Was macht ein digitaler Büroservice?

Was macht ein digitaler Büroservice?

Ein gut geführtes Sekretariat gilt in vielen Branchen noch immer als die Visitenkarte des Unternehmens. Gleichzeitig stellen sich viele Unternehmerinnen und Unternehmer die Frage, ob Mann/Frau ein eigenes Sekretariat überhaupt noch braucht. Denn im Zuge der Digitalisierung des Büros werden viele typische Aufgaben des Sekretariats per Computer bzw. Mouseclick erledigt. Dabei wird jedoch oft vergessen, wie viel Arbeitszeit hinter der Erledigung von typischen Sekretariatsaufgaben steckt.

Digitaler Büroservice als Alternative

Eine Möglichkeit, die Dienstleistungen eines Sekretariats in Anspruch zu nehmen, ohne dass eines im Unternehmen geführt werden muss, ist das Outsourcing der Aufgaben an einen digitalen Büroservice. Der Vorteil dieser Dienstleister ist, dass “dein Büro” professionell betreut wird, wobei du nicht alle Aufgaben an das Büro auslagern musst. Denn in der Regel kannst du dir die Tätigkeiten in einer Art Baukastensystem zusammenstellen.

Dienstleistungen eines digitalen Büroservices

Zwar variieren die angebotenen Dienstleistungen von Anbieter zu Anbieter, aber in der Regel fallen unter das Outsourcing von administrativen Aufgaben folgende Tätigkeiten:

  • interne und externe Bürokommunikation (Post, E-Mail, Telefon)
  • Terminkoordination und Geschäftsreisen
  • Büroorganisation (Ablage und digitale Datenpflege)
  • Buchhaltung

Interne und externe Bürokommunikation

Telefonanrufe kommen in der Regel immer zum falschen Zeitpunkt: Entweder du bist in einem Meeting oder mitten im Arbeitsprozess – das (Mobil-)Telefon läutet gnadenlos. Hier kann ein professioneller Telefonservice Abhilfe schaffen, denn deine Anrufer landen dann nicht in der Mailbox, sondern der Anruf wird angenommen. So können manche Fragen sogleich beantwortet werden. Dies entlastet nicht nur dich, sondern steigert auch die Zufriedenheit deiner Kunden.

Ähnlich verhält es sich mit der Postannahme. Handelt es sich um die Korrespondenz, wird dir diese digital (als Scan) weitergeleitet. So bist du auch auf Geschäftsreisen postalisch erreichbar. Ein digitaler Büroservice nimmt aber nicht nur deine Post an, sondern erledigt auch deinen Schriftverkehr. Dazu gehört zum Beispiel:

  • Vorlagen und Serienbriefe erstellen
  • säumige Zahler erinnern und mahnen
  • Lieferscheine, Angebote und Rechnungen bearbeiten

Terminkoordination und Geschäftsreisen

Steht der Telefonservice in Verbindung mit deiner Terminkoordination, können auch diese Anfragen schnell bearbeitet werden. Bei Bedarf werden auch Räumlichkeiten für Termine organisiert.

Steht eine Geschäftsreise an, ist das Flug- bzw. Bahnticket schnell im Internet gebucht. Damit jedoch die An- und Abreise mit deinen Terminen abgestimmt ist, also keine unnötigen Wartezeiten vor Ort bzw. während der Reise entstehen, müssen die verschiedenen Reisemöglichkeiten vorab gecheckt werden, was zu einem mühsamen Unterfangen werden kann. Kommt bei der Buchung noch ein Hotel oder ein Restaurant für ein Geschäftsessen hinzu, braucht es Zeit, diese zu finden. Ein digitaler Service bringt dir bei Geschäftsreisen folgende Vorteile:

  • Suche nach der besten Reiseverbindung (inkl. Reiseplan)
  • Hotelbuchung aufgrund von Erfahrungen (Lage, Ausstattung etc.)
  • Empfehlungen für dein Geschäftsessen (Lage, Atmosphäre, Qualität von Speisen, Getränke und Service, besondere Wünsche wie beispielsweise “vegan” oder “Sushi”)

Außerdem übernimmt dein digitales Büro die Abrechnung der Geschäftsreise, sodass du dich nach der Rückreise auf deine eigentliche Arbeit konzentrieren kannst.

Büroorganisation

Ordnung am Schreibtisch steigert nicht nur Produktivität, sondern schafft auch ein besseres Arbeitsklima. Allerdings sammeln sich Stöße von Papieren und Briefen oft wie von selbst an. Sich aus dieser Papierflut zu befreien, kostet Zeit und ist mit großer Unlust verbunden. Aber nicht nur der Schreibtisch ist eine Suchfalle. Auch unorganisierte Aktenschränke oder schlechte Abheftungssysteme kosten Zeit und Nerven. Dies gilt übrigens auch für die digitale Form der Ablage. Damit du mit Ablage und/oder Suche keine Zeit mehr verschwenden muss, solltest du die Ablage den Profis eines Büroservices überlassen. Dies hat nicht nur den Vorteil, dass dir deine Unterlagen digital zur Verfügung stehen, sondern auch, dass du diese schnell und einfach findest.

Zur Büroorganisation gehört aber nicht nur die Ablage, sondern auch die Datenpflege. Denn die Vorteile der Digitalisierung nützen dir nichts, wenn neue Daten nicht erfasst und bestehende Daten nicht aktualisiert bzw. gepflegt werden.

Buchhaltung

Nicht nur für Gründer ist die Buchhaltung ein lästiges Übel. Denn sie nimmt nicht nur Zeit in Anspruch, sondern muss auch korrekt sein. Zudem ist der Umgang mit Zahlen nicht jedermanns Sache. Daher bringt es Vorteile, wenn diese “lästige Aufgabe” an ein digitales Büro ausgelagert werden kann. So wird deine Buchhaltung von Profis vorbereitet.

Fazit

Einem digitalen Büroservice können vielfältige Aufgaben übertragen werden, die weit über die typischen Tätigkeiten eines Sekretariats hinausgehen. Dabei musst du nicht alle möglichen Dienstleistungen buchen, sondern du kannst diese nach deinen Bedürfnissen zusammenstellen. Sicher ist, dass du mit dem Outsourcing Zeit und Nerven sparst, sodass du dich voll auf deine eigentliche Arbeit konzentrieren kannst.

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Mensch vs. KI in der Transkription

Mensch vs. KI in der Transkription

Die künstliche Intelligenz hat bereits seit einigen Jahren Einzug in das Leben des Menschen gehalten. Bedingt durch die stetige Weiterentwicklung der künstlichen Intelligenz ist es bereits möglich, in vielen Bereichen den Menschen regelrecht zu ersetzen. Diese Entwicklung kann sicherlich mit zwiespältigen Gefühlen betrachtet werden, da der Einsatz der KI auch immer ein Stück weit den Verlust des Bedarfs an menschlicher Arbeitskraft entspricht. Bei aller Einsatzvielfalt der KI gibt es aber immer noch Bereiche, in denen der Mensch der KI überlegen ist. Wer eine Audiodatei in schriftlicher Form wiedergeben möchte, der wird nicht selten vor große Herausforderungen gestellt, bei denen die KI nur sehr eingeschränkt weiterhelfen kann.

Die Schwächen der KI

In erster Linie sollte niemals vergessen werden, dass eine KI immer auch von einem Menschen programmiert und entwickelt wurde. Dies bedeutet, dass auch die beste programmierte KI auf gar keinen Fall den Status der Perfektion erreicht hat. Überdies ist auch das Wissen um die Arbeitsweise der KI in diesem Zusammenhang sehr wichtig, da dieses Wissen die Ergebnisse der KI ein Stück weit erklärt. Jede KI beruht auf einem sogenannten Algorithmus, welcher die Verhaltensmuster der KI vorschreibt. Dieser Code ist sozusagen der Handlungsrahmen der KI. Jede noch so gute KI kann diesen Handlungsrahmen nicht eigenständig verlassen, sodass der Handlungsrahmen auch die Grenzen der KI definiert. Dies wird besonders deutlich im Bereich der Transkriptionen.

Die Grundproblematik bei der Transkription

Heutzutage ist es für Studenten sowie auch für Journalisten nicht mehr so einfach, eine erfolgreiche Arbeit abzuliefern. Die wissenschaftlichen Anforderungen an die Qualität der Arbeiten ist gestiegen und es wird überdies auch wesentlich genauer hingeschaut. Eine KI kann transkribieren, jedoch kann sie die Kernaussage bzw. Botschaft des Textes nicht erfassen. Der Grund hierfür ist logisch nachvollziehbar. Die KI arbeitet rein auf der Basis der technischen Fakten. Die Sprache jedoch ist etwas urmenschliches und dazu hat jede Sprache ihre gänzlich eigenen Regeln und Gewohnheiten. Ein Text hat neben der reinen Botschaft auch immer einen Sinn, der nicht selten auch auf Emotionen basiert und nicht selten ergibt ein Satz nur in Verbindung mit einem vorangegangenen Satz oder einem darauffolgenden Satz auch wirklich Sinn. Eine KI ist jedoch nicht in der Lage, diese schwer beschreibbaren Werte vollständig zu erfassen oder sie gar vollständig in Textform wiederzugeben. Auch die schriftliche Wiedergabe von Audioformaten mit mehreren Sprechern überfordert die KI aktuell noch.

Ein weiteres Problem im Zusammenhang mit der Transkription ist auch immer die individuelle Aussprache der Person, welche die Audioquelldatei aufgenommen hat. Allein in Deutschland gibt es mehrere Dialekte, die nicht selten schwer verständlich sind. Während ein geübter Mensch aus dem Norden mit ein wenig Aufwand noch in der Lage ist, diesen Dialekt zu verstehen, scheitert die KI in der Regel daran. Da jedoch das Verständnis der gesprochenen Botschaft für die korrekte schriftliche Wiedergabe essenziell wichtig ist, sollten Journalisten oder Studenten für ihre publizierten Werke bzw. Arbeiten eher auf ein erfahrenes Transkriptionsbüro setzen, als einer KI zu vertrauen. Jeder Mensch, der sich einmal mit einem Servicecomputer am Telefon auseinandersetzen musste, wird anschließend die KI mit anderen Augen sehen.

Warum sollte der Mensch für die Transkriptionen eingesetzt werden?

Bedingt durch den Umstand, dass eine KI innerhalb ihres Codes lediglich einprogrammierte Tätigkeit ausübt, wird ein Mensch der künstlichen Intelligenz stets voraus sein. Anhand des Beispiels eines standardisierten Interviews werden die Grenzen der KI besonders deutlich aufgezeigt, da ein Standard Interview auf der Grundlage ganz bestimmter klar definierter Regeln erstellt werden muss. Eine KI ist jedoch nicht in der Lage, diese klar definierten Regeln als solche zu erkennen oder sie einzuhalten, sodass professionelle Hilfe bei der Erstellung eines derartigen Interviews durch den menschlichen Profi auf jeden Fall erforderlich wird. Der Mensch ist, anders als die KI, beim Transkribieren in der Lage, den gesamten Zusammenhalt des zugrundeliegenden Sachverhalts zu erfassen und dementsprechend den Text in den richtigen Kontext zu setzen.

Fazit

Als Fazit muss aktuell daher festgehalten werden, dass derjenige, der eine hochwertige und grammatikalisch korrekte Transkription einer Audioquelldatei haben möchte, sich schon an ein professionelles Transkriptionsbüro wenden sollte. Im Bereich Transkribieren ist der Mensch der Technik nach wie vor voraus. Zum einen erfordert eine gute Transkription auch ein Stück weit das Verständnis, was der Urheber der Audioquelldatei meint oder meinen könnte und zum anderen muss auch immer der gesprochene Sachverhalt sinngemäß korrekt wiedergegeben werden können. Der effektive Einsatz einer KI stellt hohe Ansprüche an die Aussprache des Menschen, um eine wortwörtliche Transkription zu erreichen. Von einer qualitativ hochwertigen Transkription, die im Hinblick auf die Grammatik und den Satzbau sowie die Schreibqualität gewisse Mindestansprüche erfüllen muss, kann jedoch bei dem Einsatz einer KI niemals die Rede sein. Transkriptionen, die alleinig wortwörtlich durchgeführt werden, ergeben in der Regel nur bei einfachsten Sachverhalten auch wirklich einen Sinn. Gerade bei wissenschaftlichen Arbeiten jedoch kann in den seltensten Fällen von einfachsten Sachverhalten gesprochen werden, sodass die KI in diesem Bereich aktuell nur unbrauchbare Ergebnisse abliefert.

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Das Telefoninterview – Fluch und Segen

Das Telefoninterview – Fluch und Segen

Sehr viele Interviews werden heute per Telefon geführt. Meist lohnt es nicht, für ein paar Minuten Gespräch eine große Entfernung zurückzulegen, um das Gespräch persönlich zu führen. Die Reise wäre um ein Vielfaches länger als das Gespräch selbst und die Kosten wären unverhältnismäßig hoch. Da ist es ein Segen, dass man heute überall zum Telefon greifen kann.

Auf die technischen Voraussetzungen kommt es an

Doch das Telefoninterview ist die hohe Schule der Interviewführung. Ich habe vor einiger Zeit ein Skype Interview transkribiert, da war zwischen beiden Gesprächspartnern der halbe Erdball dazwischen. Es war eine Qualität, als würden sich die beiden in einem stillen Raum gegenübersitzen. Leider ist mir das in den vielen Jahren meiner Tätigkeit nur äußerst selten passiert. Ohne die Beachtung der im anderen Blogartikel beschriebenen technischen Voraussetzungen, ist das Ergebnis meist schlecht und erzeugt bei der Transkription mehr als ein Stirnrunzeln und Kopfschütteln. Es bedeutet längere Bearbeitung und mehr unverständliche Worte oder Passagen. Und damit wieder mehr Nachbearbeitung durch den Kunden. Ein Telefoninterview muss besonders gut vorbereitet werden. Eventuell sogar mit einer Probeaufnahme, um die Qualität selbst zu testen. Und bitte bedenken Sie dabei, dass Sie den Wortlaut kennen, der Transkriptionist kennt ihn nicht.

Ausreden lassen und Störgeräusche vermeiden

Aber die Technik allein ist nicht entscheidend. Schwierig bei einem solchen Interview ist, dass man seinen Gesprächspartner nicht sehen kann, mal abgesehen von der Nutzung von Skype oder der Videotelefonie beim Handy. Somit ist man geneigt, durch Hörersignale wie „mhm“ und „ja“ seinem Gesprächspartner mitzuteilen, dass man noch da ist und zuhört. Den Partner ausreden zu lassen, fällt hier besonders schwer, ist aber auch besonders wichtig.

Der Gesprächspartner ist meist leiser als der Fragende, die Stimme ist nicht klar, klingt dumpf, es rauscht vielleicht permanent oder hat andere störende Hintergrundgeräusche. Vielleicht sind auch noch Störungen durch eine unstabile Telefonverbindung und damit eine schwankende Lautstärke dabei. Bei der Transkription heißt das, sich sehr viele Passagen mindestens zweimal, wenn nicht sogar noch öfter anhören zu müssen, um sie zu verstehen. Und wenn dann ein „mhm“ kommt, steht im Transkript meist an der Stelle ein unverständlich, da es mindestens ein Wort der Antwort überdeckt. Bei eingeworfenen Kommentaren werden die unverständlichen Passagen leider meist entsprechend länger.

Geräusche, die schon im Face to Face-Interview stören, potenzieren sich bei Telefoninterviews. Besonders zu nennen sind hier wieder Papierrascheln, den Kaffee umrühren, ein sprudelndes Getränk eingießen oder das Schreiben auf einer harten Unterlage. Das alles neben dem Mikrofon und man versteht eigentlich fast nichts mehr, beziehungsweise es stört erheblich. Es sind die alltäglichen Dinge, die eigentlich gar nicht auffallen, weil sie selbstverständlich sind. Aber für eine gute Transkription sollten sie unbedingt vermieden werden.

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Warum eine gute Qualität bei Transkriptionen wichtig ist

Warum eine gute Qualität bei Transkriptionen wichtig ist

Als Transkripteurin bin ich bemüht, alles aufzuschreiben, was gesagt wird. Unverständliche Worte, nach denen der Satz keinen Sinn mehr ergibt oder sogar unverständliche Passagen sind ein Ärgernis für mich, aber doch hauptsächlich für Sie, den Auftraggeber. Beim Schreiben erfordert es mehr Zeit, da man sich die Stelle mehrfach anhören muss, um es vielleicht doch zu verstehen. Für Sie selbst erfordert es mehr Nacharbeit, weil Sie sich vielleicht an den Wortlaut erinnern und so die Lücken ausbessern müssen.

Da ich diese Arbeit nun schon lange Zeit mache, möchte ich hier über die häufigsten Fehler, die Ihnen sicher gar nicht als Fehler bewusst sind, bei Interviews sprechen. Für die technischen Voraussetzungen einer guten Interviewqualität verweise ich die anderen Blogartikel von mir. Es sind kleine Dinge, an die man sonst gar nicht denkt, die aber die Qualität des Transkripts erheblich beeinflussen.

Auf die Anzahl der Gesprächsteilnehmer sollte geachtet werden

Bitte geben Sie genau an, wieviel Personen am Interview beteiligt sind. Vergessen Sie dabei nicht, sich selbst mitzuzählen. Das erleichtert die Arbeit ungemein. Denn wenn man in der Hälfte ist und plötzlich eine weitere Stimme auftaucht, dann heißt das, dass man sich den ersten Teil zum Stimmenvergleich noch einmal anhört, um sicherzugehen, dass man diese Person, und sei es nur bei einem kurzen Einwurf, nicht schon einmal überhört hat. Damit geht Zeit verloren.

Bei mehr als vier Personen ist es beim Schreiben sehr vorteilhaft, wenn man zu Beginn eine Sprachprobe für jede Person hat. Und damit meine ich nicht, dass die Person nur ihren Namen nennt. Das wäre zu kurz. Zwei Sätze sollten es schon sein. Das ist für mich beim Schreiben die Vergleichsstimme im weiteren Verlauf, um die Personen richtig zuordnen zu können.

Noch besser kann man die Personen zuordnen, gerade bei Gruppen ab sechs Personen, wenn Sie nicht nur das Gespräch aufzeichnen, sondern das Ganze als Video aufnehmen. Fragen Sie doch bitte Ihre Gesprächspartner, ob das möglich ist. Meist werden die Aufnahmen nach der Auswertung doch sowieso gelöscht und sind nicht für die Öffentlichkeit bestimmt. Aber es erleichtert mir die Arbeit ungemein, denn ich muss nicht suchen, welcher Person diese Stimme gehört.

Den Gegenüber ausreden lassen

Lassen Sie Ihren Interviewpartner ausreden. Fallen Sie ihm nicht ins Wort. „Na aber…“ können Sie auch noch sagen, wenn er mit seiner Antwort fertig ist. Dazu gehört auch, dass Sie ihm die nötige Zeit zum Nachdenken für die Antwort geben und nicht bereits nach wenigen Sekunden Ihre Frage konkretisieren. Wenn er die Frage nicht verstanden hat, dann wird er das sicherlich sagen. Denn das reißt den Gesprächspartner aus den Gedanken und nimmt wieder Zeit beim Schreiben in Anspruch, da man Zeilenbeginn und Zeitmarke erst wieder löschen muss. Je nach Regel mit der geschrieben werden soll, hat man vielleicht auch die Sekunden der Pause nicht mitgezählt und muss sich auch die Pause noch einmal „anhören“.

Sprechen Sie mit mehreren Personen oder führen Sie eine Gruppendiskussion durch, dann bitten Sie alle Personen, sich gegenseitig ausreden zu lassen und keine Hintergrundgespräche mit dem Sitznachbarn zu führen.

Vermeiden Sie Hörersignale. Mit einem „mhm“, „ja“ oder „okay“ überdecken Sie zum Teil ein Wort Ihres Gesprächspartners und schon hat man wieder ein „unverständlich“ im Transkript. Ihr Gegenüber weiß, dass Sie ihm zuhören. In einem normalen Gespräch macht man das ja auch nicht.

Störgeräusche sollten vermieden werden

In dem anderen Beitrag wurde bereits erwähnt, dass man auf eine ruhige Umgebung achten soll. Ich möchte noch einmal darauf eingehen. Konzentration ist beim Schreiben von Transkripten die wichtigste Voraussetzung. Wenn Sie aber in einem Café, Lokal oder ähnlichem sitzen, womöglich noch mit laufender Musik im Hintergrund, dann ist es sehr schwer, sich auf das Gespräch zu konzentrieren, weil das Unterbewusstsein vielleicht auf die Musik abschweift und mitsingt. Glauben Sie mir, bei „We will rock you“ macht man eine Pause, bis es vorbei ist. Manchmal sind auch die Gespräche vom Nachbartisch lauter als Ihr Gespräch. Dann überlegt man wieder, ob die Personen zum Interview gehören oder nicht. Schreiende Kinder, lachende Menschen, klapperndes Geschirr, ganz böse zischende Espressomaschinen… damit sind unverständliche Passagen vorprogrammiert. Oder machen Sie die Probe: Nehmen Sie ein Gespräch auf, stellen die Kaffeetasse neben das Aufnahmegerät und rühren Sie um. Sie verstehen nichts mehr, weil es nur noch klirrt. Oder gießen Sie ein sprudelndes Getränk in ein Glas. Das klingt wie ein Wasserfall und die gesprochenen Worte sind weg. Machen Sie am besten eine kurze Pause und dann ist alles wieder schick. Einen ähnlichen Effekt hat ein lautloses Handy, wenn ein Anruf kommt. Zum einen erzeugt es einen Störton in der Aufnahme und zum anderen ist das Vibrationsbrummen wieder lauter als das Gespräch. Bitte unbedingt Flugmodus einschalten oder es wenigstens nicht auf den Tisch legen.

Interviews draußen aufnehmen ist sicherlich schön. Aber auch hier kommt es auf die Umgebung und die Bedingungen an. Wind ist böse, aber Straßenlärm ist fast noch schlimmer.

Aber auch bei einer ruhigen Umgebung gibt es noch ein paar Dinge, die beachtet werden sollten. Eines davon ist raschelndes Papier. Für die Gesprächsteilnehmer ist das nicht schlimm, bei der Aufnahme manchmal ein KO-Kriterium für die gesprochenen Worte. Und wenn Sie mitschreiben, dann bitte nicht auf einem einzelnen Blatt auf dem Tisch. Legen Sie etwas darunter, dann sind die kratzenden Geräusche wenigstens etwas gedämpft.

Fachbegriffe

Noch kurz zum Interview selbst. Sind viele Fachbegriffe oder Namen, zum Beispiel von Personen, Firmen, Produkten oder Programmen vorhanden, die ein Außenstehender nicht kennen kann, dann machen Sie doch bitte eine Liste. Sie müssen die Fachbegriffe nicht erklären. Aber bei manchen Begriffen verzweifelt man schon allein an der Schreibweise. Namen von Firmen erleichtern das Einlesen in ein Thema ungemein. Dann weiß man, worüber man schreibt. Auf Ihren Wunsch kann das alles anonymisiert werden.

Manchmal spielt die Betonung eine wichtige Rolle

Je nach Transkriptionsregeln kann ich Unterschiede in der Lautstärke ausgleichen. Bei den Regeln, wo es auch auf die Betonung der einzelnen Worte ankommt oder eben Lautstärkeunterschiede beim Reden beachtet werden und wo diese markiert werden sollen, da kann ich die Datei so nicht bearbeiten. Dann wären die Unterschiede weg.

Fazit

Sie möchten ein gutes Transkript, ich möchte es gern liefern. Aber dazu brauche ich ein wenig Unterstützung!

Entbürokratisierung im Unternehmen: Digitalisierung und Büroservice

Entbürokratisierung im Unternehmen: Digitalisierung und Büroservice

“Papierkrieg” und “Zettelwirtschaft” nehmen nicht nur viel Zeit in Anspruch, sondern kosten Geld und Nerven. Der Grund für den Aufwand wird oft außerhalb des Unternehmens gesucht. Allerdings lohnt sich auch der Blick in die eigenen Strukturen, denn häufig haben sich viele zeitaufwendige Abläufe über Jahre eingeschlichen und eingeschliffen. Die Entrümpelung erscheint oft mühsam, lohnt sich jedoch.

Das Wesen der Bürokratie

Das Wesen der Bürokratie ist schwer zu erfassen. Denn dabei handelt es sich um die Wahrnehmung von Verwaltungstätigkeiten. Im Alltag wird Bürokratie mit “Schreibarbeit” und “Papierkrieg” in Verbindung gebracht. Ab welchem Aufwand die “Zettelwirtschaft” zum “Papierkrieg” wird, liegt jedoch im Auge des Betrachters. So sind für viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter manche Verwaltungstätigkeiten überhaupt nicht bürokratisch, während für andere bzw. Außenstehende dieselben Tätigkeiten als ungemein bürokratisch empfunden werden. Fest steht jedoch, dass jede Form von Bürokratie im alltagssprachlichen Sinn als negativ gilt. Mit anderen Worten, der Begriff wird seinen schlechten Ruf nicht los. Dies führt dazu, dass Unternehmen, die als bürokratisch gelten, oft unter einem negativen Image leiden.

Die Ursachen von bürokratischen Strukturen

Soll die Ursache von bürokratischen Strukturen ermittelt bzw. erfasst werden, dann findet sich oft eine schnelle Erklärung, denn der Grund dafür liegt in der Regel außerhalb des Unternehmens, also an den Vorgaben des Staates. Dessen Regelwut sehen sich viele Unternehmen hilflos ausgeliefert. Zugegeben, dieser Umstand, ob er nun als Regelwut bezeichnet wird oder nicht, ist nicht wegzudiskutieren. Allerdings sind staatliche Regelungen und Vorschriften nicht die einzigen Gründe für die Bürokratie in Unternehmen. Denn eine Reihe von Ursachen sind bei selbstkritischer Betrachtung hausgemacht und liegen in eingeschliffenen Abläufen, die, weil sie ja funktionieren, oft nicht kritisch hinterfragt werden. So lassen sich grob formuliert, zwei Arten von Ursachen, die Unternehmen betreffen, ausmachen: eine “staatliche” und eine unternehmensgewachsene.

Bürokratieabbau von Seiten des Staates

Dass bürokratische Strukturen und Verfahren seit den 1940er Jahren zugenommen haben, ist auch dem Staat nicht verborgen geblieben. Eine Maßnahme in Deutschland sind die sog. Bürokratieentlastungsgesetze (BGE I, II, III, Gesetz zur Entlastung der mittelständischen Wirtschaft von Bürokratie). Das BGE I wurde 2015, das BGE II 2017 und das BGE III im Dezember 2019 verabschiedet. Die jeweiligen Schwerpunkte der Gesetze sind nachfolgend zusammengefasst:

BGE I:

Start-Ups und junge, schnell wachsende Unternehmen, Reduzierung der Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten für kleine Unternehmen.

BGE II:

kleine Betriebe mit zwei bis drei Mitarbeitern, v.a. Handwerksbetriebe Abbau verschiedener bürokratischer Vorschriften im Steuerrecht Digitalisierung (Verwaltungsverfahren, Förderung der Digitalisierung im Handwerk) Vereinfachung der Berechnung der Beiträge zur Sozialversicherung.

BGE III:

Das BGE III ist der erste Schritt zur Umsetzung der Mittelstandsstrategie. Es umfasst folgende Schwerpunkte:

  • Digitales Büro statt “Zettelwirtschaft”
  • Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsmeldung
  • Erleichterung bei der Vorhaltung von Datenverarbeitungssystemen für steuerliche Zwecke
  • Digitale Meldescheine im Hotelgewerbe als Alternative zum Papier
  • Im Steuerrecht: Anhebung der umsatzsteuerlichen Kleinstunternehmergrenze auf 22.000 Euro; Anhebung der Grenze der Lohnsteuerpauschalierung bei kurzfristiger Beschäftigung; Pauschalierung der Lohnsteuer für beschränkt steuerpflichtige Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer.

Ob die Maßnahmen des BGE III im Einzelfall tatsächlich zu einem Abbau der Bürokratie führen, wird unterschiedlich bewertet. So lautet ein Kritikpunkt, dass die Anhebung von Grenzen keine Reduzierung der Vorschriften bringe.

Tipps zum Abbau von hausgemachten bürokratischen Strukturen und Verfahren

Die Entrümpelung von eingeschliffenen Verfahren und Strukturen im eigenen Unternehmen beginnt bereits bei einfachen Dingen. Nachstehend finden Sie Tipps und Vorschläge, wie Sie der Bürokratie in Ihrem Unternehmen ein Schnippchen schlagen können.

Urlaubslisten

Urlaubslisten können bequem digital, wie zum Beispiel in Excel, geführt werden. Der positive Effekt kommt jedoch nur zum Tragen, wenn die Listen digital bleiben und nicht in ausgedruckter Form in Hängeregistern archiviert werden.

Anträge

Geht es um den Urlaubsantrag oder einen neuen Schreibtisch, sind oft viele Hände an dieser Aufgabe beteiligt. Eine Lösung zur Entbürokratisierung ist sog. Workflow-Designer. So kann der Urlaubsantrag per Mausklick abgezeichnet werden. Der Laufzettel aus Papier entfällt.

Papierloses Büro

Das papierlose Büro wird schon seit langem beschrieben, hat sich jedoch bislang nicht durchgesetzt. Dennoch kann auch eine schrittweise Umsetzung zur Entlastung führen. So können Urlaubslisten, Bestellprozesse mit der entsprechenden Software digital geführt werden. Gespeichert werden die Unterlagen in der Cloud. Es lassen sich aber auch Rechnungen bequem per Mail verschicken, wobei Sie zusätzlich das Porto sparen können.

E-Mail-Kommunikation

Die Kommunikation per Mail ist heute für viele Unternehmen Standard. Allerdings stöhnen viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über die tägliche E-Mail-Flut. Daher wird empfohlen, die Herkunft der E-Mails genau zu überprüfen, denn in der Regel stammen viele E-Mails nicht von Kunden, sondern von Kollegen und Partnern. Dieser Austausch ist oft mit einem unnötigen Aufwand verbunden. Eine Möglichkeit dieses Problem zu reduzieren, ist die Einrichtung von Kollaborationsplattformen, die ähnlich wie Facebook oder WhatsApp funktionieren. Sie ermöglichen nicht nur eine gezieltere Kommunikation (durch die Einrichtung von Gruppen), sondern machen den Austausch auch schneller und direkter.

Büroservice

Da im Büro viele bürokratischen Verfahren bearbeitet werden müssen, können Sie Ihr Unternehmen entlasten, indem Sie diese Tätigkeiten an ein Büroservice auslagern. Das Angebot reicht dabei von Schreibarbeiten (Korrespondenz) inkl. Telefonservice bis hin zur Buchführung. Es ist aber auch möglich, nur gewisse Aufgaben an den Büroservice zu übertragen, oder die Dienstleistung nur in Spitzenzeiten in Anspruch zu nehmen.

Fazit

“Bürokratie im Unternehmen” ist kein Schlagwort, dem Unternehmerinnen und Unternehmer hilflos ausgeliefert sind. Zwar erfolgt die Bürokratieentlastung von Seiten des Staates nur schrittweise, aber es gibt eine Reihe von Möglichkeiten, Strukturen und Verfahren unternehmensintern zu vereinfachen. Die Digitalisierung ist dabei eine wesentliche Hilfe.

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