Zeitmanagement im Home Office

by 01-04-20

Das berufliche Zeitmanagement ist für einen Menschen, der im HomeOffice tätig ist, ganz besonders wichtig. Gerade die Ablenkungen der heimischen vier Wände verleiten sehr gern dazu, die Arbeit auf später zu verschieben. Das Gegenteil kann jedoch auch der Fall sein. Gerade diejenigen Menschen, die ihr HomeOffice auf selbstständiger Basis verrichten, neigen sehr gern zu langen Nächten voller Arbeit, da dies die Verdienstmöglichkeiten natürlich immens steigert. Auch für diejenigen Menschen ist jedoch ein berufliches Zeitmanagement ganz besonders wichtig, damit die selbstständige Tätigkeit nicht zulasten der Gesundheit oder Familie bzw. sozialen Kontakte geht. Nur sehr wenige Menschen machen sich im Vorfeld Gedanken über das berufliche Zeitmanagement im HomeOffice und auch viele Menschen wissen gar nicht, was es mit dem Begriff des Outsourcen im Zusammenhang mit dem beruflichen Zeitmanagement auf sich hat.

Die Vorteile vom beruflichen Zeitmanagement

Um sich über die Wichtigkeit des beruflichen Zeitmanagements im Klaren zu werden ist es zunächst erst einmal erforderlich, dass die Kenntnis darüber besteht, was genau bei dem beruflichenZeitmanagement im Vordergrund steht und welche Vor- sowie auch Nachteile das Outsourcen mit sich bringt. Bei dem beruflichen Zeitmanagement geht es darum, dass der Arbeitsalltag dergestalt organisiert wird, dass die jeweilig “richtigen” Aufgaben zu der jeweilig “richtigen” Zeit durchgeführt werden können. Derjenige, der seine Zeit auf der Basis des beruflich gut organisierten Zeitmanagements einteilt, hat eine bessere Kontrolle über die Arbeitsanforderungen und ist dementsprechend auch in der Lage, bessere Arbeitsergebnisse ohne unnötigen Stress oder gar Zeitdruck zu produzieren. in diesem Zusammenhang kommt dann auch die Methodik des Outsourcen ins Spiel. Hierbei geht es darum, dass nicht alle Aufgaben im Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit eigenständig selbst erledigt werden müssen. Durch eine Aufteilung der Aufgaben auf verschiedene Bereiche bleibt der Einzelperson mehr Zeit und auch mehr Spielraum für kreative Phasen und die persönliche Weiterentwicklung, wovon letztlich die Arbeitsergebnisse sehr stark profitieren.

Welche Maßnahmen des beruflichen Zeitmanagements gibt es?

Das Grundelement des beruflichen Zeitmanagements sieht zunächst erst einmal vor, dass der Mensch im
HomeOffice eine fest definierte Zeit und damit auch eine fest definierte Menge an Energie zur Realisierung der beruflichen Zielsetzungen nutzt. Die erste Maßnahme ist jedoch, dass zunächst erst einmal die erheblich wichtigen Tätigkeiten von den weniger wichtigen Tätigkeiten getrennt betrachtet werden. Weniger wichtige Aufgaben lassen sich dann auch outsourcen, wobei das Outsourcing natürlich im Zusammenhang mit dem HomeOffice keinerlei Kosten verursachen darf. Outsourcing ist überdies auch nicht immer möglich, was auf jeden Fall bei der Betrachtung der Maßnahmen des beruflichen Zeitmanagements berücksichtigt werden muss.

Damit die Arbeitsabläufe im HomeOffice besser strukturiert werden können sollte zunächst folgende Vorgehensweise gewählt werden:

  1. eine Aufgabenbestandskontrolle im Hinblick auf die durchzuführenden Tätigkeiten sowie die entsprechende Zeitanforderung. Eine sogenannte Mind-Map kann hierbei wertvolle Hilfsdienste leisten. Im Rahmen dieser Aufgabenbestandskontrolle sollten auch die sogenannten “Zeitfresser” analysiert und eine sogenannte “Ziel-Mittel-Analyse” durchgeführt werden.
  2. Im Rahmen der “Ziel-Mittel-Analyse” sollten die eigenen Stärken und Schwächen ebenfalls analysiert und eine Art Selbstmotivation durchgeführt werden. Die Frage, was genau das Ziel des aktuellen Projekts ist und wie dieses Ziel am effizientesten erreicht werden kann, sollte dabei stets im Vordergrund stehen.

Die Methodiken der Ziel-Mittel-Analyse

Es gibt verschiedene Methodiken, mit denen sich Menschen im Zusammenhang mit der “Ziel-Mittel-Analyse” die Arbeit im HomeOffice erleichtern können. Die gängigsten Methodiken sind

Das Pareto-Prinzip

Dieses Prinzip besagt, dass ein Mensch im HomeOffice 80 Prozent aller erforderlichen Ergebnisse mit einem Aufwand von 20 Prozent erreichen können, wenn sie die Aufgaben und Ziele des aktuellen Projekts auf der Grundlage dem höchsten Zeiterfordernis in den Vordergrund stellen. Mit dem Pareto-Prinzip können sich auch die viel bekannten Probleme wie beispielsweise die “Aufschieberitis”, die auf einer Beschäftigung mehr sehr nebensächlichen Tätigkeiten beruht, vermeiden lassen.

Die sogenannte Salami-Taktik

Wenn die Zielsetzungen und die Erfordernisse zum Erreichen der Ziele festgelegt wurden kann die Salami-Taktik eine sehr gute Methodik darstellen. Die Zielsetzungen werden dabei unterteilt in sogenannte Teilziele, die mit sehr wenig Aufwand erreicht werden können. Die Salami-Taktik hilft vielen Menschen dabei, das komplette Projekt motiviert und konzentriert abzuarbeiten, da die realistisch formulierten Teilziele sehr schnell erreicht werden können.

Die A-B-C-D Methodik

Die sogenannte A-B-C-D Methodik beruht auf dem Eisenhower-Prinzip und sieht vor, dass sämtliche Aufgaben des gesamten Projekts nicht nach dem Zeiterfordernis, sondern vielmehr nach der Wichtigkeit und Dringlichkeit sortiert werden. Diejenigen Aufgaben, die am meisten Priorität genießen, werden dementsprechend auch zuerst erledigt. Als A-Aufgaben sind diejenigen Aufgaben definiert, deren Erledigung keinen Aufschub dulden. Als B-Aufgaben werden diejenigen Aufgaben definiert, die zwar dringlich sind, aber die auch zu einem späteren Zeitpunkt erledigt werden können. C-Aufgaben genießen eine eher geringere Priorität für den Arbeitserfolg und D-Aufgaben lassen sich auch sehr
gut weiter delegiert werden.

Die A-L-P-E-N Methodik

Jedes berufliche Zeitmanagement im HomeOffice lebt von einer konkret formulierten Tagesplanung. Diese Tagesplanung kann auf der Grundlage der A-L-P-E-N Methodik beruhen, wobei die Abkürzung für folgende Begriffe steht

  • A = Arbeitsaufgaben
  • L = voraussichtliche Länge der Arbeitsaufgaben
  • P = Pufferzeiten für spontane andere Aufgaben
  • E = Entscheidung für Aufgaben nach anderen Methodiken
  • N = Nachkontrolle der jeweiligen Tätigkeiten

Die A-L-P-E-N Methodik sollte nur rund 60 Prozent der täglichen Zeit im HomeOffice in Anspruch nehmen. Überdies sollten auch Pausen eingeplant werden, die unter dem Kürzel “P” Berücksichtigung finden.

Die Methodiken des Zeitmanagements erfordern ein hohes Maß an Selbstdisziplin und überdies auch eine schriftliche Fixierung der Aufgaben. Hierbei ist es jedoch unerheblich, ob das gute alte Blatt Papier oder die elektronische Form zur schriftlichen Fixierung gewählt wird. Wichtig ist nur, dass der arbeitende Mensch im HomeOffice sich an diese Pläne hält und nicht davon abweicht. Auch die stille Umgebung für die Tätigkeit ist für den Erfolg unerlässlich und auch die Pausenzeiten sollten eingehalten werden. Gerade bei Tätigkeiten, deren Erfolg von der Kreativität des Menschen
abhängig sind, ist die Pause zwischendurch essenziell. Bereits kleine Pausen zwischendurch helfen dabei, den Kopf wieder freizubekommen und neue kreative Energie durch ein klein wenig Ablenkung zu tanken.

Elektronische Hilfsmittel zur Tagesplanung sind durchaus wichtig und es gibt heutzutage bereits Apps oder Tools für den Computer, mit denen eine Erfolgskontrolle der jeweiligen Arbeitsergebnisse durchgeführt werden können. Gerade im Hinblick auf die Effizienz der Arbeit sind diese Tools ganz besonders wichtig, da sich nicht selten Potenzial für weitere Verbesserungen offenbart. Das berufliche Zeitmanagement im HomeOffice ist dann ein Erfolg, wenn der Mensch sich am Ende eines Tages wohlfühlt und überdies auch seine Aufgaben in der bestmöglichen Qualität und dem geringstmöglichen Zeitaufwand erledigen konnte. Sind diese beiden Aspekte erreicht wird auch eine Grundlage für eine lange und erfolgreiche Tätigkeit im HomeOffice gelegt.

Titelbild von Lallanan | shutterstock