Entbürokratisierung im Unternehmen: Digitalisierung und Büroservice

Entbürokratisierung im Unternehmen: Digitalisierung und Büroservice

“Papierkrieg” und “Zettelwirtschaft” nehmen nicht nur viel Zeit in Anspruch, sondern kosten Geld und Nerven. Der Grund für den Aufwand wird oft außerhalb des Unternehmens gesucht. Allerdings lohnt sich auch der Blick in die eigenen Strukturen, denn häufig haben sich viele zeitaufwendige Abläufe über Jahre eingeschlichen und eingeschliffen. Die Entrümpelung erscheint oft mühsam, lohnt sich jedoch.

Das Wesen der Bürokratie

Das Wesen der Bürokratie ist schwer zu erfassen. Denn dabei handelt es sich um die Wahrnehmung von Verwaltungstätigkeiten. Im Alltag wird Bürokratie mit “Schreibarbeit” und “Papierkrieg” in Verbindung gebracht. Ab welchem Aufwand die “Zettelwirtschaft” zum “Papierkrieg” wird, liegt jedoch im Auge des Betrachters. So sind für viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter manche Verwaltungstätigkeiten überhaupt nicht bürokratisch, während für andere bzw. Außenstehende dieselben Tätigkeiten als ungemein bürokratisch empfunden werden. Fest steht jedoch, dass jede Form von Bürokratie im alltagssprachlichen Sinn als negativ gilt. Mit anderen Worten, der Begriff wird seinen schlechten Ruf nicht los. Dies führt dazu, dass Unternehmen, die als bürokratisch gelten, oft unter einem negativen Image leiden.

Die Ursachen von bürokratischen Strukturen

Soll die Ursache von bürokratischen Strukturen ermittelt bzw. erfasst werden, dann findet sich oft eine schnelle Erklärung, denn der Grund dafür liegt in der Regel außerhalb des Unternehmens, also an den Vorgaben des Staates. Dessen Regelwut sehen sich viele Unternehmen hilflos ausgeliefert. Zugegeben, dieser Umstand, ob er nun als Regelwut bezeichnet wird oder nicht, ist nicht wegzudiskutieren. Allerdings sind staatliche Regelungen und Vorschriften nicht die einzigen Gründe für die Bürokratie in Unternehmen. Denn eine Reihe von Ursachen sind bei selbstkritischer Betrachtung hausgemacht und liegen in eingeschliffenen Abläufen, die, weil sie ja funktionieren, oft nicht kritisch hinterfragt werden. So lassen sich grob formuliert, zwei Arten von Ursachen, die Unternehmen betreffen, ausmachen: eine “staatliche” und eine unternehmensgewachsene.

Bürokratieabbau von Seiten des Staates

Dass bürokratische Strukturen und Verfahren seit den 1940er Jahren zugenommen haben, ist auch dem Staat nicht verborgen geblieben. Eine Maßnahme in Deutschland sind die sog. Bürokratieentlastungsgesetze (BGE I, II, III, Gesetz zur Entlastung der mittelständischen Wirtschaft von Bürokratie). Das BGE I wurde 2015, das BGE II 2017 und das BGE III im Dezember 2019 verabschiedet. Die jeweiligen Schwerpunkte der Gesetze sind nachfolgend zusammengefasst:

BGE I:

Start-Ups und junge, schnell wachsende Unternehmen, Reduzierung der Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten für kleine Unternehmen.

BGE II:

kleine Betriebe mit zwei bis drei Mitarbeitern, v.a. Handwerksbetriebe Abbau verschiedener bürokratischer Vorschriften im Steuerrecht Digitalisierung (Verwaltungsverfahren, Förderung der Digitalisierung im Handwerk) Vereinfachung der Berechnung der Beiträge zur Sozialversicherung.

BGE III:

Das BGE III ist der erste Schritt zur Umsetzung der Mittelstandsstrategie. Es umfasst folgende Schwerpunkte:

  • Digitales Büro statt “Zettelwirtschaft”
  • Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsmeldung
  • Erleichterung bei der Vorhaltung von Datenverarbeitungssystemen für steuerliche Zwecke
  • Digitale Meldescheine im Hotelgewerbe als Alternative zum Papier
  • Im Steuerrecht: Anhebung der umsatzsteuerlichen Kleinstunternehmergrenze auf 22.000 Euro; Anhebung der Grenze der Lohnsteuerpauschalierung bei kurzfristiger Beschäftigung; Pauschalierung der Lohnsteuer für beschränkt steuerpflichtige Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer.

Ob die Maßnahmen des BGE III im Einzelfall tatsächlich zu einem Abbau der Bürokratie führen, wird unterschiedlich bewertet. So lautet ein Kritikpunkt, dass die Anhebung von Grenzen keine Reduzierung der Vorschriften bringe.

Tipps zum Abbau von hausgemachten bürokratischen Strukturen und Verfahren

Die Entrümpelung von eingeschliffenen Verfahren und Strukturen im eigenen Unternehmen beginnt bereits bei einfachen Dingen. Nachstehend finden Sie Tipps und Vorschläge, wie Sie der Bürokratie in Ihrem Unternehmen ein Schnippchen schlagen können.

Urlaubslisten

Urlaubslisten können bequem digital, wie zum Beispiel in Excel, geführt werden. Der positive Effekt kommt jedoch nur zum Tragen, wenn die Listen digital bleiben und nicht in ausgedruckter Form in Hängeregistern archiviert werden.

Anträge

Geht es um den Urlaubsantrag oder einen neuen Schreibtisch, sind oft viele Hände an dieser Aufgabe beteiligt. Eine Lösung zur Entbürokratisierung ist sog. Workflow-Designer. So kann der Urlaubsantrag per Mausklick abgezeichnet werden. Der Laufzettel aus Papier entfällt.

Papierloses Büro

Das papierlose Büro wird schon seit langem beschrieben, hat sich jedoch bislang nicht durchgesetzt. Dennoch kann auch eine schrittweise Umsetzung zur Entlastung führen. So können Urlaubslisten, Bestellprozesse mit der entsprechenden Software digital geführt werden. Gespeichert werden die Unterlagen in der Cloud. Es lassen sich aber auch Rechnungen bequem per Mail verschicken, wobei Sie zusätzlich das Porto sparen können.

E-Mail-Kommunikation

Die Kommunikation per Mail ist heute für viele Unternehmen Standard. Allerdings stöhnen viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über die tägliche E-Mail-Flut. Daher wird empfohlen, die Herkunft der E-Mails genau zu überprüfen, denn in der Regel stammen viele E-Mails nicht von Kunden, sondern von Kollegen und Partnern. Dieser Austausch ist oft mit einem unnötigen Aufwand verbunden. Eine Möglichkeit dieses Problem zu reduzieren, ist die Einrichtung von Kollaborationsplattformen, die ähnlich wie Facebook oder WhatsApp funktionieren. Sie ermöglichen nicht nur eine gezieltere Kommunikation (durch die Einrichtung von Gruppen), sondern machen den Austausch auch schneller und direkter.

Büroservice

Da im Büro viele bürokratischen Verfahren bearbeitet werden müssen, können Sie Ihr Unternehmen entlasten, indem Sie diese Tätigkeiten an ein Büroservice auslagern. Das Angebot reicht dabei von Schreibarbeiten (Korrespondenz) inkl. Telefonservice bis hin zur Buchführung. Es ist aber auch möglich, nur gewisse Aufgaben an den Büroservice zu übertragen, oder die Dienstleistung nur in Spitzenzeiten in Anspruch zu nehmen.

Fazit

“Bürokratie im Unternehmen” ist kein Schlagwort, dem Unternehmerinnen und Unternehmer hilflos ausgeliefert sind. Zwar erfolgt die Bürokratieentlastung von Seiten des Staates nur schrittweise, aber es gibt eine Reihe von Möglichkeiten, Strukturen und Verfahren unternehmensintern zu vereinfachen. Die Digitalisierung ist dabei eine wesentliche Hilfe.

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Wie finde ich die Motivation für meine Masterarbeit wieder?

Wie finde ich die Motivation für meine Masterarbeit wieder?

Die Masterarbeit gilt als krönender Abschluss des Masterstudiums. Die Vorfreude ist groß, denn endlich kann man sich auf sein Wunschthema konzentrieren. Aber plötzlich ist das Thema der Masterarbeit gar nicht mehr so spannend, ja eigentlich sehr langweilig. Und es fällt schwer, am Projekt weiterzuarbeiten. Was tun, ist die Frage, denn der Abgabetermin rückt unerbittlich näher. Keine Sorge, oft helfen kleine Dinge, um Dich aus dem Motivationstief zu befreien.

Vorbeugend: Arbeitsschritte festlegen

Ein guter Zeit- und Terminplan ist für die Masterarbeit oft schon die halbe Miete. Dieser sollte jedoch nicht, nachdem er erstellt worden ist, in der Schublade verschwinden, sondern präsent sein. So kannst Du ihn beispielsweise über Deinem Schreibtisch aufhängen. Damit hast Du immer im Blick, was für Deine Masterarbeit zu tun ist. Außerdem kann Dich der Plan aus einem Motivationstief herausholen, wenn beispielsweise ein Arbeitsschritt ansteht, der Dir aus aktueller Sicht als interessanter erscheint.

Vorbeugend: Belohnungen festlegen

Dass Belohnungen die Motivation fördern, ist nichts Neues, aber sie helfen ungemein. Deshalb solltest Du bereits bei der Zeitplanung Deiner Masterarbeit Belohnungen einbauen. Mit welchen Dingen Du Dich belohnen willst, hängt von Dir ab. Du kannst Dich jedoch an zwei Strategien orientieren:

  • Belohnungen nach Arbeitsschritten (bzw. Meilensteinen)
  • Belohnungen nach Aufwand

Im ersten Fall richtet sich die Art der Belohnung nach den Arbeitsschritten: Für kleine Schritte gibt es eine kleine Belohnung, für große Schritte und Meilensteine gibt es eine größere Belohnung. Werden die Belohnungen nach Aufwand verteilt, dann richtet sich dies nicht nach der Stundenanzahl, sondern nach den persönlichen Hürden. Denn viele Stolpersteine, die Dich am Fortkommen der Masterarbeit hindern, sind Dir, wenn Du ehrlich bist, bereits vor Beginn des Projekts “Masterarbeit” bekannt. Deshalb freust Du Dich umso mehr über eine Belohnung, wenn die Hürde überwunden ist.

Im Akutfall: Das Gespräch suchen

Ein Motivationstief ist oft mit einem schwierigen Abschnitt der Masterarbeit verbunden. In diesem Fall hilft es, wenn Du mit jemanden über Deine Arbeit sprichst. Dabei musst Du nicht zwangsläufig mit Deinen Problemen anfangen, sondern erst einmal über Deine Erfolge bzw. Deine ursprüngliche Motivation für das Thema sprechen. Den Verlust Deiner Motivation muss Du dabei nicht verschweigen. Denn allein das Sprechen darüber kann Dir zu neuer Motivation verhelfen. Außerdem können Dir außenstehende auch bei der Lösung eines kniffligen, inhaltlichen Problems helfen.

Den Betreuer kontaktieren

In vielen Ratgebern im Internet zum Thema wird empfohlen, die Betreuerin bzw. den Betreuer zu kontaktieren. Dieser Empfehlung sollte jedoch mit Vorsicht begegnet werden, denn nicht jede/r Betreuerin/ Betreuer ist dazu geneigt, Dir bei einem Motivationstief zu helfen, wenn dieses nicht auf einem inhaltlichen Problem beruht. Außerdem solltest Du bedenken, dass Deine Betreuerin/ Dein Betreuer in der Regel über keine psychologische oder pädagogische Ausbildung verfügt. Es kommt hier also auf die Persönlichkeit der Betreuerin/ des Betreuers bzw. auf das Vertrauensverhältnis an.

In jedem Fall solltest Du den Kontakt inhaltlich begründen. Eine Mail mit dem Inhalt “Mir fehlt gerade die Motivation zum Schreiben.” oder “Ich habe gerade eine Schreibblockade” sind in der Regel ungeeignet.

Im Akutfall: Fenster putzen, Zimmer bzw. Wohnung aufräumen etc.

Tätigkeiten im Haushalt, die sonst sehr ungeliebt sind, erscheinen während dem Projekt “Masterarbeit” oft plötzlich als äußerst spannend. Denn schließlich muss Dieses und Jenes im Haushalt “dringend” erledigt werden, so der Selbstbetrug, um nicht Handy-spielend auf der Couch zu liegen. Ob nun das Putzen der Fenster ein geeignetes Mittel ist, Dich aus Deinem Motivationstief zu holen, hängt von Dir selbst ab. So helfen Fensterputzen oder andere Tätigkeiten im Haushalt den Einen im Fortkommen, da diese als Ablenkung empfunden werden, während sie bei Anderen eher eine Flucht vor der Masterarbeit darstellen, um das Gewissen (Stichwort: Faulenzen) zu beruhigen. Wieder andere benutzen Tätigkeiten im Haushalt dafür, in Ruhe über das Problem, das dem Fortschreiten der Masterarbeit im Wege steht, nachzudenken.

Fazit

Ein Motivationstief während der Masterarbeit trifft nahezu jeden. Bist Du persönlich davon betroffen, nutzt Dir dies auf den ersten Blick wenig. Auf den zweiten Blick können diese Erfahrungen jedoch hilfreich sein, da Du Dir Tipps holen kannst, wie das Tief überwunden werden kann. Vorbeugend solltest Du versuchen, Dich selbst zu überlisten, etwa Durch das Vermerken von Belohnungen im Zeitplan. Rührt der Motivationsverlust von einem inhaltlichen Problem bei Deiner Masterarbeit, dann solltest Du diesen mit Deiner Betreuerin bzw. Deinem Betreuer besprechen, damit sich der Knoten im Kopf lösen kann.

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