haben. Wie auch immer, das digitale Büro ist in jedem Fall das Ergebnis der Umstellung von Zettelwirtschaft auf digitalisierte Unterlagen. Bis zu welchen Grad du die Umstellung durchführen willst, hängt letztendlich von dir ab.

Vorteile eines digitalen Büros

Ein digitales Büro bietet viele Vorteile. In jedem Fall sparst du Platz, denn Aktenschränke und andere Formen der Ablage brauchst du nicht mehr. Außerdem kannst du den Archivraum im Keller für andere Zwecke nutzen. Weiter wird dein Schreibtisch von Papierstapeln, die wie Pilze aus der Erde schießen, befreit. So verschaffst du dir ein besseres Arbeitsklima und kannst dich auf deine Arbeit besser konzentrieren. Dies sind aber nicht die einzigen Vorteile eines digitalen Büros. Als weitere Vorteile werden genannt:

  • Schutz von vertraulichen Informationen vor unbefugtem Zugriff
  • Zugriff auf deine Daten zu jeder Zeit und von jedem Ort
  • Reduzierung von Druckkosten und -material
  • Wegfall des Verlustes von Dokumenten durch Diebstahl, Feuer oder Wasserschäden
  • kein Ausbleichen (Stichwort: Unlesbarkeit) von Dokumenten mehr
  • Wegfall des Aktenschleppens von A nach B

Neben all diesen Vorteilen scheint jedoch ein Vorteil alle anderen zu übertreffen, nämlich der Wegfall der Suche nach Papieren, Dokumenten oder Geschäftsbriefen. Denn all diese Unterlagen können digital mit einem Stichwort gesucht bzw. gefunden werden.

Wo liegt der Haken?

Zugegeben, ganz ohne Haken ist das digitale Büro nicht. So haben viele Unternehmerinnen und Unternehmer Angst vor einem Datenverlust oder Datenklau, die im Vergleich zu Feuer, Wasserschäden oder Diebstahl von Papier als wahrscheinlicher eingestuft werden. Diese Ängste sind zwar berechtigt, allerdings solltest du dir bewusst machen, dass es keine absolute Sicherheit, weder analog noch digital, gibt. Im digitalen Büro heißt der wichtigste Schutz Datensicherung. Dieser erfolgt beispielsweise in der Cloud. Denn so werden deine Daten nicht nur vor dem Zugriff Unbefugter, sondern auch vor dem Kaputtgehen des eigenen Computers bzw. Laptops, wie beispielsweise durch Feuer oder Wasser, geschützt.

Ein weiterer „Haken“ betrifft die Umstellung an sich. So müssen sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bzw. Kundinnen und Kunden auf das neue, digitale Büro ein- bzw. umstellen. Deshalb solltest du diese vorab kommunizieren, damit die Digitalisierung für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bzw. Kundinnen und Kunden nicht über Nacht hereinbricht. Außerdem kannst du so vorab Bedenken ausräumen.

Von analog auf digital umstellen

Ängste und Befürchtungen vor dem digitalen Büro sind eine Seite der Medaille. Die andere ist der Umstellungsprozess an sich. Denn es dauert eine gewisse Zeit, bis alle relevanten Dokumente digitalisiert sind und sich die neuen Arbeitsprozesse eingespielt haben. So müssen beispielsweise Anmerkungen oder Notizen digital verfügbar gemacht werden. Erfolgen sie handschriftlich am Ausdruck, läuft der Vorteil der Digitalisierung ins Leere.

„Durchhalten“ lautet hier die Parole, denn die Vorteile eines digitalen Büros zeigen sich erst, wenn ein gewisser Grundbestand an Dokumenten digital vorhanden ist. Dieser liegt, je nach Unternehmen und Branche, bei 100 bis 200 Dokumenten.

Digitaler Büroservice

Im Zuge der Digitalisierung deines Büros solltest du auch überlegen, ob es sich lohnt, dein Büro auszulagern. Dabei werden als Grund am häufigsten Zeit- und Kosteneinsparung genannt. Ein digitaler Büroservice bietet dir jedoch weitaus mehr Vorteile, auch wenn die Kosten ein wichtiger Faktor sind. So übernimmt dein digitales Büro beispielsweise das Einscannen von Dokumenten und/oder Geschäftsbriefen. Außerdem sorgen die Profis des digitalen Büros dafür, dass deine Daten nicht nur gepflegt und aktualisiert, sondern auch geschützt werden. Des Weiteren sorgen die freundlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Büroservices dafür, dass deine digitale Ablage „richtig“ funktioniert, sodass du deine Unterlagen schnell und einfach findest. So läufst du nicht Gefahr, dich im digitalen Ablage-Dschungel zu verlaufen.

Fazit

Das digitale Büro wird schon seit vielen Jahren propagiert. Doch in der Realität ist das papierlose Büro aber noch nicht vollständig angekommen. Daher wird aktuell von einem papierarmen Büro gesprochen, um v.a. den Anforderungen der Behörden nachzukommen. Trotzdem liegen die Vorteile eines digitalen Büros auf der Hand, da es nicht nur Platz spart, sondern auch viele Büroaufgaben erleichtert. Durch die Auslagerung des digitalen Büros kannst du zusätzlich Kosten sparen.

Das Outsourcen des Büros ist (k)eine Gretchenfrage

Das Outsourcen des Büros ist (k)eine Gretchenfrage

Das Auslagern verschiedener Stufen der Produktion, auch Outsourcing genannt, ist schon seit einigen Jahrzehnten bekannt. Nun ist das Outsourcen auch im Büro angekommen. Gründe dafür sind u.a. die sog. digitalen Nomaden, die über keine Geschäftsräume (mehr) verfügen. Aber auch viele Gründerinnen und Gründer entscheiden sich zusehends für einen digitalen Schreibservice. Klassische Klein- und Mittelbetriebe gelten in diesem Bereich jedoch als traditionell, da sie, so die gängige Meinung, alle Geschäftsbereiche lieber unter dem eigenen Dach haben. Allerdings zeigt der Trend in eine andere Richtung, denn das Outsourcen von administrativen Tätigkeiten ist auch für KMUs (kleine und mittlere Unternehmen) von Interesse.

Verloren im Dschungel von administrativen Tätigkeiten

Die Aufgaben und Tätigkeiten eines Sekretariats werden oft unter- oder v.a. von Gründern falsch eingeschätzt. In kleineren Unternehmen wird immer mehr auf die Sekretärin bzw. den Sekretär, oft aus Kostengründen, verzichtet. Gründe dafür sind schnell gefunden, wie zum Beispiel:

  • „Meine E-Mails kann ich auch selbst beantworten.“
  • „Mit meinem Handy bin ich immer und überall erreichbar.“
  • „In meiner Ablage kenne nur ich mich aus.“

Zugegeben, diese Gründe für den Verzicht eines Sekretariats mögen zutreffen. Allerdings wird selten bedacht, dass Kommunikation und Ablage nur reibungslos funktionieren, wenn sie gut organisiert sind. Und so finden sich manche Gründer und Kleinunternehmer schnell in einem Dschungel von administrativen Aufgaben wieder, die sie nur schwer bewältigen können. Mit anderen Worten, der Wunsch nach einer Person, die das Alles ohne großes Aufsehen erledigt und organisiert, wird immer lauter. Aber, dummerweise wurde für diese Person kein Budget eingeplant.

Sachbearbeiter und Facharbeiter sind keine Bürokräfte

Um dem Dschungel zu entfliehen, erscheint die Verteilung der Sekretariatsaufgaben auf verschiedene Mitarbeiter, die kostengünstigste Lösung zu sein. Diese Entscheidung kann, abgesehen vom Unmut der Mitarbeiter („Ich bin doch keine Sekretärin!“), jedoch fatale Folgen aufgrund der Doppelbelastung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben, wie zum Beispiel:

  • Verzögerungen bei den Kernaufgaben der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
  • Verschlechterung des Betriebsklimas
  • Doppelte Bearbeitung mangels Koordination

Dies führt nicht nur zu einer Ausweitung des administrativen Dschungels auf andere Bereiche, sondern kostet auch Zeit und Geld. Im schlimmsten Fall leidet sogar das Image des Unternehmens, wenn Kunden den Eindruck bekommen, dass die linke Hand nicht weiß, was die rechte tut.

Outsourcen des Büros

Um dem administrativen Dschungel endgültig den Garaus zu machen, bietet sich das Auslagern der oft ungeliebten Tätigkeiten an und du bzw. deine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können sich wieder ihren eigentlichen Aufgaben im vollen Umfang widmen.

Das Outsourcing von Aufgaben des Sekretariats macht aber auch Sinn, wenn ein Büro vorhanden ist. So kann ein digitaler Büroservice zu Spitzenzeiten das eigene Büro entlasten. Wichtig ist dabei in jedem Fall, dass die Kommunikation zwischen Unternehmen und Büroservice genau abgestimmt wird. Außerdem gehört ein gewisses Vertrauen sowie die Bereitschaft für das Auslagern an Dritte dazu.

Ist das Eine oder das Andere nicht oder nur gering vorhanden, solltest du diesen Schritt überdenken. Denn ständiges Misstrauen hindert die Profis eines digitalen Büroservices an ihrer Arbeit. Dies kann zu Unzufriedenheit führen, welche das Misstrauen erhöht, gefolgt von Unzufriedenheit usw. Mit einem Wort, die Spirale dreht sich immer weiter nach unten.

Faktor Digitalisierung beim Outsourcen

Bei der Vergabe von Bürotätigkeiten an Dritte solltest du vorab bedenken, dass dein digitaler Büroservice nicht zwangsläufig seinen Sitz um die Ecke hat. Deshalb ist die Auslagerung des Büros eng mit der Digitalisierung des Büros verbunden. Denn der ortsunabhängige Zugriff auf Daten, Briefe und/oder Dokumente ist nur in digitalisierter Form möglich. Sollte dein Büro bis jetzt noch nicht digital sein, dann brauchst du trotzdem nicht auf diesen Service zu verzichten. Denn dieser hilft dir auch dabei, dein Büro zu digitalisieren. Dies hat den Vorteil, dass deine Daten gleich beim Start des digitalen Büros richtig organisiert und abgelegt werden. Denn der administrative Dschungel schleicht sich auch schnell ins digitale Büro ein.

Bei welchen Tätigkeiten macht das Outsourcen Sinn?

Die Frage, welche Bürotätigkeiten nun ausgelagert werden sollen, lässt sich nicht einheitlich beantworten. Denn sie richtet sich nach den Bedürfnissen des jeweiligen Unternehmens. Diesen kommt ein digitaler Büroservice entgegen, da sich die einzelnen Dienstleistungen in einer Art Baukastensystem zusammenstellen lassen. So reicht es manchen Unternehmen nur das Telefon auszulagern, während andere auch den Schriftverkehr an einen Büroservice übergeben. Weitere Dienstleistungen, die Angeboten werden, sind zum Beispiel:

  • Erstellen und versenden von Rechnungen, Lieferscheinen etc.
  • Mahnwesen
  • Übersetzungsservice
  • Terminkoordination
  • vorbereitende Buchhaltung

Fazit

Das Outsourcen von administrativen Tätigkeiten an einen externen Dienstleister spart nicht nur Personalkosten, sondern auch Zeit und Nerven. Dabei müssen nicht alle Aufgaben eines Büros ausgelagert werden und auch nicht dauerhaft. Für welche Tätigkeiten das Outsourcing Sinn macht, entscheidest du – am besten in Abstimmung mit deinem digitalen Büroservice.

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Die richtige Verwendung von „als“ und „wie

Die richtige Verwendung von „als“ und „wie

Es kommt bei dem Vorgang des Schreibens nicht selten vor, dass ein Vergleich zwischen zwei Fakten oder Objekten hergestellt wird, um dem Leser ein genaueres Bild des beschriebenen Sachverhalts zu vermitteln. Diese Vergleiche werden in der Regel mit den Wörtern „als“ oder „wie“ formuliert. Bei vielen Textern oder Publizisten kommt jedoch im Zusammenhang mit diesen beiden Wörtern die Frage auf, wann genau welches Wort verwendet wird. Diese Frage beschäftigt die meisten Texter sowohl beim Schreiben selbst als auch beim abschließenden Korrekturlesen, dabei ist die Antwort relativ simpel und eindeutig.

Die No-Go-Formulierung

Landläufig hat sich eine Formulierung eingebürgert, die auf jeden Fall als grundlegend falsch angesehen werden muss. Die Kombination „als wie“ liest sich nicht nur schrecklich, sie hat auch eine absolut gegensätzliche Bedeutung. Der Grund dafür ergibt sich aus der Regelung, die für die Verwendung der beiden Wörter „als“ und „wie“ zugrunde gelegt wird. Ein guter Texter weiß dementsprechend, dass diese Kombination auf gar keinen Fall bzw. nur in extremen unvermeidlichen Ausnahmesituationen verwendet wird.

Eine Gemeinsamkeit der beiden Wörter

Die Gemeinsamkeit der Wörter „wie“ und „als“ ist der Umstand, dass eine Beziehung zwischen zwei Dingen zum Ausdruck gebracht werden soll. Für den Leser wird es dadurch leichter, die Kernbotschaft des Textes zu erfassen. Dies ist jedoch nur dann möglich, wenn die beiden Wörter „als“ und „wie“ im korrekten Zusammenhang von dem Texter Verwendung finden. Die unkorrekte Verwendung der beiden Wörter ist ein Fehler, der recht häufig vorkommt und das Verständnis des Lesers im Hinblick auf die Kernbotschaft des Textes merklich erschwert. Da jeder Texter bzw. Publizist jedoch ein Interesse an einem inhaltlich korrekten Text hat, sollte die Regelung im Hinblick auf die Verwendung der beiden Wörter „als“ und „wie“ auf jeden Fall bekannt sein.

Wann wird welches Wort verwendet?

Im Endeffekt gibt es eine sehr simple Regelung, wann das Wort „als“ und wann das Wort „wie“ verwendet wird. Es kommt grundlegend darauf an, was Du mit dem Vergleich in Deinem Text bzw. Deiner Publikation zum Ausdruck bringen möchtest. Möchtest Du zwischen zwei Objekten oder zwei Fakten im Zuge eines Vergleichs eine Gleichheit zum Ausdruck bringen, dann verwendest Du das Wort „wie“. Das eine von Dir beschriebene Objekt oder das eine von Dir beschriebene Faktum ist dann identisch mit dem anderen Objekt oder Faktum. Ein Beispiel hierfür wäre: „Ein Ball rollt wie jeder andere Ball!“.

Möchtest Du allerdings mit Deinem Vergleich auf einen Unterschied zwischen zwei Objekten oder Fakten zum Ausdruck bringen, verwendest Du das Wort „als“. Du unterstreichst dann in Deinem Text, dass das eine Objekt oder das eine Faktum anders ist als das andere Objekt bzw. Faktum. Ein Beispiel hierfür wäre: „Ein Sportwagen fährt schneller als ein Fahrrad!“.

Die Verwendung der beiden Wörter „als“ und „wie“ ist in der deutschen Grammatik eindeutig geregelt. Im Hinblick auf die „No-Go-Formulierung“ gibt es jedoch eine Ausnahme, die sich aus dem Satzbau heraus ergeben kann. Durch die sogenannten Schachtelsätze, die jeder Texter gern vermeidet, kann sich diese Konstellation „als wie“ durchaus ergeben. In diesem Fall empfiehlt es sich, den Text einmal professionell Korrekturlesen zu lassen.

Was macht ein digitaler Büroservice?

Was macht ein digitaler Büroservice?

Ein gut geführtes Sekretariat gilt in vielen Branchen noch immer als die Visitenkarte des Unternehmens. Gleichzeitig stellen sich viele Unternehmerinnen und Unternehmer die Frage, ob Mann/Frau ein eigenes Sekretariat überhaupt noch braucht. Denn im Zuge der Digitalisierung des Büros werden viele typische Aufgaben des Sekretariats per Computer bzw. Mouseclick erledigt. Dabei wird jedoch oft vergessen, wie viel Arbeitszeit hinter der Erledigung von typischen Sekretariatsaufgaben steckt.

Digitaler Büroservice als Alternative

Eine Möglichkeit, die Dienstleistungen eines Sekretariats in Anspruch zu nehmen, ohne dass eines im Unternehmen geführt werden muss, ist das Outsourcing der Aufgaben an einen digitalen Büroservice. Der Vorteil dieser Dienstleister ist, dass „dein Büro“ professionell betreut wird, wobei du nicht alle Aufgaben an das Büro auslagern musst. Denn in der Regel kannst du dir die Tätigkeiten in einer Art Baukastensystem zusammenstellen.

Dienstleistungen eines digitalen Büroservices

Zwar variieren die angebotenen Dienstleistungen von Anbieter zu Anbieter, aber in der Regel fallen unter das Outsourcing von administrativen Aufgaben folgende Tätigkeiten:

  • interne und externe Bürokommunikation (Post, E-Mail, Telefon)
  • Terminkoordination und Geschäftsreisen
  • Büroorganisation (Ablage und digitale Datenpflege)
  • Buchhaltung

Interne und externe Bürokommunikation

Telefonanrufe kommen in der Regel immer zum falschen Zeitpunkt: Entweder du bist in einem Meeting oder mitten im Arbeitsprozess – das (Mobil-)Telefon läutet gnadenlos. Hier kann ein professioneller Telefonservice Abhilfe schaffen, denn deine Anrufer landen dann nicht in der Mailbox, sondern der Anruf wird angenommen. So können manche Fragen sogleich beantwortet werden. Dies entlastet nicht nur dich, sondern steigert auch die Zufriedenheit deiner Kunden.

Ähnlich verhält es sich mit der Postannahme. Handelt es sich um die Korrespondenz, wird dir diese digital (als Scan) weitergeleitet. So bist du auch auf Geschäftsreisen postalisch erreichbar. Ein digitaler Büroservice nimmt aber nicht nur deine Post an, sondern erledigt auch deinen Schriftverkehr. Dazu gehört zum Beispiel:

  • Vorlagen und Serienbriefe erstellen
  • säumige Zahler erinnern und mahnen
  • Lieferscheine, Angebote und Rechnungen bearbeiten

Terminkoordination und Geschäftsreisen

Steht der Telefonservice in Verbindung mit deiner Terminkoordination, können auch diese Anfragen schnell bearbeitet werden. Bei Bedarf werden auch Räumlichkeiten für Termine organisiert.

Steht eine Geschäftsreise an, ist das Flug- bzw. Bahnticket schnell im Internet gebucht. Damit jedoch die An- und Abreise mit deinen Terminen abgestimmt ist, also keine unnötigen Wartezeiten vor Ort bzw. während der Reise entstehen, müssen die verschiedenen Reisemöglichkeiten vorab gecheckt werden, was zu einem mühsamen Unterfangen werden kann. Kommt bei der Buchung noch ein Hotel oder ein Restaurant für ein Geschäftsessen hinzu, braucht es Zeit, diese zu finden. Ein digitaler Service bringt dir bei Geschäftsreisen folgende Vorteile:

  • Suche nach der besten Reiseverbindung (inkl. Reiseplan)
  • Hotelbuchung aufgrund von Erfahrungen (Lage, Ausstattung etc.)
  • Empfehlungen für dein Geschäftsessen (Lage, Atmosphäre, Qualität von Speisen, Getränke und Service, besondere Wünsche wie beispielsweise „vegan“ oder „Sushi“)

Außerdem übernimmt dein digitales Büro die Abrechnung der Geschäftsreise, sodass du dich nach der Rückreise auf deine eigentliche Arbeit konzentrieren kannst.

Büroorganisation

Ordnung am Schreibtisch steigert nicht nur Produktivität, sondern schafft auch ein besseres Arbeitsklima. Allerdings sammeln sich Stöße von Papieren und Briefen oft wie von selbst an. Sich aus dieser Papierflut zu befreien, kostet Zeit und ist mit großer Unlust verbunden. Aber nicht nur der Schreibtisch ist eine Suchfalle. Auch unorganisierte Aktenschränke oder schlechte Abheftungssysteme kosten Zeit und Nerven. Dies gilt übrigens auch für die digitale Form der Ablage. Damit du mit Ablage und/oder Suche keine Zeit mehr verschwenden muss, solltest du die Ablage den Profis eines Büroservices überlassen. Dies hat nicht nur den Vorteil, dass dir deine Unterlagen digital zur Verfügung stehen, sondern auch, dass du diese schnell und einfach findest.

Zur Büroorganisation gehört aber nicht nur die Ablage, sondern auch die Datenpflege. Denn die Vorteile der Digitalisierung nützen dir nichts, wenn neue Daten nicht erfasst und bestehende Daten nicht aktualisiert bzw. gepflegt werden.

Buchhaltung

Nicht nur für Gründer ist die Buchhaltung ein lästiges Übel. Denn sie nimmt nicht nur Zeit in Anspruch, sondern muss auch korrekt sein. Zudem ist der Umgang mit Zahlen nicht jedermanns Sache. Daher bringt es Vorteile, wenn diese „lästige Aufgabe“ an ein digitales Büro ausgelagert werden kann. So wird deine Buchhaltung von Profis vorbereitet.

Fazit

Einem digitalen Büroservice können vielfältige Aufgaben übertragen werden, die weit über die typischen Tätigkeiten eines Sekretariats hinausgehen. Dabei musst du nicht alle möglichen Dienstleistungen buchen, sondern du kannst diese nach deinen Bedürfnissen zusammenstellen. Sicher ist, dass du mit dem Outsourcing Zeit und Nerven sparst, sodass du dich voll auf deine eigentliche Arbeit konzentrieren kannst.

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